De winst van welzijn in je organisatie: 7 stappen voor een proactief beleid

Je hoort het steeds vaker: gratis fruit en yoga op het werk om het wellbeing van medewerkers te verbeteren. Maar toch hangt er een negatief stigma rondom dit thema. Sommige organisaties zien welzijn van medewerkers als extraatje, een beetje verwennerij dat eigenlijk in de vrije tijd hoort en maar weinig te maken heeft met écht werken. Is dat terecht?

Focus op welzijn

We beseffen ons steeds meer dat medewerkers het belangrijkste kapitaal zijn. Ann de Bisschop deelt haar visie over welzijn op de werkvloer in het boek Wellbeing is winst (affiliate). Ze legt daarin het belang van betrokken medewerkers helder uit en geeft voorbeelden hoe wellbeing gaat over structureel zorgen voor het welzijn van alle mensen in de organisatie. Vandaag én morgen.

Waar heb ik het eigenlijk over? Danna en Griffin (1999) deden veel onderzoek naar hoe je welzijn op de werkvloer kunt definiëren. Zij stellen dat welzijn op het werk het resultaat is van een dimensie van tevredenheid (zoals salaris, promotiemogelijkheden, inhoud van het werk en collega’s) en lichamelijk en psychologische gezondheid.

Kortom: voor meer welzijn in de werkomgeving is aandacht nodig voor de tevredenheid en lichamelijke en psychologische gezondheid van medewerkers. Deels de verantwoordelijkheid van medewerkers zelf, maar er is ook een rol voor de organisatie weggelegd.

Werk en privé gescheiden houden?

Is sporten niet iets wat medewerkers in hun vrije tijd moeten doen? En die stoelmassages zijn toch veel te gehypet? Iets om de jongere generatie mee binnen te slepen? Misschien, maar in het boek wordt je gestimuleerd om hoog over te kijken. Werkgeluk stopt niet na vijf uur. En google je de zin “mijn werk maakt me”, dan zijn de suggesties niet erg lovend. Ook Google Trends geeft aan dat de term ‘werkgeluk’ in populariteit is toegenomen de afgelopen 5 jaar. Een reden om dit onderwerp meer aandacht te geven?

Het is belangrijk om werk en privé gescheiden te houden. Bijvoorbeeld door geen mailtjes in het weekend of de avonden te versturen. Het hoeft niet erg te zijn als je buiten kantooruren werkt, maar realiseer je dat het je teamleden (mogelijk) onbedoeld druk geeft.

Maar ook tijdens werktijd heeft de organisatie een verantwoordelijkheid voor de mentale gezondheid van medewerkers. Inspireer medewerkers goed voor zichzelf te zorgen. Dat is minder ‘zweverig’ dan je denkt. Ik vertel je er graag meer over.

De letterlijke winst van welzijn

Wat levert het welzijn van je medewerkers je concreet op?

Terugbrengen van verzuimcijfers

Een belangrijke indicatie voor welzijn binnen een bedrijf is het verzuim. Volgens hoogleraar gezondheidseconomie prof. Annemans (UGent), die in het boek geciteerd wordt, zijn gelukkige en gezonde medewerkers creatiever, tot 30% productiever en meer betrokken. Daardoor zal het ziekteverzuim tot 50% zakken.

Wil je het verzuim verminderen? Begin met het in kaart brengen van verzuim (kort én lang). Verzamel objectieve cijfers, welk beeld schetst deze data? Is er sprake van kort frequent verzuim of juist langdurig verzuim? Deze cijfers kun je als uitgangspunt nemen om te achterhalen wat er aan de basis ligt van dit verzuim. Wellicht zie je al mogelijke verklaringen, zoals het aantal vakantiedagen of de eerdere gemaakte overuren.

Verloop verlagen

Goed talent aan boord houden kan veel tijd en geld besparen. Het behouden van de juiste mensen begint al bij de vacaturetekst. Voorkom dat medewerkers na een paar maanden de benen nemen omdat ze ‘toch iets anders hadden verwacht’. Laat collega’s de vacaturetekst invullen. Zij weten precies wat de functie inhoudt en kunnen een indruk geven van hoe het team en de werksfeer zijn.

