Waarom contentmanagers problemen hebben met hun CMS

Absoluut herkenbaar. Ik hou me als user experience designer vooral bezig met de ervaring die een gebruiker aan de “voorkant” van een site of app heeft, maar zie vaak content editors zwoegen onder het juk van het bijbehorende CMS. Lijkt me een mooie uitdaging om ook daar eens een prettige gebruikservaring voor te ontwerpen.

Terecht artikel, cms’en kunnen veel gebruiksvriendelijker. Vaak zijn het draken van systemen, juist ook de grote, bekende systemen.

Het lijkt er vaak sterk op dat cms’en in de eerste plaats ontwikkeld worden met het oog op de mogelijkheden voor de frontend en op de wensen en eisen van inkopers (vaak communicatie- of IT-managers). Aan de voorkant staat er dan een strakke website, maar aan de achterkant is het beheer vaak een drama door een ontoegankelijk en weinig gebruiksvriendelijk cms.

Degenen die moeten werken met het systeem (webredacteuren, contentmanagers) horen een belangrijke stem te hebben in de selectie van een cms-pakket. Bij de implementatie moeten de taken van de webredactie bovendien meer als uitgangspunt genomen worden, uiteindelijk is het immers het beheer waarmee een site staat of valt.

Dat betekent overigens ook dat andere beheeraspecten goed op orde moeten zijn: een duidelijk beheermodel, een goed redactiestatuut, regelmatig een redactieoverleg, enzovoorts. Want uiteindelijk valt me ook vaak op dat het beheer meestal niet zo netjes, uniform en gestructureerd gebeurt als zou moeten – en als vastgelegd is binnen de organisatie.

Cms’en zelf kunnen dus beter, maar even goed de selectie en implementatie ervan en het uiteindelijke beheer zelf. Genoeg terrein te winnen…

@Jeroen, dan zitten wij net als bij onze samenwerking een paar jaar geleden bij de provincie Overijssel weer op dezelfde golflengte:-) Gelukkig heb ik op dit moment weinig problemen met ons CMS, hoewel het uiteraard altijd beter kan.

CMS kan een flinke ‘remtrapper’ zijn.

Ben het volledig eens met je wensen. Ik irriteer me eigenlijk vooral aan de teksteditor van het CMS dat ik nu gebruik. Het kost me momenteel uren om een tekst te krijgen zoals ik hem wil.

Waarom problemen met een CMS Ieder cms functioneert prima als je maar wel de redacteuren een instructie geeft hoe het cms werkt met de site, want idd het cms is ook gemaakt om sites te bouwen, maar toch ook om de content te managen en te distribueren/publiceren naar meerdere kanalen. Het is niet alleen de UI van het cms maar wat te denken over de performance, ondersteuning van verschillende browsers, het upgraden van versies en releases en security issues.

Ik laat vaak mijn klanten van tevoren de achterkant van het CMS zien, dat scheelt veel gedoe.

Volgens mij kun je een cms uitstekend op maat laten maken maar directeuren en managers willen er geen tijd of geld in steken. Daar ligt ook een groot deel van het probleem. Opeens moet er gisteren een website zijn dus frotten we wat in elkaar. De webredactie is vervolgens de pineut.

Dit blijft toch een lastig probleem. Als je een CMS kiest dat gebaseerd is op content en niet op pagina’s, dan is dit vaak lastig te begrijpen voor een contenteditor; het CMS regelt het namelijk voor je!
Kies je een CMS dat gebaseerd is op pagina’s (de meeste CMS-en zijn zo opgebouwd) is het beheer logischer, maar kun je bovenstaande zaken lastiger semi-geautomatiseerd regelen. Je zult dus op zoek moeten gaan naar een CMS dat beide publicatie-mechanismes aankan en goed wordt ingericht.

NB: vaak ligt het probleem niet aan het CMS, maar aan de implementatie hiervan. De meeste CMS-en zijn prima inzetbaar, maar worden niet goed opgezet.
Geef de schuld dus niet aan het CMS, maar aan de implementatiepartner.

