Communicatie­management

Weer Zoomen? Tweaks voor een bruisende meeting

0

Zoom fatigue is helemaal niet nodig. Zorg ervoor dat elke stem gehoord wordt en dat jouw online vergadering bruist en sprankelt. Hierdoor verlaat jouw groep de sessie vol met energie en inspiratie.

Met wat kleine tweaks en beter ontworpen bijeenkomsten maak je een groot verschil voor jezelf en de mensen om je heen. Stanford publiceerde een onderzoek naar de oorzaken van Zoom fatigue. Daar zijn de volgende tips uitgekomen:

1. Bescherm je brein

Exit full screen

Het is heel vermoeiend voor je brein om je collega’s of vreemden op een groot scherm te zien. Helemaal als je Zoom in speakerview hebt. Als iemand in een fysieke ruimte zo dichtbij je staat, dan verkeer je in een situatie van intimiteit of vechten. Je brein is door de visuele impuls in een hyper geactiveerde staat. Om jezelf rust te geven kun je de videobel-applicatie niet full screen zetten op je monitor, maar je scherm relatief kleiner maken.

Hide self view

Het is ook vermoeiend om jezelf de hele tijd te zien terwijl je praat, lacht, besluiten neemt en advies geeft. Het is net alsof iemand de hele tijd met een spiegel achter je aanloopt. Dat zou je op kantoor ook niet willen. Je bent kritischer naar jezelf als je je spiegelbeeld ziet en dat draagt bij aan vermoeidheid. Dit is eenvoudig op te lossen door hide self view aan te zetten zodra je weet dat je er normaal bij zit. Anderen kunnen je beeld dan wel zien.

Beweeg

Beweging helpt tegen Zoom fatigue. Kijk of je kunt staan tijdens het videobellen of vervang een video overleg met een wandelbelsessie. Maak bijeenkomsten standaard 20 of 50 minuten, om vervolgens ruimte te maken voor een loopje naar de keuken. Beweging helpt je brein te herstellen en levert cognitief vaak ook betere resultaten op.

2. Formuleer een specifieke reden voor de bijeenkomst

Formuleer een helder en spannend onderwerp voor de meeting. Dan wil iedereen meedoen. ‘Focus op komend jaar’ is stukken saaier dan ‘Super samenwerking tussen de afdeling programma’s en veldkantoren’. Je gewenste resultaat van de bijeenkomst kun je helder krijgen door een centrale vraag te bedenken die je deelnemers gaan beantwoorden.

De lekkerste centrale vragen beginnen met ‘Hoe kunnen we…’. Bekijk de bijeenkomst ook vanuit het perspectief van de deelnemers. Dit kun je doen door op te schrijven wat je wil dat zij denken, voelen en doen als zij na anderhalf of twee uur op de leave meeting-knop drukken. Zoom fatigue maakt dan plaats voor focus en contact.

Mevrouw die zweeft aan de paraplu

3. Breng kennis over voorafgaand aan de bijeenkomst

De maximale aandacht van een deelnemer tijdens een online sessie is drie minuten. Daarna checken ze hun mail of gaan ze de keuken poetsen. Een presentatie mag dus niet langer dan drie minuten duren. Nodig je spreker uit om drie punten te noemen die de deelnemers echt moeten weten voor het beantwoorden van de centrale vraag. Eén minuut per item. Neem lange voordrachten en panels op zonder dat je verwacht dat iedereen hier gelijktijdig naar kijkt.

Met sommige trucjes houd je je collega’s actief betrokken. Deel je scherm terwijl je in Miro een mindmap maakt. Ze vragen zich dan af wat het volgende is dat verschijnt. Of gebruik een pennetje op een trackpad om je toehoorders te betoveren. Met de digitale pen vink je punten op je powerpoint af. Of je illustreert ze ter plekke met tekeningetjes die je afkijkt van the noun-project. Je kunt ook een lange presentatie opdelen in kortere stukken waarmee deelnemers na elk onderdeel even aan de slag gaan.

Doe er alles aan om kennis voorafgaand aan de bijeenkomst over te dragen. Je komt bijeen om met elkaar te praten. Hoe breng je kennis over die nodig is voor het online gesprek? Experimenteer bewust met voice-berichten op de groepsapp, VideoAsk of andere laagdrempelige technieken. Vraag aan je deelnemers een vraag voor te bereiden die ze tijdens de sessie aan de spreker of elkaar willen stellen. Zoom fatigue is niet nodig.

4. Ook jij kunt bijdragen

Verminder Zoom fatigue door alleen mensen uit te nodigen die de centrale vraag samen beantwoorden. Toehoorders kunnen beter iets anders doen. Het geeft energie als iemand je om een bijdrage vraagt. Het grote voordeel van online overleg is dat iedereen gelijktijdig kan praten. Dit kun je doen door ze in twee- tot viertallen te teleporteren naar breakout-rooms.

Zoom, Webex, Teams en andere tools bieden deze mogelijkheid allemaal. Laat de groepjes een hele specifieke vraag bespreken gedurende vijf tot tien minuten. Bijvoorbeeld met de werkvormen van de Liberating Structures.

Als iedereen weer terug in de plenaire ruimte is kan elke deelnemer gelijktijdig in de chat schrijven wat hun antwoord op de vraag is. Om vervolgens zijn of haar antwoord toe te lichten, zodat de spreker hierop kan reflecteren. De groep kan dan aan de slag gaan met de vervolgvraag. Net zo lang tot ze de centrale vraag van je sessie beantwoord hebben.

Wat doe jij aan om je Zoom-meetings bruisend te houden? Laat het weten in de comments.