Zorg in 2023 voor échte support voor hybride (samen)werken

In een krappe arbeidsmarkt is het voor nagenoeg alle organisaties zaak om medewerkers langer te behouden. Dan hoef je immers niemand te vervangen, met alle onrust en onkosten van dien. Hoe doe je dat, medewerkers behouden? Vooral door mensen écht te faciliteren in hun werk.

Dat organisaties hierin tekortschoten in het verleden, dat hebben de coronapandemie en hybride werken de afgelopen bijna 3 jaar blootgelegd. Hoe kan het beter? Door goede afspraken te maken, met jezelf en met elkaar. Dat kost wat: tijd, menskracht en geld. Maar uiteindelijk levert het ook wat op: betere resultaten en meer vreugde in het werk.

Medewerkers behouden in krappe arbeidsmarkt

De arbeidsmarkt is oververhit. We worden overspoeld met vacatures. De mensen zijn niet aan te slepen. Met als prangende vraag voor leidinggevenden en ondernemers: hoe krijg ik vacatures vervuld met de juiste mensen? En: hoe houd ik de medewerkers die ik al heb binnen? Die vraag laatste krijgt gelukkig steeds meer aandacht, want in een krappe arbeidsmarkt is het antwoord op deze vraag cruciaal. Medewerkers die je kunt behouden, hoef je immers niet te vervangen. Met alle onrust en onkosten die daarmee gemoeid zijn.

Daarom wil ik je aansporen om in 2023 nadrukkelijk te werken aan behoud van medewerkers. Niet alleen maar door hun salaris te verhogen (hoewel dat helpt). Niet alleen door nog een extra thuiswerkdag te gunnen (hoewel dat productiviteit kan verhogen). En niet alleen door een training werkgeluk te organiseren (hoewel dat niet verkeerd is). Maar door je medewerkers écht te faciliteren in hun werkelijke behoeften en verwachtingen. Je mensen weten immer heel goed hoe ze hun werk moeten doen. En ze weten doorgaans ook prima aan te wijzen waar werken en samenwerken beter kunnen. Het is tenslotte hún werk.

Mensen écht faciliteren bij hun werk

Waarom zou je mensen beter willen faciliteren bij hun dagelijks werk? Nou, omdat: je je collega’s waardeert om hun kennis en kunde, daar heb je ze toch voor aangenomen! Omdat je de tijd en energie van je medewerkers niet wilt verspillen. Omdat je wil dat ze het beste werk leveren voor je cliënt, student, burger, huurder, donateur of gast. En omdat je medewerkers bijdragen aan de bottom line van je organisatie. En misschien wel omdat je van je collega’s houdt en je wil dat ze tot bloei komen.

Hoe doe je dat dan? Door medewerkers te vragen hoe het gaat. Wat ze aan het doen zijn. Of dat lukt of niet. Welke hulpmiddelen ze gebruiken en wat ze misschien nog missen. Hoe het werken en samenwerken beter zou kunnen. Enzovoort. De meeste mensen vertellen graag over hun werk. En het is echt niet alleen kommer en kwel, er is ook plezier en trots mee gemoeid. Zulke gesprekken leveren onbetaalbare inzichten om werken en samenwerken, zowel op fysieke werkplekken als digitaal, stap voor stap verder te verbeteren.

Niet alle beroepsgroepen gelijk

Dit ziet er voor verschillende beroepsgroepen natuurlijk enorm verschillend uit. Verpleegkundigen kun je niet vergelijken met docenten. Chauffeurs kun je niet vergelijken met timmermannen. Bakkers niet met orderpickers. En technici niet met verkopers.

Maar er is in veel organisaties wel een grote gemene deler onder werkende mensen, namelijk het aandeel informatie- of kenniswerk. Dat speelt bij heel veel functiegroepen een rol. En in het bijzonder natuurlijk bij bureau- en advieswerk en bij veel leidinggevende rollen. En laten nou net die groepen de afgelopen periode grote veranderingen hebben gezien.

Pandemie en hybride werken leggen problemen bloot

Door de gebeurtenissen van de afgelopen twee jaar (coronapandemie, oorlog, inflatie, krappe arbeidsmarkt, hybride werken) zijn veel dingen op losse schroeven komen te staan. Zekerheden bleken niet zo zeker meer. Dat biedt stof voor leidinggevenden om echt met medewerkers over in gesprek te gaan.

