Zo organiseer je een succesvol webinar [5 stappen]

Het is nu voor veel ondernemers en bedrijven schakelen. Hoe blijf je in contact met prospects en klanten? Er zijn enorm veel tools en marketingmiddelen die jou kunnen helpen om door te gaan met je business. Het organiseren van webinars of online seminars is er daar één van. Hoe pak je dat nou aan? Je organiseert een webinar al in 5 stappen. Ik loods je er doorheen.

1. Kies een onderwerp voor je webinar

Dat hangt natuurlijk helemaal af van jouw vakgebied en bedrijf, maar ik geef je graag wat inspiratie:

• De laatste ontwikkelingen op een bepaald gebied
• Een stappenplan. Hoe stel je een communicatieplan op, waar begin je als je je website wil aanpassen, hoe richt je bedrijfsproces X anders in, hoe ga je om met …
• Veelgestelde vragen. Krijg je veel vragen over een bepaald onderwerp? Bundel ze en beantwoord ze in een webinar, al ga je dan eigenlijk meer naar een Q&A.
• Nodig een expert uit en geef samen een webinar over een bepaald onderwerp, of hoe je jullie diensten/producten goed kunt combineren. (Voordeel is dat je dan ook zijn of haar netwerk kunt gebruiken met promoten, even tussen ons.)

Voor een webinar vind ik het wel altijd belangrijk om het onderwerp redelijk algemeen te houden. Een webinar is informatie en geeft je de kans om kennis te delen, te laten zien dat jij dé expert bent en daardoor interesse te wekken bij potentiële klanten. Uiteraard kun je wel een webinar houden voor bestaande klanten met een update over jouw product bijvoorbeeld, maar dat is net een andere insteek dan het webinar dat ik nu bespreek.

2. Kies de software en het datum en tijdstip

Er zijn heel veel handige tools om een webinar mee te organiseren. Betaalde en onbetaalde varianten. Zelf werk ik graag met Zoom, maar als je even zoekt op Google heb je er zo tien gevonden. Probeer er een aantal uit. De meeste aanbieders geven je een gratis proefperiode, zo kun je erachter komen wat werkt voor jou.

Heb je een tool gekozen? Dan is het belangrijk om een datum en tijdstip te kiezen. Hou daarbij rekening met je doelgroep. Zit jouw doelgroep nu thuis met kinderen bijvoorbeeld? Dan vermoed ik dat het in de ochtend heel druk is met boterhammen smeren en lesgeven. Kies dan een tijdstip na 15.00 bijvoorbeeld, als de kinderen lekker buitenspelen. Denk daar echt goed over na. Wanneer heeft jouw doelgroep de tijd en ruimte om achter zijn of haar laptop te kruipen en naar jouw webinar te luisteren?

Normaal gesproken houd ik ook rekening met vrije dagen, zo geef ik bijvoorbeeld bijna nooit een webinar op woensdag of vrijdag. Mensen die verder weg wonen, gaan vaak wat eerder weg van kantoor om files te mijden. Dus begin ik nooit om half vijf.

Er is geen gouden regel, maar test en probeer. Je kunt beginnen met één datum en tijdstip, of bijvoorbeeld een webinar in de ochtend en in de middag. Experimenteer daarmee. Ik zet sowieso altijd in mijn communicatie iets in de trant van ‘Schikt het moment je niet, maar heb je wel interesse? Laat het weten en wellicht kunnen we nog webinar of een een-op-eensessie plannen.’

3. Promoot het webinar

Je hebt de tool, je datum en het tijdstip: tijd om te gaan promoten! Zelf houd ik altijd rekening met een termijn van 6 tot 8 weken voor de promotie van het webinar. Dat is nu misschien anders, omdat we thuiszitten. Maar je webinar gaat nog steeds niet ‘zomaar’ vollopen. Wat heb je nodig en op welke kanalen kun je het webinar promoten?

Landingspagina

Dit spreekt voor zich natuurlijk, maar bouw een goede landingspagina. Wat zet je er dan op? Het onderwerp van het webinar en waarom het relevant is voor jouw doelgroep, de agenda,  informatie over de spreker(s) en natuurlijk een dikke vette aanmeldknop. Maak de pagina niet té uitgebreid, want dan worden mensen afgeleid van het doel: aanmelden. Prikkel ze, maar verklap nog niet alles. Dat horen ze wel tijdens het webinar.

