Digitale toegankelijkheid schiet tekort: 99% van de overheidsjaarverslagen voldoet niet

Voor veel bedrijven en organisaties is het een gewoonte, behoefte of zelfs verplichting om de terugblik op het oude jaar vast te leggen in een jaarverslag: een verslag waarin mijlpalen, financiën en verhalen worden gedeeld. Vaak gebeurt dit nog als pdf, een formaat dat uitdagend is om volledig toegankelijk te maken.

Voor overheden is digitale toegankelijkheid sinds 2018 echter verplicht. Publiqa onderzocht de toegankelijkheid van jaarverslagen van 2024 die overheden online delen en geeft tips om het verslag van 2025 te verbeteren.

Onderzoeksopzet

Bij alle gemeenten, provincies, waterschappen, GGD’s en veiligheidsregio’s samen vonden we 165 online verslagen in pdf-formaat.

We onderzochten deze verslagen met software die een aantal automatisch detecteerbare fouten opspoort en de bestanden controleert op drie essentiële basisvoorwaarden:

• Heeft het document een beschrijvende titel?
• Is de taal correct ingesteld?
• Is het een pdf met tags?

Dit zijn belangrijke voorwaarden om een document toegankelijk te maken, bijvoorbeeld omdat een schermlezer daardoor de informatie goed kan interpreteren. Ook geeft deze test snel een indruk of toegankelijkheid consequent is meegenomen in het maakproces.

Resultaat: ruimte voor verbetering

Dat pdf’s een hoofdpijndossier vormen bij veel organisaties, is bekend. Ons onderzoek bevestigt dat. Slechts één van de 165 onderzochte documenten voldeed aan alle toegankelijkheidseisen die automatisch gecontroleerd kunnen worden.

Iets minder dan een derde (31%) bevatte geen tags, waardoor de code ontbreekt die bijvoorbeeld een schermlezer oppikt. Hier komen we zo op terug.

Er verandert echter ook iets. Van veel gemeenten hebben we geen recente jaarstukken in pdf-formaat meer gevonden, maar bijvoorbeeld wel als website. Of deze alternatieven toegankelijk zijn, hebben we in dit onderzoek niet meegenomen, maar de bewustwording lijkt te groeien dat digitale uitingen zoals deze verslagen voor iedereen toegankelijk moeten zijn.

Een derde van pdf’s zonder tags

Tags in een pdf vormen de code van het document. In deze code vind je de tekst en afbeeldingen terug, maar ook de informatie die aangeeft dat een bepaald stuk van een document bijvoorbeeld een kop, een lijst of een tabel is. Deze informatie (semantische waarde genoemd) is essentieel voor gebruikers van een schermlezer om documenten snel te kunnen scannen en de structuur te begrijpen.

Helaas vormen documenten die op dit onderdeel niet voldoen geen uitzondering: een derde van alle door ons gecontroleerde documenten bevat geen tags.

Geen tags betekent dat een document niet door een schermlezer te interpreteren is en dat de tekst niet voorgelezen kan worden. Een leeg en nutteloos document dus, voor wie afhankelijk is van de schermlezer.

Slechts 14% van de titels voldoet

De metadata van een pdf hoort een duidelijke titel te bevatten. Die zorgt ervoor dat snel duidelijk is wat voor soort document je leest. Vooral voor gebruikers van een schermlezer is dat erg belangrijk.

Meer dan de helft van de documenten (namelijk 56%) heeft geen titel.  Een titel alleen is echter niet voldoende voor goede toegankelijkheid. De titel moet de inhoud ook beschrijven. Tijdens het onderzoek zagen we vaak de bestandsnaam als titel, of een algemene, oude of niet beschrijvende titel zoals “Titel van extern rapport”, “Jaarverslag” of “Jaarstukken 2022”.

Uiteindelijk vonden we 25 titels die de inhoud van het verslag voldoende beschrijven. Slechts 14% van de documenten voldoet dus aan dit essentiële vereiste.