Een CMS is geen vervanging voor menselijk denkwerk en zal dat de komende decennia ook niet worden. Dat een CMS is ontwikkeld om websites te bouwen, hoeft totaal geen beletsel te zijn. Een webpagina is immers gewoon een document met een kop, een romp, een staart en metadata. Als zodanig is het een informatie-eenheid die eenvoudig herbestemd kan worden, iets wat alle CMS’en van enig kaliber ook probleemloos kunnen.

Wat een CMS alleen niet voor je gaat doen, is vooraf voor jou verzinnen hoe content herbestemd moet worden en waar. Het gaat ook niet voor je opletten dat je geen formuleringen als “klik hier” gebruikt, waarna herpublicatie in print niet meer kan. Evenmin voorkomt het teksten als “zie het kader links”, waardoor het op een smartphone lachwekkend is. Dat is echt allemaal menselijk denkwerk waar je als redacteur eenvoudigweg je hoofd bij zult moeten houden.

Iets anders wat ik te vaak zie: redacteuren die een webpagina opmaken alsof het print is. Ze willen dat invloed op de vormgeving die uitstijgt boven het vastgelegde ontwerp voor de webpresentatie. Dat vaste ontwerp wordt als beperkend en eenheidsworst ervaren terwijl het bedoeld is om semantisch opgemaakte informatie te vangen in een aantrekkelijke opmaak. Zolang dat geautomatiseerd moet gebeuren, dan is die presentatie gebonden aan een eindig aantal bedrijfsregels en zal deze nooit uniek en onderscheidend kunnen worden ongeacht hoe slim het CMS is. Of deze vergaade automatisering wenselijk is, is een totaal andere discussie maar ik ben sterk van mening van niet.

Herbestembaarheid van content vereist namelijk een strikte scheiding van presentatie en semantiek. Redacteuren moeten afleren te denken in termen van “blauwe tekst van 24 punten groot is een kop”, maar in termen van “Dit is de artikelkop” en zich verder alleen concentreren op de inhoudelijke waarde daarvan. Dat die kop vervolgens blauw en in een corps van 24 punten wordt gepresenteerd, is niet iets waar de auteur zich druk over dient te maken.

Het gaat hierbij om dezelfde mensen die een tussenkopje in Word nog steeds maken door een keer extra op enter te drukken, de tekst bold te maken en er een ander lettercorps voor te kiezen. Dat zegt semantisch helemaal niets over de inhoud, er is namelijk geen betekenis toegevoegd maar slechts wat elektronische vingerverf. Wie wel semantiek wil toevoegen, maakt een nieuwe stijl aan genaamd ‘tussenkopje’ en bepaalt daar hoe Word die moet presenteren (vet, ander corps, lettertype, regelafstand).

Een document dat ‘tussenkopje’ als markering hanteert, kan via een totaal ander presentatiekanaal nog steeds zinvol worden bekeken. Het enige wat ervoor nodig is, is een toepasselijke definitie binnen de parameters van het nieuwe kanaal voor de eigenschap ‘tussenkopje’. Of het nu op een scherm, papier of in gesproken woord naar buiten komt: semantisch opgemaakte content kan altijd herplaatst worden. Elektronische vingerverf maakt alleen maar vieze vlekken.

Zolang contentmakers in hun denken niet massaal afscheid nemen van de aloude beperkingen van print en in termen van semantiek leren denken, zal het nooit iets worden met multi-channel publishing. Het maakt dan ook helemaal niets uit hoe vriendelijk het CMS is. Een luxe auto staat mij immers ook toe om in ultiem comfort en met hoge snelheid een diepe afgrond in te rijden.. en dan is een rijbewijs ineens niet meer zo’n gek idee. Waarom lijken toch zoveel mensen te leven in de veronderstelling dat content management eenvoudiger is dan autorijden?

