How to

Introduceer nieuwe rituelen & 5 andere tips om slimmer te werken

0

Uit de waan van de dag stappen, leren (niet alleen van je fouten) en goed voorbereid voor de de dag komen… Complex? Nee. Lastig? Ja! Niet voor niets staan zelfhulpboeken al jarenlang in de lijst met bestsellers. Maar hoe begin je dan? Daarom hebben we een aantal tips voor je op een rijtje gezet.

Tip 1. Sluit de dag goed af

Voordat de volgende dag begint, moet je helder hebben of dat wat je wilt ook echt wel kan. Anders kom je in de waan van de dag terecht. Bepaal daarom aan het einde van elke werkdag je twee belangrijkste doelen voor de dag erop. Goed gekozen dagdoelen hebben vaak een verbinding met grotere doelen (en waarom je iets wilt).

Dus vermijd ellenlange lijstjes met losse taken. Een goed dagdoel kenmerkt zich doordat het haalbaar is en zo logisch dat je de bijbehorende taakjes ook zonder lijstje wel kunt bedenken. Een dagdoel kan zijn: een concept schrijven, een brainstorm houden, een inhoudsopgave maken, een 5W+H (de Wat-, Waarom-, Wie-, Wanneer-, Waar- en Hoe-structuur) opzetten, een inventarisatie uitvoeren, een vergadering, brainstorm of project start-up voorbereiden, enzovoorts.

Een slecht dagdoel is ‘vergaderen’. Een beter dagdoel is ‘tijdens de vergadering de voortgang checken van alle projecten’. Plan geen besprekingen in als je ze niet kunt voorbereiden. Houd er elke dag rekening mee dat er onverwachte zaken tussendoor kunnen komen, die ook echt op dat moment moeten. Hoe meer ervaring je in je werk krijgt, hoe beter je de benodigde tijd daarvoor kunt inschatten.

dagplanning

Plan dus niet je hele dag vol. Zorg ook voor voldoende ‘witruimte’ tussen je afspraken om je goed te kunnen voor bereiden (dat is het halve werk), te reizen of zaken uit te werken (gespreksverslag, leerpunten, een eerste opzet). Mocht je tijd over hebben, dan ga je verder die dag met je nice to do’s.

Tip 2. Begin je dag goed

Ontbijt goed en wees eerder een kwartier te vroeg dan nét op tijd. Net op tijd komen betekent vaak dat je minder of geen tijd hebt om alles nog even goed door te nemen. Neem even een momentje rust (geniet van een kopje koffie of thee). Dat verlaagt stress en vanuit rust werken en goed voorbereid zijn, geeft vaak een professionelere indruk.

Zet je mentale knop op positief: “Het wordt een goede dag vandaag”. Je hebt je agenda goed gepland (2 haalbare dagdoelen, gezien je afspraken) en kijkt als eerste of er geen brandje tussen is gekomen. Zo ja, dan neem je een besluit of dat brandje ook echt vandaag moet worden geblust en of jij het ook echt moet doen (dus niet gelijk in de uitvoering schieten!). Zie ook tip 3 en tip 1.

Volg je plan, net als met duiken:

Plan your dive and dive your plan.

Plan je dagvolgorde en volg je plan. Niet gelijk je inbox induiken. Doe een rotklus eens als eerste (Mark Twain: eat the live frog first). Check je afspraken. Wees streng op ‘uitlopen’. Drie maal 10 minuten op één dag is een half uur verlies en extra stress.

Houd rekening met je bioritme, ben je ’s ochtends op je best of juist niet? Hebben je hersenen een lastig probleem op te lossen of moet je iets creatiefs opleveren? Plan dat vroeg op de dag in. De basisvoeding voor je hersenen is immers glucose. Extra denkkracht krijg je als de glucose van je ontbijt in je hersenen arriveert, dit is ongeveer 1,5 à 2 uur na je ontbijt. Doe dan die juist lastige denktaken. Dat voorkomt uitstelgedrag.

Tip 3. Vergroot je bewust – zijn

Heb je weleens van die dagen die voorbij zijn voordat je het weet? Van e-mail naar e-mail en van gesprek naar gesprek? Ineens besef je dat de middag ook grotendeels voorbij is en je nog lang niet hebt gedaan wat je had gepland. Als er iets is dat op de langetermijnstress veroorzaakt en uitval tot gevolg heeft, is het wel de hele dag achter de feiten aan blijven rennen.

De hele dag door komen er zaken op ons af en moeten we keuzes maken. Even nog wat afmaken of wat voor mijn collega doen, toch die mails beantwoorden terwijl dat vandaag helemaal niet hoeft of past bij wat je af wilde krijgen. Er zit een pauze tussen actie en reactie. Gebruik die bewust. Neem de tijd om je ook te herinneren wat je echt wil en wat je hebt geleerd in het verleden, zodat je dat kunt meewegen. Zie tip 5. Volgens sommige filosofen zit in die pauze nou net ‘de vrijheid’.