Vertrekken er medewerkers die je graag had behouden? Breng dan in kaart wat ertoe geleid heeft. Deze inzichten kun je meenemen in het begeleiden van een opvolger. Voer in openheid een eindgesprek en leer zo van een vertrek. Het is uiteraard ook normaal dat mensen weggaan, maar ontdek je een terugkerend thema in het waarom? Dan is er misschien werk aan de winkel.

Tony weer even als voorbeeld

Tony Chocolonely heeft voor vertrekkers een ‘Tony’s 4 life’-programma. Oud-medewerkers ontvangen als eerste nieuwe smaken en andere leuke verrassingen om de verbinding met het bedrijf te behouden. Hoewel Tony natuurlijk vaker als ‘top-geregeld-organisatie’ wordt aangehaald, laat dit voorbeeld zien dat het goed zorgen voor het welzijn van medewerkers bij hen in het DNA zit.

De organisatie heeft een mooie naam en biedt een gewild product, maar eerlijk is eerlijk: er zijn meer mooie initiatieven. Als je kijkt naar koffie, ook een populair product, dan doen organisaties zoals Moyee coffee en Wakuli niet ten onder aan het werk van Tony. Maar waarom is Tony dan zo’n sterk merk? Zit dat in het uitwerken van kernwaarden tot in de puntjes, waardoor dit voor medewerkers merkbaar is? Resulteert dit in gemotiveerde medewerkers en lagere verzuim- en verloopcijfers? Iets om over na te denken, als je het mij vraagt.

Omgaan met stress in de organisatie

Je hoort vaak dat mensen stress op het werk ervaren. Deadlines, piekmomenten waar voortdurend naar toegewerkt moet worden, te hoge werkdruk… Problemen ontstaan als alles efficiënter moet en de druk steeds hoog blijft. Maar een beetje druk is toch niet verkeerd? Klopt, er is ook goede stress. Stress die helpt ‘to do’-lijstjes weg te werken of een korte deadline te halen.

Maar er is ook stress met negatieve invloed. In het boek geeft Ann de Bisschop drie pijlers waaraan je deze stress kunt herkennen. Het uit zich mentaal, fysiek en cognitief. Met het onderstaande voorbeeld maakt ze dat duidelijk:

Als je fysieke symptomen hebt (vermoeidheid), gaat dit vaak gepaard met mentale symptomen (energieverlies) en met cognitieve signalen (concentratieproblemen).

Ervaart je team stress? Of ervaar je, in een sturende functie, zelf stress? Realiseer je dan dat stress een soort onkruid is, het plant zich (ongewenst) voort. Breng stressfactoren in kaart en bepaal met wat voor type stress medewerkers te maken hebben. De onderstaande tabel geeft je hiervoor handvatten.

Een welzijn-strategie ontwikkelen

Ben je benieuwd wat je als organisatie kunt doen om de mentale gezondheid van medewerkers positief te beïnvloeden? Het boek haalt zeven pijlers aan voor het ontwikkelen van een proactief welzijn-beleid. In dit artikel deel ik een paar aspecten die me zijn bijgebleven om je een indruk te geven van wat er allemaal mogelijk is.

1. Cultuur en waarden

40% van de bedrijven zijn integer, teamwerk staat bij 33% in het lijstje en innovatie/creativiteit bij 28%. Mooie woorden, maar wat betekenen deze echt voor de organisatie als je ze met vier op de tien andere bedrijven deelt? Voor het genereren van een goed werkklimaat is het vertalen van waarden in gedragingen al een goede stap. Als je de kernwaarden omzet in kerncompetenties zijn deze door de hele organisatie mee te nemen in feedback- en onboardinggesprekken.

(Tip: de Culture Audit van Great Place to work helpt te bepalen of jouw bedrijf een sterke organisatiecultuur heeft opgebouwd.)

2. Het ABC van welzijn

Edward Deci en Richard Ryan zeggen dat iedereen drie natuurlijke basisbehoeften heeft. Invulling aan die basisbehoeften zorgt voor een omgeving waarin optimaal gefunctioneerd kan worden. Deze behoeften zijn autonomie, betrokkenheid en competentie.

