Waarom contentmanagers problemen hebben met hun CMS

0

Wij internetprofessionals stimuleren bedrijven en overheden steeds weer aan de slag te gaan met social media, mobile, apps, games,  magazines voor tablets et cetera. Al die kansen! De organisaties die ik ken willen ook heel graag. Maar toch zijn ze voorzichtig. Het lukt ze al nauwelijks hun corporate website up tot date te houden, laat staan al die andere kanalen. We helpen ze daarbij, door contentstrategieën te ontwikkelen waarmee ze hun krachten effectief kunnen verdelen. Maar willen CMS-bouwers ook alsjeblieft eens meehelpen?

CMS houdt contentmanager van zijn werk

Content management systemen doen niet wat ze moeten doen. Hou me te goede, er zullen uitzonderingen zijn, maar ik heb met vrijwel alle gangbare systemen gewerkt en ze voldoen geen van alle aan de eisen van vandaag. Het internet is een wilde wereld vol gewemel, waarin je content eropuit stuurt met een missie. Contentmanagers willen die content kunnen bijsturen, opvangen en verder helpen. Contentmanagers willen aan de knoppen van die content kunnen draaien.

Maar ze draaien niet aan de knoppen. Ze doen dit:

  • ze maken webpagina’s op;
  • ze publiceren pdf’jes;
  • ze assisteren redacteuren die de editor niet snappen;
  • ze geven CMS-trainingen in hun organisatie;
  • ze corrigeren het werk van de redacteuren;
  • ze knokken met de CMS-leverancier over functionaliteiten;
  • ze beantwoorden klachten over het CMS;
  • ze klikken, klikken, klikken.

Hun CMS zou deze mensen moeten helpen, maar zorgt er dus juist voor dat ze zich focussen op de verkeerde zaken. Niet op strategie, maar op uitleg. Niet op effect, maar op geklik.

Wat betekent dat voor organisaties?

Ik neem hier een gemiddelde gemeente als voorbeeld:

  • content wordt niet voldoende geactualiseerd;
  • uit onvrede met het CMS en centrale capaciteit tuigen afdelingen hun eigen websites op met externe bureaus;
  • er worden Twitter-, Facebook-, LinkedIn- en Hyves-accounts geopend, maar niet beheerd;
  • projecten rond de digitalisering van kaarten, van het archief, van dienstverlening lopen los van elke online communicatiestrategie.

Hier wordt geld en energie verspild. Communicatieafdelingen krijgen verwijten. De meeste contentmanagers die ik tegenkom laten naar eigen zeggen ‘heel veel gaan’ en accepteren dat ze onvoldoende grip hebben op het contentproces. Soms is er een aanleiding om toch weer grip te krijgen, bijvoorbeeld omdat de webrichtlijnen moeten worden toegepast (voor overheden), of omdat een externe audit aantoont dat de website niet voldoende oplevert. Of omdat iemand op Twitter vervelende dingen zegt over een bestuurder of product.

Wat we nodig hebben, is een CMS dat daadwerkelijk is gemaakt om content te managen. CMS’en van nu zijn (doorgaans 5 tot 10 jaren geleden) ontwikkeld om websites te bouwen, niet om content te managen. Ze voldoen prima als je webpagina’s in elkaar wil knutselen tot een website. Maar het proces van contentmanagement is veel complexer en breder geworden. Ik heb een rijtje wensen.

Gebruikersvriendelijkheid

Van content management systemen moeten we dezelfde gebruikersvriendelijkheid eisen als van websites. Bespaar de contentmanagers tijd door een CMS te maken waarmee mensen taakgericht kunnen werken. Dat betekent dat er interaction designers en usability experts bij de ontwikkeling betrokken moeten zijn. (Lees: De uitdaging van CMS’en, van Jasmijn Vogelij). Maakte Apple maar eens een CMS!

Input

Het systeem moet organisaties in staat stellen content te verzamelen, op zo’n manier dat het via verschillende kanalen en dus in verschillende vormen te publiceren is. Dat stelt eisen aan de kant van de input: er moet veel content het systeem in kunnen, niet alleen geïllustreerde tekstpagina’s en pdf’jes, maar ook kaartmateriaal, video’s et cetera. En dan vindbaar voor de hele organisatie, te taggen en te hergebruiken.

Andere kanalen, andere vormen

CMS’en moeten contentmanagers in staat stellen de eenmaal verzamelde content te delen via alle gekozen kanalen. Niet alleen op de website, maar ook als app, op social media, in mailings. Dat betekent dat de content in verschillende vormen ge-edit en gepubliceerd kan worden.

Nazorg

Het systeem moet eenmaal gepubliceerde content ook monitoren.  Goede en uitgebreide, op doelen afgestemde, dynamische bezoekersstatistieken horen daarbij. Is de content nog actueel? Wordt ernaar verwezen? Wordt erop gereageerd? Leidt de content tot traffic op andere platforms? Contentmanagers willen direct reageren door content te verwijderen, aan te passen, te herschikken.

Oorzaak en gevolg

Natuurlijk gaat dit niet alleen over techniek, maar ook over processen en organisaties. Daarom ben ik ook optimistisch. Veel organisaties willen echt verder denken in hun online communicatie, als ze maar beter ondersteund zouden worden.

Ik ben benieuwd naar jullie mening, herkennen jullie dit beeld, herken je je in de wensen?