Wat is het effect van jouw event? [tooltips]

Het effect meten van een event blijft een interessant onderwerp binnen de eventbranche. Om de ROI te berekenen, zou je volgens de vuistregel gemaakte kosten van de gecreëerde waarde moeten aftrekken dit resultaat vervolgens met honderd moeten vermenigvuldigen. Voor sommige investeringen is dit makkelijk te meten, maar vaak blijkt dat dit voor de eventbranche een te zwart-witte rekenformule. Aangezien deze vaak te maken heeft met ‘gevoelswaarde’.

Het is vanzelfsprekend dat je als eventorganisator je enorme budget moet verantwoorden bij de directie. Ten eerste moet je een scherpe doelstelling hebben geformuleerd. Vervolgens moet je met een gedegen plan aan tafel komen over hoe je het effect van deze doelstelling gaat meten.

Het mag duidelijk zijn dat de officiële ROI-regel moeilijk opgaat bij het meten van resultaten van een evenement over kennisoverdracht, of bij een personeelsevenement waar een nieuwe strategie wordt gepresenteerd. We zeggen nu natuurlijk niet dat het niét kan, want voor de echte wiskundigen onder ons is ook daar een oplossing voor, maar er zijn ook andere manieren te bedenken om het effect van een event te meten.

In dit artikel deel ik wat handige tips & tricks om op verschillende manieren de meerwaarde van een evenement te meten. Sommige zijn misschien heel logisch, andere wat onbekender. De besproken tools zijn bijna allemaal digitaal, waardoor de data hiervan goed te verwerken is in bijvoorbeeld Excel. Zo kun je veel verschillende antwoorden op vragen meten en deze koppelen aan het type bezoeker.

Registratie- en ticketsystemen

Hoeveel mensen van de genodigden hebben zich uiteindelijk geregistreerd en zijn naar het event gekomen? Belangrijk is om tijdens het registreren niet alleen om naam, functie en e-mail te vragen, maar vraag ook de reden van het bezoek naar het event en hoe ze erover gehoord hebben.
Handige registratie- en ticketsystemen die vaak in Nederland worden gebruikt voor diverse events zijn Yourticketprovider, Scannerbox en Momice.

Stemsystemen

Het gebruik van een stemsysteem tijdens events wordt steeds belangrijker. Doordat bezoekers tijdens een presentatie kunnen stemmen of een vraag stellen, krijg je veel meer interactie met je publiek, wat zorgt voor meer toewijding. Hierdoor wordt informatie ook veel beter opgenomen: of het nu gaat om kennisoverdracht of een nieuw product. Door het inzetten van een stemsysteem, of het ‘oude’ stemkastje, kun je eenvoudig meten hoe bezoekers over iets denken en hoeveel ze weten over het besproken onderwerp.

Met een stemsysteemkunnen bezoekers vragen beantwoorden en stellen aan de presentator met behulp van hun eigen smartphone. Antwoorden worden vervolgens direct weergegeven op het presentatiescherm voor het gehele publiek. Voorbeelden van zulke stemsystemen zijn Avint, Sendsteps en Buzzmaster. Natuurlijk kun je ook kiezen voor het welbekende stemkastje van bijvoorbeeld IVS. Dit systeem bestaat uit een netwerk van stemkastjes met een ontvanger, die draadloos communiceren.

Mini-enquêtes

Tijdens een event is het van waarde om een paar keer een mini-enquête te houden onder de bezoekers. Stel vooraf, tijdens en na afloop van het event goede vragen op. Dit kunnen vragen zijn over algemene zaken: ontvangst, organisatie en catering, tot wat ze denken te gaan leren tijdens het event en of dit ook echt gebeurd is. Het mooiste is het natuurlijk, als de registratie of het stemsysteem gekoppeld is aan de survey, zodat je ook weet wie wat heeft ingevuld.

Het spreekt voor zich dat je enquêtes zo aantrekkelijk mogelijk maakt om in te vullen en dat ze digitaal zijn. Handige tools met een enquête-functionaliteit zijn SurveyMonkey, Momice en Avint.

Social media community

Begin met een eventcommunity op een social media-kanaal dat het best past bij de doelgroep. Deel op dit kanaal foto’s van het event en andere inside information die als trekpleisters werken voor bezoekers. Dit kunnen bijvoorbeeld resultaten zijn van de enquête of kennisquiz van het event. Of plaats hier een link naar een naslagwerk van het event, zoals een presentatie of whitepaper.

Controlegroep

Door het bevragen van de controlegroep, de doelgroep die niet naar het event is geweest, kun je je resultaten resultaten goed vergelijken en meten of er gedragsverandering heeft plaatsgevonden, juist bij de groep die wél naar het event is geweest.