3. Groeikansen

Wees niet bang junioren mee te laten beslissen en medewerkers ruimte te geven te ontwikkelen. Stimuleer je dit niet, of houd je het tegen? Dan creëer je stilstand binnen de organisatie. En bedenk dat kennis en skills beperkt houdbaar zijn, maar attitude en fit met de organisatie blijft.

4. Mentale balans

Zijn er teamleden die gefocust aan specifieke taken moeten werken, zoals programmeerwerk of het opzetten van een strategie? Dan kan een DoorwerkDinsdag uitkomst bieden. Op deze dag krijgen medewerker alle ruimte om ongestoord te werken. Er zijn geen geplande meetings en vragen worden door de teammanager aangenomen en de volgende dag doorgezet.

Wil je medewerkers tijdslots geven om ongestoord te werken? Spreek organisatiebreed een bepaald teken af, bijvoorbeeld een bepaalde emoticon achter je naam in Slack, wat niet storen betekent. Natuurlijk is offline gaan van kanalen zoals Slack en mail ook een optie, maar als organisatie kun ook proactief een rol spelen in het stimuleren van singletasken. Dit werkt alleen als je het als management ook echt serieus neemt.

5. Fysieke gezondheid

Help medewerkers gezonde keuzes te maken. Stimuleer staand vergaderen of stel voor om een koffiemoment of check-in gesprek beide wandelend te doen. Zorg dat leiders hierin het voortouw nemen.

6. Sociaal contact

Organiseer je activiteiten, maak dan ook de link naar het waarom duidelijk. Medewerkers leren zo verbanden te zien en gaan de bedoeling achter een activiteit begrijpen. Onderstaand een inspirerend voorbeeld van TV Danmark.

7. Kies de juiste leiders

Een expert is doorgaans erg perfectionistisch en verwacht een oplossing zoals die in eigen hoofd al klaar ligt. Omdat het ‘zo is en zo moet zijn’. Niet gek dat dit medewerkers niet inspireert en motiveert.

Je moet blij zijn dat er mensen in je team zitten die slimmer zijn dan jij. – Barack Obama.

De rol van de manager

Onthoud dat leiderschap coachend is. Of je nou directeur van een MKB-bedrijf bent of manager van een team – medewerkers verwachten richting van een leider. Door duidelijke kaders te geven moet je als manager zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan. Het gaat niet om controlerend gezag of eigen kennis projecteren op medewerkers. Goed leiderschap gaat over mensen samenbrengen om een gemeenschappelijk doel na te streven. Met duidelijke kaders kun je het team vrij laten in creativiteit en autonomie, maar wel binnen het denkkader van het doel: het welzijn van de medewerkers.

Deel twee en drie van het boek focussen op het, op een coachende manier, futureproof maken van de organisatie. In de hoofdstukken vind je tips voor managers en HR-verantwoordelijke om zelf mentaal gezond te blijven en hun welzijn te onderhouden. Met een focus op de volgende onderwerpen:

1. Doe aan selfcare
2. Focus op focus
3. Neem regelmatig pauzes
4. Beweeg meer
5. Eet bewust en beter
6. Optimaliseer je slaap

Geef je belangrijkste kapitaal prioriteit

Dat is kortom de boodschap die in het boek centraal staat. Is het onderwerp in dat statement voor jou (nog steeds) iets anders dan ‘mensen’? Dan kun je je waarschijnlijk niet helemaal vinden in het boek, maar misschien is het juist daarom iets voor je ;).

Het boek zet aan tot nadenken over HR-beleid. Dat gaat verder dan een klein extraatje. Het boek helpt je te zoeken naar een manier waarop je de identiteit van de organisatie op authentieke manier verwerkt en medewerkers aanspreekt op het waarom achter het ‘werken bij’.

De boodschap “mensen starten met werken vanwege de organisatie, maar blijven (of gaan) vanwege de manager” is me vooral bijgebleven. Het boek zit vol voorbeelden van Belgische en Nederlandse organisaties, conclusies van onderzoeken en concrete tips voor verandering voor het welzijn van medewerkers.

Nu we grotendeels thuiswerken zijn de tips over kantoorinrichtingen, lunchsessies en sportmomenten tijdens de pauze wellicht niet direct toepasbaar, maar met een beetje creativiteit heb je zo online varianten gevonden. In één woord: inspirerend!