Communiceren bij onrust of een crisis, ben jij voorbereid?

Nog niet zo lang geleden is de overheid gaan voorlichten dat we een noodpakket in huis moeten hebben. Onder de naam Denk vooruit kun je informatie vinden. Voor veel mensen waarschijnlijk de eerste keer dat ze concreet nadachten over wat je doet als er een crisis ontstaat en hoe je je daarop voorbereidt. Worden we dan allemaal preppers die zich voorbereiden op ellende? En zorgen we er dan voor dat we in een onneembare bunker voorzien zijn van eten en drinken, en de ellende uit kunnen zitten? Niet als het ligt aan Ot van Daalen. Hij benadrukt in zijn stevig onderbouwde boek ‘Voorbereid’ dat preppen juist heel sociaal moet zijn en je kansen op welzijn toenemen als je het samen met je buurt doet.

Voorbereid zijn op rampen

De overheidscampagne Denk vooruit is een aansporing aan burgers om ervoor te zorgen dat als zich een ramp voltrekt, je een aantal dagen vooruit kunt met voedsel en water en je manieren hebt om geïnformeerd te blijven (noodradio en batterijen). De reactie in een aantal media is opvallend en misschien een reactie die je zelf ook hebt: dat zal zo’n vaart niet lopen of eenvoudigweg geen zin om daar aan te denken. Ik merkte die reactie in elk geval bij mezelf en dat werd niet minder door het lezen van het boek Voorbereid – Zo zien de grootste Nederlandse rampscenario’s eruit (affiliate) van Ot van Daalen.

Van Daalen beschrijft concreet en onderbouwd wat er in een aantal gevallen stap-voor-stap gebeurt:

• Je hebt geen stroom
• Je huis staat onder water
• Het internet doet het niet
• Iedereen in Nederland wordt ziek
• Je kunt niet meer pinnen
• Stel dat er oorlog komt
• Een autocraat grijpt de macht
• Overstroming
• Uitbraak infectieziekten
• Uitval telecommunicatie

Aan het eind van elk blok lees je wat je als individu kunt doen tegen deze risico’s. Wat soms moed geeft en soms ook erg betrekkelijk is.

Niet leuk om over na te denken, maar wel nuttig. In de inleiding doet Van Daalen de suggestie om de hoofdstukken los van elkaar te lezen. In het voorwoord is Joris Luyendijk harder: “Niet je kop in het zand steken en vooral niet meegaan in de Nederlandse gezapigheid, waardoor we pas in actie komen als iedereen het ermee eens is.”

Het is als fear setting of voor een project een pre-mortem doen voor een complex project of, nog breder, memento mori. Door stil te staan bij mogelijke narigheid kun je je erop voorbereiden, komt het niet als een verrassing en wie weet waardeer je het heden waarin de meeste van ons gezond zijn en kunnen leven en werken. Het is in elk geval te verkiezen boven een vage angst, die een deel van je aandacht blijft bezetten.

Dominostenen

In het boek Voorbereid laat Van Daalen zien hoe we in een hyperverbonden, zeer gedigitaliseerde wereld erg kwetsbaar zijn. Niet alleen voor staten of lieden die het slechtste met ons voor hebben, maar ook hoe een fout in een update (CloudStrike) in Windows overal vitale infrastructuur voor dagen platlegde, zoals havens en ziekenhuizen. Hoe een systeem dat na jaren gereset moest worden plat bleef, omdat het wachtwoord nergens te vinden was. Soms gaat het net goed doordat alerte medewerkers van Rijkswaterstaat razendsnel sluizen laten sluiten, zelfs als de reguliere alarmen niet werken of zijn uitgezet omdat ze voortdurend loeien.

Tijdens de coronapandemie kon je zien hoe klein de wereld is en hoe weinig handshakes we wereldwijd verbonden zijn. Minder zichtbaar, maar zeker zo kwetsbaar is wat Van Daalen laat zien rond digitale afhankelijkheid. Het grootste deel van de wereld draait op Microsoft-producten, elektriciteitsnetwerken zijn verbonden, en hardware komt van een aantal fabrikanten. Dat schept afhankelijkheid.

Als je daarbij een veranderend klimaat optelt, neemt de kans op extreem weer toe. Een overgelopen rivier is dan weer een dominosteentje dat allerlei andere steentjes omstoot. Niet alleen ondergelopen huizen, maar bijvoorbeeld ook niet meer kunnen betalen in een hele stad.

Fear setting en voorbereid zijn als professional

Als communicatieprofessional is het een interessante opdracht: hoe communiceer je als er onrust is en er daadwerkelijk een crisis is? Of als de stroom is uitgevallen en het internet platligt? Het boek van Van Daalen beschrijft pijnlijke missers die laten zien hoe kwetsbaar communicatie kan zijn en hoe één slordigheid een onomkeerbare keten narigheid in werking kan zetten. Dat maakt het des te essentiëler daar vooraf over nagedacht te hebben. Zoals de overheid wil dat we nu een noodradio kopen, zodat we in tijden van crisis niet pas bedenken hoe we zonder gsm en internet gaan communiceren.

