Slimmer werken: tips & tricks voor een goede start na je vakantie

Na je vakantie met een leeg hoofd en een schone lei weer aan de slag? Dit is het moment om te kijken of je slimmer kunt werken! Door slimmer om te gaan met e-mails, prioriteiten en je plannen voor de komende tijd, werk je efficiënter en productiever. Daar haal je vervolgens meer voldoening uit: win-win.

Bespreekpunten in plaats van door je mail ploegen

In de eerste dagen na je vakantie komt er altijd van alles op je af. Een volle inbox, mentions in Slack, ontwikkelingen die je hebt gemist tijdens je vrije dagen. Kijk je daar van tevoren al tegenop? Spreek dan af met je collega’s dat ze je niet mailen. Laat ze hun vragen, opmerkingen en ‘dit moet je weten als je terug bent’ verzamelen op een bespreekpuntenlijstje.

‘Door eerst met elkaar uit te wisselen hoe de belangrijkste zaken ervoor staan, kun je daarna veel preciezer bepalen waar voor jou nog acties liggen, wat prioriteit heeft en wat inmiddels achterhaald is en je alleen maar hoeft te archiveren’, schrijft Arjan Broere.

Ook handig: een beetje smokkelen met je out of office. Je kunt ervoor kiezen in je out-of-office-melding te zeggen dat je een dag later aan het werk bent dan je daadwerkelijk bent. Dat geeft je tijd om bijpraatmomenten te hebben, je prioriteiten te bepalen en overall een zachte landing te maken. Of je stelt deze out of office alleen in voor externen, zodat je intern goed bijgepraat kunt worden.

Wat ik zelf prettig vind: alle notificaties uitzetten totdat ik helemaal bij ben.

Prioriteren kun je leren

Dit is ook hét moment om prioriteiten te stellen. Een fijn hulpmiddel bij het stellen van prioriteiten is de Eisenhower-matrix (naar een oud-president van de VS). Op de verticale as staat hoe belangrijk een activiteit is, op de horizontale as zie je hoe urgent die is.

 

Zo krijg je 4 vlakken, die allemaal een andere combinatie van belangrijk en urgent hebben.

1. Belangrijk én urgent: hoogste prioriteit
2. Belangrijk, maar niet urgent: dit zijn de dingen die op lange termijn verschil gaan maken.
3. Urgent, maar niet belangrijk: veel van de dingen die op een dag tussendoor komen, lijken enorm urgent. Maar hoe belangrijk zijn ze voor jou?
4. Niet belangrijk én niet urgent: hiervan zou je zo min mogelijk willen doen. Zoals Rick Pastoor in Grip schrijft: ‘(…) dingen die je wel doet, maar waar niemand echt baat bij heeft. Soms zijn deze activiteiten een prima korte onderbreking van je werk, maar doorgaans zijn ze een heerlijk excuus om je belangrijke werk nog even uit te stellen.’

Lijkt echt alles belangrijk? Verdeel dan eens een (digitaal) vel papier in vier vlakken en zet al je to do’s in de matrix. Juist het zo visueel maken kan veel helpen.

Zo’n Eisenhower-matrix is ook heel goed in te zetten als je veel ‘spoedjes’ of verzoeken van collega’s tussendoor krijgt. Waar in de matrix hoort het thuis? Wat moet er wijken als je aan dit verzoek voldoet, en is dat het waard? Hiermee heb je een goede onderbouwing om dingen wel of niet te doen (en dat te communiceren naar je collega).

Welk werk op welk moment?

Behalve op prioriteiten kun je je taken ook ordenen op het type werk.

• Routine: relatief kort, kan met weinig energie
• Focus: lang en vraagt veel focus
• Creatief: kan kort en vraagt veel creatieve, denk-energie
• Controle: lang en vraagt kritische energie

Als je van jezelf weet op welk moment van de dag of week je welk type werk het beste kunt uitvoeren, maak je een effectievere planning.

Enne: loopt je dag een keer anders? Wees niet teleurgesteld en raak niet ontmoedigd. Plannen zijn er om bij te stellen. Kijk gedurende de dag of je je plan voor die werkdag moet aanpassen. Doe dit ook als je iets onverwachts op je neemt (en hebt vergeleken met je prioriteiten). En vooral: wees niet te streng voor jezelf. Morgen weer een dag! Als je vandaag maar je best hebt gedaan om je prioriteiten te volgen, zonder vragen van anderen uit het oog te verliezen.

Wat is je plan dit kwartaal?

Veel mensen zien de jaarwisseling als hét moment om dingen anders aan te pakken. Maar je weet hoe dat gaat met goede voornemens: die sijpelen langzaam weg. Dat is niet erg. Je kunt telkens opnieuw beginnen. Rick Pastoor adviseert om naast een jaarplanning, ook een kwartaalplan te maken. In zijn nieuwsbrief schrijft hij hier regelmatig over.

Hij doet het volgende.

• Lichtgewicht terugblik: hij loopt door z’n agenda, dagboekaantekening en foto’s van de afgelopen drie maanden.
• Doornemen van de brainstorm die hij aan het begin van het jaar maakte. Hij bekijkt zijn ideeën om te zien waar hij nu staat en welke de komende maanden relevant zijn.
• Concrete doelen uitwerken voor de komende 3 maanden: hij maakt een lijstje op met punten waarmee hij aan de slag wil. Dit zijn concrete en enthousiasmerende punten.

Heb je nog niet zo’n plan? Maak hem dan voor ‘de rest van het jaar na de zomer’. Maar wat zijn plannen als je ze niet concreet uitvoert? Maak elke week tijd vrij voor een ‘wekelijkse review’, zodat je kunt vaststellen wat de volgende stappen zijn in de richting van je doelen. Plan hiervoor ruimte in je agenda, zodat je écht een afspraak met jezelf maakt. En als je dan toch je agenda aan het indelen bent: plan dan ook tijd voor e-mail. Je inbox hoort niet leidend te zijn voor je werkdag.

Verander je thuiswerkroutine

En werk je ook na de zomer nog veel thuis? Kijk dan of je deze 3 dingen kunt toevoegen aan je routine:

• Je dag beginnen met een frisse start
• Eerst je werkplek inrichten (of opruimen)
• Verander je pauzes: misschien werkt een ander werkritme beter voor jou?

Zonnebril af, computerbril op. Jij bent er klaar voor!

Heb jij nog tips voor een goede start na de vakantie? Deel het via de reacties hieronder. 🙂