Banner op homepagina

Maak een mooie banner, of plaats in ieder geval iets op je homepagina over het webinar.

E-mailmarketing

Met e-mailmarketing zorg ik voor 80% van de deelnemers. Het hangt natuurlijk af van je database, maar het kan dus heel goed werken. Kijk eens of je eerdere campagnes hebt verstuurd over het onderwerp van het webinar en wie er toen geklikt heeft? Zo kun je heel gesegmenteerd naar je database de uitnodiging voor het webinar mailen. En stuur uiteraard een herinnering naar alle non-opens. Of neem nog een keer een klein bericht mee in de nieuwsbrief.

E-mailhandtekening

We mailen wat af met z’n allen, hé? Dat is precies de reden dat ik nog steeds wel geloof in het plaatsen van een link of subtiele banner in je e-mailhandtekening met de uitnodiging.

Social media

Post de uitnodiging op social media en promoot. Wist je dat je op LinkedIn alle medewerkers van je bedrijf op de hoogte kunt stellen van een nieuwe post op de bedrijfspagina? Zo spoor je al je collega’s aan om de uitnodiging voor het webinar te delen. Verder zet ik voor een webinar eigenlijk altijd InMails aan. Voordeel is dat ze maar 0,10 per bericht kosten en het is toch net wat persoonlijker (en daardoor soms ook vervelender) dan andere advertentievormen. Daarnaast vind ik het altijd goed om de uitnodiging in relevante LinkedIn-groepen te delen.

Google Mijn Bedrijf

Maak een post over het webinar op je Google Mijn Bedrijf-account. Als mensen naar je op zoek zijn, zien ze gelijk de uitnodiging.

Sales

Spreek je veel mensen? Of je salesteam? Nodig ze uit voor het webinar! Stel, je hebt een potentiële klant die zegt nu niets te willen kopen, nodig hem of haar dan wel uit voor het webinar. Je houdt de relatie warm, je laat zien dat je kennis in huis hebt en het zou zomaar net het laatste zetje kunnen zijn om toch met je in zee te gaan. Je kunt zelfs aanbieden om hen zelf aan te melden, dan hoeven ze er helemaal niets voor te doen.

4. Goede voorbereiding is het halve werk!

Terwijl je lekker aan het promoten bent en de aanmeldingen hopelijk ziet binnenkomen, is het tijd om het webinar voor te bereiden.

Spreker

Daar heb ik het net niet over gehad, maar het kiezen van de juiste spreker is uiteraard belangrijk. Iemand moet comfortabel zijn met het praten voor een camera en écht iets weten over het onderwerp, want je weet nooit wat voor vragen er gaan komen.

Presentatie

De presentatie moet visueel vooral erg aantrekkelijk zijn. In principe luistert iemand naar jouw verhaal, maar het is fijn als de presentatie ondersteunt. Je kunt nu eenmaal niet je volle aandacht er een uur of misschien wel langer bijhouden. Zorg dat er precies genoeg tekst in beeld staat, zodat jouw verhaal goed te volgen is, zonder dat iemand zich moet focussen op de hele lap tekst die hij of zij in beeld ziet. En hoe ervaren je ook bent, oefen de presentatie voor collega’s en vraag feedback! Je kan dit verhaal maar één keer houden naar potentiële klanten.

Testen

Test de software! Log een keer in, met een collega of vriend als ‘luisteraar’. Zo ervaar je wat jij ziet, wat ze aan de andere kant zien, hoe je overkomt, waar moet je bijvoorbeeld kijken en zorg dat je iedere functie snapt. Denk dan aan de chat of Q&A.

Nu ben je er echt klaar voor!

5. Opvolgen

Ik ga er vanuit dat het webinar heel goed gaat en iedereen die heeft geluisterd enthousiast is. Dat enthousiasme kun je vasthouden door een goede opvolging! Bel of mail iedereen na, vraag wat ze ervan vonden, of er nog vragen zijn en probeer een afspraak te plannen.

Is dat nog een stap te ver? Vraag of je ze bijvoorbeeld wat meer informatie over het onderwerp mag toesturen. Denk dan aan blogartikelen of een e-book. En check of het goed is dat ze je over een paar maanden nog eens belt om te horen hoe de situatie is.

Ik hoop dat je iets aan deze tips hebt! Heb je zelf succesvolle ervaringen met het organiseren van een webinar? Of nog een tip die je wil delen?