Hé communicatieadviseur, kom bij dat bureau vandaan! [5 tips]

Terwijl ik deze titel typ, hoor ik Peter Koelewijn in mijn hoofd. Kom van dat dak af, ik waarschuw niet meer… Je kent ’m vast. Alleen wil ik niemand van het dak hebben. Ik wil communicatieadviseurs achter hun bureau vandaan trekken.

En eerlijk? Mezelf misschien nog wel het meest. Want daar zit ik dan. Achter mijn bureau een artikel te schrijven over waarom we achter ons bureau vandaan moeten komen. Lekker dan.

De laatste tijd denk ik best vaak na over mijn vak. Wat doe ik nou eigenlijk als communicatieadviseur? Zeker nu AI een deel van mijn werk makkelijker maakt. Een eerste tekst? AI. Een samenvatting? AI. Structuur aanbrengen in een berg informatie? AI.

Ja hoor, daar is AI weer.

En gelukkig maar. Want probeer in één jaar maar eens een nieuw intranet te lanceren én draaiende te houden, communicatie rondom een audit voor te bereiden, uitingen voor een klantreis te maken en ondertussen ook de eindejaarsgeschenken voor zo’n 4.000 collega’s en vrijwilligers te regelen. Inclusief een stuk of 24 eindejaarsborrels. Want ja, er hoort ook een drankje bij.

En dan hebben we natuurlijk nog de mail. Die ene zin op de website. Die folder die nog even aangepast moet worden. Dat document dat online mag. Het bekende ‘klein vraagje, kost maar vijf minuten’. Spoiler: het kost bijna nooit vijf minuten.

Ik krijg hulp. Veel hulp zelfs. Van AI

In het begin vond ik AI best lastig. Als AI teksten kan schrijven, samenvattingen kan maken, ideeën kan bedenken en een eerste communicatieplan kan uitwerken, wat blijft er dan eigenlijk voor mij over? Een beetje controleren of het allemaal klopt?

Inmiddels denk ik daar anders over.

Laat AI die eerste opzet maar schrijven. Laat het mijn aantekeningen samenvatten, structuur aanbrengen in die berg informatie en me helpen met klusjes waar ik anders veel te lang op zit te ploeteren. Graag zelfs.

Want de interessante vraag is volgens mij niet wat AI van ons overneemt. De interessante vraag is: wat doen wij met de tijd die we daardoor terugkrijgen? Nog meer teksten maken? Nog meer mails beantwoorden? Nog meer uitingen produceren?

Tja. Dan hebben we een hulpmiddel dat ons sneller laat werken en gebruiken we die gewonnen tijd om… nog meer achter ons scherm te zitten.

Daar gaat iets mis. Kom van dat bureau af!

Ik zeg het al een tijdje: je moet weten waarover je communiceert. Dat betekent in mijn geval niet dat ik moet weten hoe ik medicijnen toedien of iemand uit bed help. Zorgen voor mijn eigen familie vind ik al meer dan genoeg.

Maar ik wil wél begrijpen waarom mijn collega’s doen wat ze doen. Waar lopen ze tegenaan? Waarom doen ze iets op een bepaalde manier? Waarom werkt dat nieuwe systeem volgens het projectteam fantastisch, terwijl een collega er drie keer per dag op loopt te vloeken? En waarom leest niemand dat intranetbericht waar ik anderhalf uur op heb zitten zwoegen? Au!

Maar precies dát wil ik weten.

Want vanaf je bureau kun je een prachtig communicatieplan maken. Doelgroepen erin. Kernboodschappen. Middelenmix. Planning erbij. Misschien nog een mooie PowerPoint om het geheel af te toppen. Het ziet er fantastisch uit en dan komt de praktijk.

Daar blijkt dat mensen helemaal niet zitten te wachten op je nieuwsbrief. Dat het probleem niet is dat ze de nieuwe werkwijze niet begrijpen, maar dat die werkwijze ze iedere dag extra tijd kost. Of dat het formulier waar je zo enthousiast over communiceert op een iPad voor geen meter werkt.