Jeroen, laat ik voorop stellen dat de leeftijd van een verhaal niets hoeft af te doen aan de validiteit ervan. Wat ik beschrijf, is namelijk nog altijd de dagelijkse werkelijkheid binnen de muren van een hoogwaardig kennisinstituut met een communicatieafdeling waar gediplomeerde vakmensen rondlopen.
In een meer constructieve sfeer: vanmiddag spring ik in de trein richting de gebruikers- en ontwikkelaarsconferentie van ons specifieke CMS TYPO3. Wat ik -als mede-ontwikkelaar aan dat CMS- graag mee zou willen nemen, is hoe het gereedschap er dan uit moet zien. Wat moet het dan wel kunnen wat het op dit moment blijkbaar niet kan? Afgezien van je laatste alinea met wensen, die gaat over sterke gereedschappen voor analyse, zie ik helemaal niets wat we niet vandaag nog zouden kunnen regelen met ons huidige CMS van (in de basis) 10 jaar oud.
Het analyseren van het gebruik en effect van content is inderdaad een ondergeschoven kindje. Maar daar stel ik ook tegenover dat een organisatie eerst zijn totale contentstrategie op orde moet brengen voordat analyse ook maar enigzins integraal kan gebeuren. Tot die tijd is de relatieve armoede van Google Analtyics wat mij betreft ook helemaal in lijn met organisaties die krijgen wat ze verdienen.
Met ‘op orde’ bedoel ik dat er eensluidende definities komen van de soorten content die de organisatie belangrijk vindt, waarvoor die gebruikt kunnen/mogen worden, wat we gedurende de levenscyclus van een stuk content willen weten en volgen, en van elk soort content de gewenste representatie in de verschillende kanalen. Het is bijvoorbeeld een helse verzoeking om een animatie op te nemen in een e-mail (in print helemaal onmogelijk), maar op een website is dat geen enkel probleem terwijl in een tweet een verkorte URL met hashtag kan worden ingevoegd. Zolang ‘het systeem’ geen instructies meekrijgt over hoe om te gaan met de karakteristieken van de kanalen, zal er niets gebeuren en die instructies moeten vanuit de organisatie zelf komen op grond van een heldere visie op deze materie.
In mijn werkomgeving, die de afgelopen jaren niet alleen een universiteit maar ook professionale contentmakers in TV- en krantenland heeft omvat, heb ik hier nog nooit enige gestructureerde strategische visie op kunnen ontwaren. Letterlijk dus: nul.
Wellicht zegt dat meer over mijn werkomgeving, maar ik word er wel behoedzaam van en het sterkt mij ook in mijn vermoeden dat er een fikse tweedeling in kennis ontstaat. Daarbij worden de ‘haves’ flink gehinderd door de kinderlijke wensjes van de ‘have-nots’. Ik pleit er dan ook voor om eerst de ‘have-nots’ te onderwijzen voordat we zo hard met onze ambities aan de haal gaan dat de rest van de wereld ons nooit meer inhaalt.

Je artikel is een goed bedoeld verhaal, dat wat mij betreft te kort schiet in het leveren van praktijkvoorbeelden en eigenlijk ook relevantie. Opzich spreek je een mooi streven uit wanneer je het hebt over het verzamelen en organisatiebreed beschikbaar maken van allerlei verschillende soorten content uit veel verschillende kanalen, die weer via diverse kanalen gepubliceerd moet kunnen worden.

Maar Bas slaat wat mij betreft de spijker op de kop. Zolang contentmanagers zich niet bewust genoeg zijn van de scheiding van inhoud en presentatie, zal het platform-agnostische content walhalla er nooit komen. Probleem is namelijk dat de contentmanagers ook verantwoordelijk zijn voor het publiceren van de content en op dat moment vaak heel specifieke ideeen hebben over de presentatie van die content. Op dat moment loop je vaak tegen de harde realiteit aan dat het universeel inzetbaar maken van content, en de content op een unieke, aantrekkelijke wijze publiceren lijnrecht tegenover elkaar staan. Daar heeft de functionaliteit en usability van het gebruikte CMS weinig mee te maken. In die zin twijfel ik dus aan de relevantie van je verhaal, met alle respect natuurlijk.

