Primeur: de eerste 2007 Microsoft Office System cases

[[image:launch.jpg::right:1]]A.s. dinsdag, 28 november, vindt de officiële introductie richting de zakelijke markt plaats van 2007 Microsoft Office System, Windows Vista en Microsoft Exchange Server 2007 in de Doelen in Rotterdam. Het is me gelukt om – nog voor de officiële lancering – informatie te krijgen over een aantal klantcases waarbij gebruik wordt gemaakt van 2007 Microsoft Office System. In dit artikel daarom aandacht voor het pionierswerk van de Gemeente Deventer, het Spaarne Ziekenhuis en Pentascope.

Business Value Launch

De Business Value Launch, zoals Microsoft de introductie heeft genoemd, staat helemaal in het teken van ‘het nieuwe werken’. Aan de basis hiervan ligt een breedband internet infrastructuur, zowel vast als mobiel, gecombineerd met technologie die het mogelijk maakt overal over informatie te beschikken. Niet alleen mail maar ook bedrijfsapplicaties, bestanden en data. Omdat deze infrastructuur permanent beschikbaar is, kun je echt werken waar en wanneer je wil. Dat gaat dan weer in combinatie met de juiste beveiliging en inzicht op het juiste niveau. Maar bovenal gaat ‘het nieuwe werken’ over een bepaalde sociale vrijheid, cultuur en organi­satievorm die het ook daadwerkelijk mogelijk maken technologie zo in te zetten dat het je als individu helpt meer rendement uit jezelf te halen.

[[image:breakthrough.jpg::center:0]]

Met de lancering van 2007 Office System intro­duceert Microsoft een technologisch platform dat veel van deze zaken ondersteunt. Het platform kan voor elke orga­nisatie op zo'n manier worden ingericht dat het aansluit bij de specifieke eisen van die organisa­tie. Maar bovenal dat het mee kan groeien met de wensen van de gebruikers.

Toen ik kort geleden wat mensen van Macaw – een van de officiële launch partners voor het nieuwe Office – sprak, bleek dat men daar al volop bezig was met het opzetten van allerlei SharePoint/Office 2007 (bčta) projecten. Het gaat om projecten die uitgevoerd worden bij klanten als BDO Accountants & Adviseurs, gemeente Deventer, Strukton Railinfra, Pentascope, Grontmij, Koning Willem 1 College, Hogeschool Utrecht en het Spaarne Ziekenhuis. Na enig aandringen lukte het me om van enkele van deze cases nu al, dus nog voor de lancering, informatie te krijgen. Drie van de projecten, waarbij dus nieuwe 2007 Microsoft Office System producten worden toegepast, wil ik hier dan ook belichten.

Gemeente Deventer: slim online formulierenbeheer

Door recente grenswijzigingen is het aantal inwoners van de gemeente Deventer gegroeid tot ± 96.000 inwoners in 2006. De afdeling Informatie en Documentmanagement van de gemeente houdt zich bezig met de informatievoorziening via, onder andere, de website naar bedrijfsleven, bezoekers en inwoners van de gemeente.

[[image:3gemdev.jpg::center:1]]

Gemeente Deventer was de eerste gemeente die een online formulierenstroom ontwikkelde op basis van Microsoft InfoPath Office 2003. In juli 2006 is de website herbouwd op basis van Microsoft Content Management Server 2003 met de standaard mogelijkheden en functionaliteiten. Hiermee is een stabiel platform neergezet dat als basis dient voor de groei van online ontwikkelingen. Aan burgers wordt op een standaard manier een breed scala aan interactieve services geboden.

[[image:1deventer—formulierenstar.jpg::center:1]]

Een van die services is het kunnen invullen van online formulieren. Deze moeten vervolgens op een schaalbare en betrouwbare manier verwerkt kunnen worden. Binnen de gemeente branche is sterke behoefte aan een goede oplossing voor online formulierstromen. Macaw heeft daarom bij de gemeente Deventer voor het tonen en verwerken van formulieren via de website gebruik gemaakt van Microsoft Office Forms Server 2007 en InfoPath Office 2007.

[[image:2deventer—infopath-2007-w.jpg::center:1]]

Dankzij InfoPath 2007 is het nu mogelijk om in een kort tijdsbestek veel formulieren te ontwikkelen met verplichte invoervelden en productvoorwaarden waaraan het formulier gekoppeld is. Daarbij komt dat, dankzij het standaard XML-format, herbruik van data mogelijk is. Er wordt op deze manier bespaard op administratieve handelingen en kosten. Bovendien wordt door het automatiseren van de online formulierenstroom de kans op fouten kleiner.

[[image:4deventer—form-server-ac.jpg::center:1]]

Opvallend is verder dat naast de kwantiteit ook de kwaliteit flink toeneemt door toevoeging van verplichte invulvelden. Het project in Deventer liep van maart tot juli 2006.