Want in het bijzonder de coronapandemie, het verplichte thuiswerken, en sinds begin dit jaar meer en meer hybride werken, hebben veel duidelijk gemaakt over werken. Juist bij die groepen kenniswerkers. Allereerst dat we flexibeler en veerkrachtiger zijn dat we van tevoren misschien hadden gedacht. Maar ook dat verandering vermoeiend is en dat oude patronen maar moeilijk verdwijnen. Ik deel 6 belangrijke punten:

1. Werken op afstand heeft voordelen

Ondanks de persoonlijke en maatschappelijke impact, en lichamelijke en psychische klachten die bij de pandemie hoorden, hebben velen ondervonden dat werken-op-afstand zo z’n voordelen heeft. Geen reistijd meer, makkelijker wisselen tussen werk en privé (hoewel dat zeker niet vanzelf ging), en meer tijd en ruimte voor gefocust werk.

2. We willen deels terug naar kantoor

Tegelijk heeft het einde van de pandemie ook laten zien dat mensen weliswaar deels terug naar hun kantoor willen. Maar niet per se alleen voor het ‘echte’ werk, waarbij ze weer in een veel te drukke kantoortuin moeten zitten. Nee, het lijkt erop dat mensen vooral naar kantoor willen voor ontmoeting met hun collega’s. Voor de informele contacten. En voor intensieve vormen van (live) samenwerking.

3. Kans op toevallige ontmoetingen is klein

Veel organisaties spreken over een splitsing tussen zelfstandig en gefocust werken (dat kunnen medewerkers vanaf nu vooral vanuit huis doen), en interactief samenwerken (dat moet vooral op kantoor plaatsvinden). Dan kunnen de meeste mensen uit de voeten met 2 dagen op kantoor en 3 dagen thuis. Of eventueel andersom als de functie daarom vraagt. Maar… wil je met 5 mensen samenwerken die allemaal 2 dagen per week op kantoor zijn? Dan is de kans dat je een geschikte dag en tijd vindt slechts 5 procent.

4. Niet alles moet in een (online) vergadering

Tijdens corona hebben we een overdaad aan online vergaderen meegemaakt. Zoom fatigue werd een serieus probleem voor veel mensen. Dat dat niet de bedoeling is, hebben we intussen goed begrepen. Ook hebben we geleerd vaker chat te gebruiken en berichten te posten in Teams (of in Slack of soortgelijke apps) in plaats van te e-mailen. En we delen vaker documenten via gedeelde kanalen dan dat we ze in e-mails over de schutting gooien.

5. Er zijn meer vormen van digitaal samenwerken

Maar was dat digitaal (samen)werken tot nu toe echt wel zo vernieuwend als we denken? Ik vind van niet, en daar schreef ik ook eerder al over. Er is niet echt veel veranderd in hoe we werken en samenwerken. En dat is voor organisaties die écht hybride willen werken simpelweg onhoudbaar. Want: werken-op-afstand is niet het probleem, dat is vasthouden aan praktijken die bij het kantoor hoorden.

6. Gesprek over hybride werken niet overal (goed) gevoerd

In de meeste organisaties die zeggen hybride te werken, is het gesprek hierover tot nu toe beperkt gebleven tot wie hoeveel dagen thuis werkt, en wie op welke dagen op kantoor is. En dat is belangrijk, maar wel zeer beperkt. Het resultaat is dat mensen 2 dagen op halflege kantoren werken en dan nog steeds aan de lopende band in online vergaderingen zitten.

Hulpmiddelen bij hybride werken

In werksituaties waarin mensen elkaar niet vanzelfsprekend meer regelmatig fysiek (of zelfs digitaal) ontmoeten, verschuift het belang van meer traditionele samenwerkvaardigheden naar focuswerkvaardigheden. En dat vraagt ook een stevige dosis digitaal werken. Alleen heeft niemand die op school geleerd.

Om je dagelijks werk praktisch te organiseren, zijn 6 dingen belangrijk. 5 ervan bieden houvast bij het organiseren van je werk, en de 6e, hoewel onmisbaar en onvermijdbaar, leidt af. Laten we daar maar mee beginnen.

1. Inkomende berichten. Hoe breng je structuur aan in de stroom inkomende berichten in e-mail, Teams, WhatsApp en social media?
2. Tijd en planning. Hoe gebruik je je agenda proactief? Hoe kies je tussen belangrijke en urgente activiteiten? En hoe manage je je energie en zorg je voor tijd om gefocust te werken?
3. Taken en herinneringen. Hoe verzamel je taken en acties en hoe houd je daar overzicht over? Hoe verhouden acties zich tot planning en tijd?
4. Notities en documenten. Hoe maak je goed aantekeningen en hoe vind je ze weer terug als je ze nodig hebt? Hoe werk je aan persoonlijk kennismanagement?
5. Langetermijndoelen en -planning. Weet wanneer je de dingen juist doet, en wanneer je de juiste dingen doet. Bepaal je langetermijnplan en bijbehorende -doelen.
6. Rust en ontspanning. Hoe ga je om met externe en mentale druk? En hoe zorg je voor voldoende rust in, tijdens, en na je werk?