Wat betreft de praktijkvoorbeelden: Ik stelt dat juist grote, bekende CMSen falen in het voorzien van een goed hulpmiddel bij het nastreven van een duidelijke contentstrategie. Noem die specifieke CMSen dan, met daarbij de dingen die wat jou betreft mis zijn, en hoe jij het graag bij die CMSen anders zou willen zien. Wat is er bijvoorbeeld mis met WordPress? En hoe zit het met Joomla? Of Drupal?

Dan nog iets over de invloed die contentmanagers moeten hebben bij de keuze van CMS. Ik ben zelf ontwikkelaar en ik kan je vertellen dat in het geval waarbij er een bestaand CMS gebruikt gaat worden, het qua effort en tijd meer loont om de ontwikkelaars te laten kiezen en de contentmanagers en redacteuren te scholen in het gebruik, dan die contentmanagers en redacteuren te laten kiezen. De gebruikers van het CMS – die contentmanagers en redacteuren etc. – zullen namelijk altijd tegen problemen aanlopen die het gevolg zijn van ontbrekende of slecht werkende functionaliteit, welk CMS je ook kiest. De ontwikkelaars zullen die problemen moet oplossen door functionaliteit aan het systeem toe te voegen of aan te passen. Als zij zelf niet hebben gekozen voor het CMS, maar de contentmanagers, dan is de kans groot dat het een CMS is dat misschien tof is in het gebruik, maar waardeloze, slecht onderhoudbare code bevat. Dat kost veel tijd en geld.

Een aspect dat ik nog mis in bovenstaand artikel en reacties is het (gebruiks)doel van de informatie. Het gemakkelijk vastleggen van informatie en het verspreiden ervan is één. Een medewerker op het juiste moment over de benodigde informatie laten beschikken is iets heel anders. Dit zou meer in elkaar verweven moeten zijn.

Niet iedereen gebruikte informatie op hetzelfde moment en voor hetzelfde doel. Iemand die een bepaalde taak dagelijks uitvoert, heeft voldoende aan bijvoorbeeld de actuele rentestanden. Iemand die een zieke collega vervangt, moet daarbij ook kunnen opzoeken welke velden in de applicatie hoe moet invullen. Terwijl een accountmanager misschien ook inzicht moet hebben in de verwachte rentestanden de komende weken. En iedereen moet snel en op het juiste moment over deze informatie kunnen beschikken.

Als in een CMS meer uit zou gaan van het gebruiksdoel van ieder stukje informatie en het beheer en de verspreiding hierop zou afstemmen, wordt contentbeheer een stuk concreter. Hiaten vallen eerder op en je kunt als contentbeheerder sneller inspelen op de behoeften van de verschillende doelgroepen. Taakcentraal informatiemanagement dus.

Annemieke Deenen
Kusoma Opleiding & Advies

Goed artikel, realistisch, ter zake en uitnodigend. Het grootste probleem waar ik tegenaan loop is dat een hele reeks heren hun goedkeuring aan een bericht op een social medium moeten geven. Hierdoor komt content soms met twee weken vertraging op twitter, of de blog of facebook. Door de interne discussies en procedures vindt er verder ook opeenhoping plaats waardoor in plaats van een tweedagelijkse blog er eens in de maand tien à twintig berichten worden geplaatst. Een topmanager laat rustig al die verzoeken liggen om er dan op een vrijdagmiddag tussen half vijf en vijf even snel doorheen te gaan. Dat is efficiënt voor hem maar geeft geen smoel aan het bedrijf. Het is moeilijk op te lossen omdat in dit geval de publieke beeldvorming rond het bedrijf te belangrijk is om de verantwoording ervoor te delegeren. Hoe pak je dit aan? Tips?

Ik zou die ‘top’manager vragen of die met zijn tijd mee wil gaan. Als er geldend beleid is om social media te gebruiken, dienen alle betrokkenen hun aandeel serieus te nemen.