Spaarne Ziekenhuis: Ziekenhuisbreed samenwerkingsplatform

Het Spaarne Ziekenhuis (ruim 880 medewerkers) is een regionaal ziekenhuis met vestigingen in Hoofddorp en Heemstede. Daarnaast zijn er ‘buitenpoliklinieken’ in Hillegom, Lisse en Zandvoort. Jaarlijks worden er 17.000 patiënten opgenomen, vinden er11.000 dagbehandelingen plaats en ruim 300.000 polikliniekbezoeken. Het Spaarne Ziekenhuis vroeg Macaw begin 2006 naar de mogelijkheden van een intranet. Dit was destijds nog niet aanwezig in het ziekenhuis. Na een pilot op basis van SharePoint 2003 bleek SharePoint 2007 al snel een betere optie. Het Spaarne Ziekenhuis had ambitieus en wilde op ICT-gebied voorop gaan lopen.

[[image:5spaarnenet-home.jpg::center:1]]

De meeste medewerkers van zorgafdelingen hebben geen vaste werkplek. Zij zijn bezig met de verzorging van de patiënten en niet met kennisdeling via een intranet waarbij ze moeten inloggen om dan – op een voor hen volledige nieuwe omgeving – informatie te zoeken en te delen. Daarom creëerde Macaw eerst een soort publicatiesite waarop platte informatie staat. Zo kan men aan ‘SpaarneNet’, het nieuwe intranet van het Spaarne Ziekenhuis, wennen.

[[image:6spaarnenet-bieb.jpg::center:1]]

Daarnaast lag er een hoge prioriteit bij het zo snel mogelijk online krijgen van het protocollensysteem. Dit werd ontsloten via een verouderd en slecht beheerbaar documentsysteem. De protollen werden daarom geprint en in mapjes bewaard. De naleving en het actueel houden van protocollen heeft een hoge prioriteit binnen het ziekenhuis en is wettelijk vereist.

[[image:7spaarnenet-naasthetwerk.jpg::center:1]]

Voor het protocollenbeheer binnen SpaarneNet is gebruik gemaakt van Office InfoPath 2007 en dat is daarmee nu volledig geautomatiseerd. Via de ‘Mijn Werk’ functionaliteit zien medewerkers nu direct de protocollen die voor hen van toepassing zijn en de laatste wijzigingen daarin. Begin november is ‘SpaarneNet’ ziekenhuisbreed live gegaan. Eind 2006 wordt ‘SpaarneNet’ omgezet naar de definitieve versie van SharePoint 2007.

Pentascope: Ambitieus groeipad

Pentascope is een implementatiespecialist, samen met opdrachtgevers realiseert Pentascope veranderingen, verbeteringen en vernieuwingen. Pentascope medewerkers (bege)leiden projecten, leveren vakinhoudelijke bijdragen of vervullen interimfuncties. Macaw en Pentascope zijn sinds juni 2006 met elkaar in gesprek over de inrichting van een webportal om alle Pentascopers, en op termijn ook klanten en relaties, te ondersteunen in hun werk. Het webportal zal overal via internet benaderbaar zijn, wat, gezien de mobiliteit van de Pentascopers, een must is.

[[image:8pentascope-portal-home.jpg::center:1]]

Het zoeken van de juiste mensen bij projecten is op dit moment een tijdrovende en vaak handmatige klus. Er is nu namelijk geen centrale opslag van medewerkers- en kennisinformatie, deze kennis is verspreid door de organisatie en de hoofden van mensen. Dit terwijl het inzetten van de juiste mensen op het juiste project voor een groot deel het onderscheidend vermogen van Pentascope bepaalt.

[[image:9pentascope-teamsite.jpg::center:1]]

De portal moet medewerkers en management van Pentascope dus in staat gaan stellen sneller en beter medewerkerinzet te regelen. Om dit te realiseren moet eerst een aantal basisvoorwaarden worden geïmplementeerd zoals de inrichting van een Exchange Server en een Active Directory. Ook gaat Pentascope over op Office 2003 (en in 2007 op Office 2007) en wordt een basis webportal ingericht op basis van SharePoint 2007. Deze eerste fase wordt begin december opgeleverd waarna geselecteerde contentmanagers een gedegen training krijgen in contentpublicatie en beheer. Zij vormen de voorhoede en dragen hun kennis van en ervaring met deze nieuwe manier van werken over aan hun collega’s. Daarna wordt de functionaliteit continu uitgebreid met bijvoorbeeld business intelligence toepassingen (rapportages, management informatie) en HR procesondersteuning.

Meer informatie

In mijn recente artikelen Reportage; 2e editie BI Event (zie Koning Willem I College) en Reportage Microsoft Portal Event (zie BDO CampsObers: Kantoor van de toekomst) vind je nog meer actueel casemateriaal over de mogelijkheden van 2007 Microsoft Office System. Mogelijk dat op de website van Macaw later deze week meer informatie over deze en andere projecten te vinden zal zijn.