Gespot

Aanmelder.nl: Online deelnemersregistraties van events beheren

0

De online tool van Aanmelder.nl maakt het eenvoudiger om internationale congressen tot aan klein workshops te organiseren. Deelnemers kunnen zich met behulp van deze tool online aanmelden, wat een hoop tijd bespaart. Hasmig Momdjian, betrokken bij Aanmelder.nl, vertelt.

Wat is het?

“Aanmelder.nl is een gebruiksvriendelijke online tool om het organiseren van een workshop, evenement of congres gemakkelijker te maken. De organisator kan zelf online de deelnemersregistratie uitvoeren. Door het maken van een online formulier kunnen bezoekers van een evenement zich direct aanmelden en eventueel betalen. Een groot voordeel voor de organisator is dat er veel tijd wordt bespaard door e-mailuitnodigingen, herinneringen en enquêtes te versturen, terwijl op ieder moment het aantal registraties bekeken kan worden.

Daarnaast zijn er allerlei andere hulpmiddelen die handig zijn voorafgaand aan het organiseren van een evenement. Denk hierbij aan de integratie van social media om de opkomst te vergroten, eigen styling van de website en uitnodigingen voor de herkenbaarheid en een professionele uitstraling en automatische verzameling van alle deelnemersgegevens voor tijdsbesparing.”

Waarom dit initiatief?

“Veel organisatoren willen zelf de regie in handen houden, maar verliezen tijd door het verwerken van Excellijsten en de communicatie met bezoekers. Door eventregistratie automatisch te verwerken via een online aanmelding en tegelijkertijd alle benodigde informatie te verzamelen, kan er veel tijd worden bespaard zonder dat er een externe partij ingehuurd hoeft te worden om dit over te nemen.”

Hoe werkt het?

“Met aanmelder.nl geeft de organisator vorm aan een eventsite met eigen huisstijl. Hierop kan allerlei informatie worden gedeeld zoals het programma, de locatie en eventuele sprekers. Op het online aanmeldformulier kunnen vragen toegevoegd worden. Zo kan er bijvoorbeeld ook makkelijk een workshopindeling gemaakt worden, zodat de deelnemer direct bij het aanmelden een keuze kan maken. Vanuit het beheersysteem kan de organisator e-mailuitnodigingen en herinneringen versturen.

Daarnaast zijn alle statistieken en gegevens van de registranten op ieder moment in te zien en te downloaden. Tenslotte zijn er nog vele extra’s zoals de integratie van social media, toevoeging van QR- en barcodes aan de tickets en het printen van badges.”

Wat zijn de belangrijkste facts?

“Aanmelder.nl is een online tool, wat inhoudt dat er geen installatie van software nodig is. Daarnaast hoeft er geen abonnement afgesloten te worden, maar kan er per evenement een website opgezet worden en een bijpassend pakket wordt gekozen. Gebleken is dat dit onze klanten aanspreekt. Op het moment hebben we een goede basis aan klanten in Nederland, vele met een wetenschappelijke achtergrond zoals de Technische Universiteit Eindhoven, maar ook evenementen zoals TEDxDelft en workshops van Nikon.”

Wie is er bij betrokken?

“Aanmelder.nl is een start-up van de TU Delft. Het initiatief is ontwikkeld door Jelle Roozenburg en Freek Zindel. We zijn gevestigd in de incubator van Yes!Delft.”