Lichtpuntje: taalinstellingen in merendeel correct

De taal van een document is ook een onderdeel van de metadata. Op basis van deze taalinstelling weet bijvoorbeeld een schermlezer hoe inhoud voorgelezen moet worden. Is deze instelling niet goed, dan wordt de tekst met een andere uitspraak voorgelezen. Een Nederlandse tekst met als taalinstelling en-GB (Engelstalig), wordt bijvoorbeeld met een Engels accent voorgelezen. Dit is vervelend en in veel gevallen onverstaanbaar.

Veel van de onderzochte documenten scoorden op dit onderdeel beter dan op de titel.  In bijna 69% van de gevallen was de taal correct ingesteld. Een krappe voldoende dus.

Alles of niets

Uiteraard zijn er uitschieters in beide richtingen. 36% van de documenten voldoet aan alle drie de voorwaarden en 17% van de pdf’s scoort op geen enkel punt.

Dat klinkt helaas positiever dan het is. Om snel een beeld te krijgen, keken we slechts naar drie basisvoorwaarden, niet naar alle eisen rond digitale toegankelijkheid. Van de 60 pdf’s die voldoen aan onze drie voorwaarden, is er maar één zonder fouten. Bij andere pdf’s zijn soms tot wel duizenden andere fouten gevonden.

De stappen naar een digitaal toegankelijker jaarverslag

Veel van deze problemen zijn gelukkig makkelijk op te lossen. Met concrete stappen maak je het jaarverslag van 2025 stukken toegankelijker:

Algemene tips

1. Neem toegankelijkheid mee vanaf het begin.

Om toegankelijkheid te waarborgen in je organisatie is het belangrijk om bij alles wat je maakt en deelt, toegankelijkheid mee te nemen vanaf het begin. Maak het een onderdeel van de ideefase, de ontwerpfase en de productfase.

De vraag waarmee je altijd begint, is: “Is het nodig om deze informatie te delen?” Iets niet maken is verreweg de goedkoopste en makkelijkste manier om toegankelijk te blijven. Moet een jaarverslag gedeeld worden? Bepaal dan heel goed welke informatie erin terug moet komen. Minder is vaak de betere keuze.

2. Bepaal de vorm voor je jaarverslag.

Pdf’s blijven uitdagend om volledig toegankelijk te maken. Overweeg daarom om een html-versie van je jaarverslag aan te bieden in plaats van een pdf.

Html is vaak beter toegankelijk te maken en werkt op alle apparaten. Plaats je jaarverslag integraal op de eigen site, zet een aparte omgeving op of maak gebruik van  bestaande weboplossingen voor digitaal toegankelijke publicaties.

3. Koop digitaal toegankelijk in.

Zorg dat digitale toegankelijkheid wordt meegenomen bij het uitzetten van een offertetraject of aanbesteding. Het enkel vermelden van digitale toegankelijkheid is niet voldoende.

Vraag bijvoorbeeld ook naar ervaring en opleiding van mensen die het verslag gaan maken, of bewijzen van producten die succesvol digitaal toegankelijk zijn opgeleverd.

Maak ook duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk is voor het oplossen van toegankelijkheidsproblemen na oplevering.

4. Investeer in kennis.

Leid mensen op zodat ze digitaal toegankelijk kunnen werken. Met de juiste kennis in huis kun je stappen zetten naar toegankelijke ontwerpen en toegankelijke inhoud, die vanuit de organisatie verspreid wordt. Een goede opleiding voorkomt problemen aan de bron en creëert bewustzijn over waarom toegankelijkheid belangrijk is.

Maak daarnaast beleid om kennis te waarborgen. Zorg voor budgetten om kennis up-to-date te houden en nieuwe werknemers direct bij te scholen.

Uiteraard is het ook mogelijk kennis in huis te halen door het inhuren van externen. Er zijn veel experts in Nederland met heel veel ervaring die je kunnen helpen met het verbeteren van digitale toegankelijkheid in jouw organisatie.