Dat ontdek je niet in een Teamsoverleg. En ook niet met de perfecte prompt.

Je moet ernaartoe

Kijken, luisteren, vragen stellen, meelopen. En soms vooral even je mond houden en kijken wat er gebeurt. Dat laatste is trouwens nog best een uitdaging voor iemand die van praten haar vak heeft gemaakt.

En geloof me: achter mijn laptop vandaan komen gaat voor mij ook niet vanzelf. Ik ben nogal een nerd. Geef mij een laptop, een bak data en een ingewikkeld digitaal vraagstuk en je hebt voorlopig geen kind aan me. Maar juist daarom probeer ik mezelf steeds vaker achter dat ding vandaan te trekken.

Want zeker bij interne communicatie en verandercommunicatie zit daar volgens mij een groot deel van onze waarde.

Maar oke, hoe kom je dan achter dat bureau vandaan? Roepen dat iedereen moet opstaan is natuurlijk makkelijk. Ondertussen staat je agenda vol, ontploft je mailbox en wacht dat communicatieplan nog steeds op je. Dus ja, hoe dan?

5 dingen die ik zelf doe

1. Plan eens geen overleg

Loop mee.
Raakt jouw project een groep collega’s? Ga er een uur naast staan. Kijk hoe ze werken.

• Waar verliezen ze tijd?
• Waar mopperen ze op?
• Welke creatieve omweg hebben ze inmiddels bedacht voor dat proces dat op papier perfect werkt?

En die hazenpaden zijn er genoeg. Grote kans dat je na een uur meer weet dan na drie Teams-overleggen.

2. Vraag vaker: waarom?

• Waarom doen we dit zo?
• Waarom leest niemand dit?
• Waarom bellen collega’s terwijl we speciaal een formulier hebben gemaakt?

Niet om de irritante kleuter uit te hangen die na ieder antwoord opnieuw ‘maar waarom?’ vraagt. Hoewel. Misschien juist een beetje. Achter dat waarom zit verrassend vaak het echte probleem.

3. Zoek de mopperkont op

We praten graag met ambassadeurs en enthousiaste collega’s. Lekker makkelijk. Maar degene die zegt ‘daar heb ik echt geen tijd voor’ is misschien veel interessanter. Of mijn persoonlijke favoriet: ‘Dat hebben ze zeker weer op kantoor bedacht.’ Au, deel twee. Ga juist daar eens zitten. Weerstand is niet alleen lastig. Het is ontzettend waardevolle informatie.

4. Doe het zelf

• Nieuwe onboarding? Doorloop hem.
• Nieuw intranet? Zoek zelf dat document dat volgens het projectteam ‘heel makkelijk te vinden’ is.
• Nieuw formulier? Vul het in.

Wij zijn als communicatieadviseurs best goed in het beschrijven van de ideale route. De praktijk heeft daar alleen soms maling aan.

5. Geef de tijd die AI je bespaart niet meteen weer weg

Bespaart AI je een halfuur? Vul dat halfuur dan niet automatisch met de volgende taak op je lijst. Loop ergens naartoe. Drink koffie met een collega. Stel één vraag. Kijk mee. Want anders gebruiken we AI uiteindelijk vooral om nóg efficiënter achter ons bureau te blijven zitten.

En misschien is dát wel waar ons vak steeds meer naartoe gaat. Minder degene die aan het einde van een project wordt gebeld met ‘kun jij hier nog even iets over communiceren?’ en meer degene die eerder aansluit, vragen stelt en vervolgens opstaat om te kijken wat er echt gebeurt.

Dus, laptop dicht!

Soms kom je terug met een (communicatie)plan. En soms met de conclusie dat communicatie helemaal niet het antwoord is. Ook prima. Dus, laptop dicht en koffie mee. Kom van dat bureau af.