Tip 4. Werk in blokken en beweeg

Vaak plannen we alleen onze afspraken in en vullen we de tijd ertussen toch wel op. Als je tip 1, 2 en 3 al toepast, dan kan het zijn dat je toch niet alles afkrijgt wat je had gepland. De reden hiervoor is, in de meeste gevallen, dat je afgeleid raakt. Afgeleid door jezelf óf door anderen.

Zo kan het je ineens te binnen schieten dat je nog kaartjes moet bestellen en ga je dat snel doen of merk je ineens dat je doelloos zit te surfen. Anderen kunnen bij je binnenvallen en je om hulp vragen, helemaal lastig als het je baas is. De Pomodoro-techniek is een uitstekende simpele ‘time boxing’-methode (en techniek om beter te focussen, schatten en stress te verminderen) om je hierbij te helpen. Zeker als je de techniek combineert met de Eisenhower-techniek om prioriteiten te stellen, het gebruik van maar één takenlijst en bovendien leert om vriendelijk ‘nee’ te zeggen.

collegas-wandelen

Beweeg veel tussen je ‘pomodoro-blokken’. Zoek voor specifieke werkjes de meest geschikte werkplek. Vergader bijvoorbeeld kort en aan statafels. Loop een Tai Chi-vorm of een ommetje met de collega’s, liefst in ‘het groen’.

Tip 5. Leer meer, beter en sneller

Je kunt op drie manieren leren.

  1. Single loop is het leren oplossen van bekende problemen.
  2. Double loop is het leren oplossen van onbekende problemen. Je trekt zaken in twijfel en combineert theorieën om tot een nieuwe theorie te komen.
  3. Deutero leren is een combinatie van de bovenste twee, ofwel het leerproces leren verbeteren. Dus zowel het beter herkennen en corrigeren van fouten (single loop), als het ook beter reflecteren van theorieën (double loop).

Volgens het ’70-20-10 model’ van Jennings leer je 70 procent door gewoon elke dag ‘dingen te doen’, 20 procent op basis van ‘blootstelling’ – ofwel van (of door) anderen – en 10 procent via meer formele opleidingen.

Het effect van elk onderdeel kun je vergroten door voor jezelf een leerlogboek bij te houden. Je kunt dan je leerpunten omzetten naar nieuwe betere (werk)gewoonten of een 5W+H, als je denkt dat iets vaker zal gaan voorkomen. Bijvoorbeeld voor de projecten die je doet: wat is het doel van het project, waarom is het belangrijk, wie zijn de stakeholders, wanneer moet het af zijn, waar gaan we het implementeren, hoe ziet de werkopbreking (product- of work based-planning) eruit.

Of de beslissingen die je moet nemen: wat is het besluit, waarom is dat belangrijk, wie voert het uit. Je kunt dit makkelijker volhouden als je een ‘leerbuddy’ kunt vinden, die je hierin stimuleert (en vice versa) en waarmee je regelmatig gaat reflecteren. Tip 3 kan hierbij versterkend werken. Je gaat dan niet alleen elke dag slimmer werken maar we zien in de praktijk dat mensen die dit blijven doen ook hun loopbaan versnellen.

Tip 6. Introduceer nieuwe rituelen

Rituelen hebben ons door de eeuwen heen geholpen als ‘kapstok’ voor structuur, rust, zingeving, verbinding en gewenst gedrag. Ook in de moderne tijd kunnen bepaalde rituelen ons helpen op een goede manier de dag door te komen. Veel organisaties werken bijvoorbeeld met een gezamenlijke ‘dagstart’ van maximaal één ‘pomodoro’ (zie tip 4).

Een ander ritueel kan zijn de gezamenlijke lunch en/of samen ‘een rondje lopen’. Het belangrijkste ritueel is misschien wel de dagafsluiting. Ziet tip 1. Naast het bepalen van je twee dagdoelen, kun je ook dit ritueel gebruiken om je dag te evalueren. Zie tip 5. “Wat ging goed, wat kon beter en wat vond ik interessant?”. Dit kun je ook met de collega’s in je team doen en de leerpunten terug laten komen in de dagstart. Zo kun je je beter inleven, verbanden zien met je eigen werk en anderen ook proactief hulp gaan aanbieden. Dat versterkt ook de onderlinge verbinding, kan veel tijd besparen en zal iedereen helpen makkelijker en eerder doelen te gaan behalen. Succes met slimmer werken!

In ons volgende artikel lees je hoe je slimmer kunt werken om je langetermijndoelen te behalen.

Afbeeldingen met dank aan 123rf.nl.