Praktische tips

1. Zorg voor een beschrijvende titel.

Vul in de documenteigenschappen een duidelijke, beschrijvende titel in zoals “Jaarverslag 2025 Gemeente Polderbroek” in plaats van “Jaarverslag.pdf” of “Definitief_v3”. Het kost je maximaal 30 seconden en het maakt een wereld van verschil.

2. Stel de taal correct in.

Controleer in de documenteigenschappen of de taal op Nederlands (nl-NL) staat bij een Nederlandstalig document. Dat voorkomt dat je tekst onverstaanbaar is doordat hulpsoftware je Nederlandse tekst bijvoorbeeld met een Engelse uitspraak voorleest.

3. Maak een goed getagde pdf.

Dit is waar het technischer wordt, maar het is cruciaal. Denk bijvoorbeeld aan de volgende stappen voor een goed getagde pdf:

• Exporteer een pdf altijd met tags vanuit je tekstverwerker (Word, InDesign).
• Gebruik de juiste kopstructuur (Kop 1, Kop 2, etc.).
• Zorg dat tabellen en lijsten correct gemarkeerd zijn.
• Geef afbeeldingen een tekstalternatief.

Dit is een eerste aanzet tot goed taggebruik. Om de fijne kneepjes te leren, kan je een opleiding ’toegankelijke documenten maken’ volgen.

4. Goed gebruik van kleur.

Gebruik kleurcombinaties met voldoende contrast zodat alles goed zichtbaar en makkelijk van elkaar te onderscheiden is. Dit is belangrijk voor mensen met visuele beperkingen die kleuren niet of minder goed kunnen waarnemen. Gebruik bijvoorbeeld voldoende kleurcontrast tussen de tekstkleur en de kleuren van de achtergrond. Maar ook delen van de inhoud die geen tekst bevatten, zoals grafieken of iconen, moeten voldoen aan de eisen voor kleurcontrast.

Vertrouw niet alleen op kleur om informatie over te brengen, maar breng meer onderscheid aan. Een voorbeeld hiervan is dat bij links in teksten niet alleen de kleur anders is; er staat ook een lijn onder.

5. Gebruik de juiste software.

Microsoft Word en Adobe InDesign kunnen nog geen volledig digitaal toegankelijke pdf exporteren, zelfs niet als je het ontwerp en de inhoud helemaal toegankelijk hebt gemaakt. Door plugins te gebruiken zoals Axes Word (voor Microsoft Word) of MadeToTag (voor Adobe InDesign) maak je hierin een enorme verbeterslag.

6. Test je document.

• Gebruik gratis tools zoals PAC (PDF Accessibility Checker) om toegankelijkheid te controleren. Een automatische test kan niet aantonen dat een document volledig voldoet. Daar is altijd een handmatig onderzoek door een specialist voor nodig.
• Laat je document onderzoeken door een onderzoeksbureau voor digitale toegankelijkheid als je zeker wil weten dat het voldoet aan alle eisen.
• Doe gebruikerstesten om zeker te weten dat de informatie goed te gebruiken is.
• Los gevonden problemen op in het basisdocument of via nabewerking van je pdf voordat je deze deelt.

De weg vooruit

Digitale toegankelijkheid is bij jaarverslagen nog geen vanzelfsprekend onderdeel van het maakproces. Slechts 14% voldoet aan de basiseis van een goede titel, en bijna een derde van de documenten is niet bruikbaar voor schermlezergebruikers.

Digitale toegankelijkheid gaat niet alleen om het naleven van de wet, het gaat erom dat niemand wordt uitgesloten van belangrijke overheidsinformatie. Het draait om burgers die willen weten hoe hun gemeente, provincie of waterschap functioneert, die inzicht willen in financiën en beleid en die recht hebben op dezelfde informatie als iedereen.

De oplossingen zijn niet altijd makkelijk, maar het kan wel op een eenvoudige manier veel beter dan nu. Het vraagt om bewustzijn, kennis en het verankeren van toegankelijkheid in het productieproces.

Het jaarverslag van 2025 is een kans voor organisaties om toegankelijkheid vanaf het begin onderdeel te laten uitmaken van het proces.