Voor medewerkers zelf is het goed om hierover afspraken te maken en vast te leggen. Afspraken met zichzelf, bedoel ik dan. Dat kan in een soort persoonlijke gebruiksaanwijzing. En als mensen dat doen, kunnen ze die gebruiksaanwijzing met elkaar delen, zodat ze van elkaar weten hoe ze in elkaar zitten, wat ze prettig vinden, en hoe ze het liefst werken en samenwerken.

Hulpmiddelen bij hybride samenwerken

In werksituaties waarin mensen elkaar niet vanzelfsprekend meer regelmatig fysiek (of zelfs digitaal) ontmoeten, verschuift het belang van meer traditionele samenwerkvaardigheden naar digitale samenwerkvaardigheden. Alleen heeft ook die niemand op school geleerd.

Om je hybride en digitaal samenwerken te organiseren, moet je als team, afdeling of projectgroep veel explicieter maken hoe je dat wil doen. Daar helpen 5 dingen bij: 4 ervan bieden houvast, en de 5e is de laagste gemene deler van digitaal samenwerken. Laten we die eerst benoemen.

1. Online vergaderingen. Plan minder, kies de juiste vorm van, en organiseer simpelweg betere online bijeenkomsten. (Lees hier meer over goede online bijeenkomsten (Engels))
2. Vormen van digitaal samenwerken. Er zijn meer vormen van digitaal samenwerken (en meer bijbehorende hulpmiddelen) dan alleen de vergadering, ook digitaal!
3. Plaats- en tijd-onafhankelijk werken. Tijdens corona hebben we wel plaats-onafhankelijk leren werken en samenwerken, maar nog lang niet tijd-onafhankelijk. Terwijl het voor heel veel taken helemaal niet noodzakelijk is om tegelijkertijd aan hetzelfde (samen) te werken.
4. Rijke en arme media. Een gesprek is een ‘rijk’ medium met verbale en non-verbale communicatie. Een online gesprek is al wat ‘armer’. Een bericht in een Teams-kanaal of een e-mail is een ‘arm’ medium. Een audiobericht of online video is al wat rijker. Welk type medium past bij welke situatie?
5. Veiligheid en welzijn. Hoe zorg je voor psychologische veiligheid in je werkomgeving. Hoe waak je als team voor elkaars fysieke en geestelijke welzijn? Welke speelruimte spreek je met elkaar af?

Voor samenwerkverbanden (dat kan een afdeling zijn, een projectgroep, of iets anders) is het verstandig om onderlingen afspraken over digitaal samenwerken vast te leggen. Dat kan in een soort teamcontract of teamovereenkomst. Daarbij houd je natuurlijk rekening met elkaars persoonlijke voorkeuren, die iedereen in een persoonlijke gebruiksaanwijzing heeft vastgelegd, maar het vraagt ook dat iedereen water bij de wijn doet als dat voor het teambelang nodig is.

Doen wat medewerkers van je vragen

Wat medewerkers aangeven dat beter kan, moet je dan natuurlijk wel gaan doen! Waar zou dat om kunnen gaan? Je kunt bijvoorbeeld hieraan denken: medewerkers beter en vaker informeren. Vindbaarheid van gegevens verbeteren. Betere afspraken over hybride (samen)werken maken. Digitale tools beter inrichten (of soms betere tools kiezen). En werkprocessen verbeteren en vooral vereenvoudigen.

En wat dacht je van meer echte aandacht geven aan medewerkers. Als leider betere kaders stellen. En mensen daarbinnen speel- en beslisruimte (autonomie) geven. Meer aanhaken op collectieve missies (zoals duurzaamheid of diversiteit) die in de maatschappij een rol spelen.

Betere resultaten en meer vreugde in het werk

Medewerkers écht beter faciliteren bij het uitvoeren van hun dagelijks werk is niet zomaar gedaan. Het kost tijd, energie en menskracht. En vaak ook geld. Maar het levert ook wat op. Sowieso betere digitale tools en processen. Efficiëntere en effectievere communicatie, dienstverlening en samenwerking. Mensen die zich gezien en gehoord voelen door leidinggevenden.

Dit zorgt voor lager verzuim en verloop, en hogere betrokkenheid en productiviteit. Meer tijd een aandacht voor de klant en daardoor hogere klanttevredenheid. En uiteindelijk tevredener medewerkers die meer vreugde vinden in hun werk. Als dat niet iets waard is…