Maar ook in je rol als leider is het wezenlijk nu scenario’s door te lopen die jouw organisatie of team voor uitdagingen zetten. Neem de scenario’s van Van Daalen en ga na welke voor jou relevant zijn om actie op te ondernemen. Bedenk dat vooral ook nu met je team, zodat je dit niet doet als er veel stress is. Misschien is er wat overtuigingskracht nodig om met je team door spannende scenario’s te gaan, maar het voorkomt een grotere schok als het daadwerkelijk gebeurt. Zoals sommige professionals aan fear setting doen, waarbij je angsten verwoordt en onder ogen ziet. Dat maakt ze hanteerbaarder en laat je opties voor acties zien.

In het voorwoord van Voorbereid waarschuwt Luyendijk voor het tegenovergestelde: struisvogelgedrag. Een lichtere vorm is bij projecten een pre-mortem doen: ga naar de toekomst, stel vast dat het project verschrikkelijk mislukt is. Wat is er dan mogelijk allemaal misgegaan?

Kortom, wat kan er misgaan, welke gevolgen kan dat hebben (zoals de domino-effecten uit Voorbereid), wat kun je nu doen en wat kunnen anderen nu doen? Lees in dit artikel meer over risicomanagement.

Preppen?

Tot nu toe was preppen vooral iets voor mensen die zich leken te verheugen op het instorten van de wereld (The End of the World as We Know It – TEOTWAWKI) om dan als enigen te overleven met een voorraad wapens en eten in een onneembare bunker, terwijl burgers op straat in paniek probeerden te hamsteren.

Dat is totaal niet het advies van Van Daalen. Dat wat je kunt doen, is nuchter omschreven.

• Zorg voor voldoende contant geld: de Rijksoverheid adviseert om 70 euro per volwassene en 30 euro per kind in huis te hebben. Bij voorkeur in kleine biljetten en munten, omdat wisselgeld schaars zal zijn.
• Spreid je digitale betaalmethoden: het is verstandig om naast een pinpas ook een creditcard te hebben en daarbij te zorgen voor een mix van het Visa- en Mastercard-netwerk, omdat deze niet als back-up voor elkaar dienen.
• Stal geld bij een systeemrelevante bank: je kunt overwegen een deel van je vermogen onder te brengen bij een bank die zo belangrijk is voor het financiële systeem (zoals ING) dat de overheid deze waarschijnlijk niet failliet laat gaan.
• Overweeg alternatieve waardemiddelen: voor extreme situaties waarin betalingssystemen langdurig platliggen, kan het nuttig zijn om een beetje bitcoin of afbreekbare stukjes goud van 1 gram te bezitten.
• Leg een noodvoorraad aan: omdat bij uitval van banken ook de bevoorrading van winkels en tankstations stopt, moet je zorgen dat je voldoende voedsel en brandstof in huis hebt.

De sociale noodkit

De kern van het boek staat nog wat verder van de stereotype preppers af: je overleeft met je buren, niet met een wapen.

(…) je sociale noodpakket. Dat vul je niet met dingen voor jezelf, maar met dingen voor anderen. Het zijn de relaties, netwerken en het vertrouwen tussen mensen. In jargon: je sociale kapitaal. In een wereld van toenemende schaarste is dat sociale kapitaal extra belangrijk, want anders dan een gewoon noodpakket groeit je sociale noodpakket als je het gebruikt. En een ramp overleef je het beste met je buren, vrienden en familie.

Zo stelt Van Daalen voor dat je niet alleen water in huis hebt, maar ook kleine flesjes. Handig als je eropuit moet, maar ook om aan anderen te kunnen geven als die water nodig hebben. Zo kun je met een kleine inspanning zorgen voor jezelf en voor anderen.

Van Daalen haalt onderzoek aan naar de tsunami in Fukushima, onder andere door Daniel P. Aldrich en Yasuyuki Sawada. De gebieden met de laagste sterftecijfers waren niet die met de hoogste zeemuren. Het waren de gemeenschappen met het hoogste sociale kapitaal, waar mensen elkaar kenden, op deuren klopten en vroegen: “Mevrouw Jansen, heeft u hulp nodig met de trap?”

Ken je buurt en weet nu dus al wie in je gebouw medische kennis heeft, wie een campingkooktoestel bezit, wie ouder is en hulp nodig heeft om tien trappen af te dalen. Weet je dat niet, dan is de eerste prep-daad gezellig koffie drinken met de buren.

Kortom

Voorbereid (affiliate) is een nauwkeurige en goed gedocumenteerde uiteenzetting van wat er allemaal in onze samenleving mis kan gaan, en dat daar soms heel weinig opzet of pech voor nodig is. De aansporing om in zo’n stressvolle situatie in huis voorbereid te zijn, is belangrijk. In enige mate zelfvoorzienend zijn, geeft hopelijk minder stress. Belangrijker is de aansporing een sociaal netwerk te hebben, waarin je elkaar helpt in tijden van nood en elkaars kansen er goed uit te komen behoorlijk vergroot.