Obsidian als denk- en werkomgeving: krijg grip op wat je weet

“We verdrinken in informatie, maar hongeren naar kennis,” schreef futurist John Naisbitt al in 1982. Ruim veertig jaar later is die paradox alleen maar scherper geworden. We hebben meer toegang tot informatie dan ooit en minder grip erop. Niet omdat er te weinig tools zijn, maar omdat vrijwel geen ervan is ontworpen om je te helpen denken met wat je verzamelt.

Je leest, luistert en bespreekt elke dag meer dan je beseft. Een scherp inzicht uit een podcast. Een artikel dat precies raakt aan waar je mee bezig bent. Een opmerking van een collega die iets losmaakt. Maar twee weken later? Weg. Je weet dat je iets had gelezen over dat onderwerp, maar niet meer wat. Of waar. Dat kan anders door een systeem voor persoonlijk kennismanagement te hebben en daarvoor bijvoorbeeld de notitie-app Obsidian te gebruiken.

Persoonlijk kennismanagement

Dat informatie moeilijk te managen en vast te houden is, is niet omdat je een slecht geheugen hebt. Het is omdat je geen systeem hebt. De meeste kenniswerkers en ja, als je in MarCom werkt, ben je dat, behandelen informatie als wegwerpmateriaal. We lezen, bookmarken misschien, en gaan verder. Ondertussen lekt het weg.

Persoonlijk kennismanagement draait om precies dat gat dichten. Niet door meer te onthouden, maar door wat je tegenkomt slim vast te leggen, te verbinden en terug te laten komen op het moment dat je het nodig hebt. Niet in de la van een app die je over drie maanden vergeten bent, maar in een systeem dat meegroeit met hoe je denkt en werkt.

De kracht van Obsidian

Een van de krachtigste tools daarvoor is Obsidian: een gratis, open programma waarin je notities maakt als platte tekstbestanden op je eigen computer. Geen cloud die morgen kan verdwijnen, geen bedrijf dat de voorwaarden verandert. Elke notitie is gewoon een bestand op je eigen schijf, in Markdown. Hetzelfde formaat dat AI-tools als Claude en ChatGPT standaard gebruiken.

Dat is geen toeval: Markdown is lichtgewicht, universeel leesbaar en ideaal om te verwerken, zowel door mensen als door machines. Maar de échte kracht van Obsidian zit niet in het opslaan. Die zit in het verbinden. Elke notitie kan linken naar andere notities, waardoor er gaandeweg een persoonlijk web van kennis ontstaat. Hoe meer je vastlegt en koppelt, hoe vaker je verrast wordt door verbanden die je zelf niet had voorzien.

Zelf gebruik ik Obsidian al jaren met veel plezier. Soms puur als kladblok, omdat het een snelle, minimalistische editor is waar je zonder poespas in schrijft. En soms om een complexe tekst op te bouwen met links, tags en verwijzingen die het geheel bij elkaar houden. Die bandbreedte, van simpel naar krachtig, zonder van tool te wisselen, is precies wat het zo bruikbaar maakt in de dagelijkse praktijk.

Over dat programma verscheen vorig jaar Starten met Obsidian van Martijn Aslander. Een Nederlandstalige handleiding die het verrassend goed deed: een zevende plek in de hitparade van managementboeken, voor een boek over software waar de meeste mensen nog nooit van hadden gehoord. Nu is er een vervolg: Verder met Obsidian (affiliate). Dit keer samen met Frank Meeuwsen geschreven.

Van opslaan naar denken

Starten met Obsidian legde vorig jaar de basis: wat is Obsidian, hoe werkt Markdown, hoe maak je je eerste notities en links? Wie daar behoefte aan heeft, doet er goed aan dat boek eerst te lezen. Maar Verder met Obsidian gaat een wezenlijk andere vraag beantwoorden: je notities staan erin, je maakt links, je vindt dingen terug. Maar wat nu?

Dat ‘wat nu?’ blijkt precies de vraag die lezers van het eerste boek massaal stelden. En het antwoord zit niet in meer notities maken, maar in slim inrichten. Het boek laat zien hoe je Obsidian naar je hand zet, zodat het voor je gaat werken. Niet als digitaal notitieboek, maar als persoonlijke denk- en werkomgeving.

Dat begint bij de keuze hoe je je notities organiseert. De klassieke manier om je informatie te organiseren is in bestanden en mappen. Nadeel van die aanpak is dat je informatie dan in een silo staat, die je alleen terugvindt door via de map het bestand te vinden.

Stel dat je een gespreksverslag maakt van een gesprek met een klant, waarin je een boekentip krijgt, verwijst naar een gemeenschappelijke kennis en de voortgang van jullie project bespreekt. Sla je dat op in de map van die klant met als naam van het bestand de naam van de persoon en datum, dan vind je het terug als je wil weten wat de stand van zaken met die klant is.

Maar als je het boek dat je aangeraden kreeg gelezen hebt en je daar een verslagje van maakt, hoe koppel je dat aan je klantcontact? Of hoe zorg je dat je die klant een berichtje stuurt na lezing? Onthoud je dat de boekentip van die persoon kwam? En als je de gemeenschappelijke kennis spreekt, hoe denk je er dan aan dat die persoon onderwerp van gesprek was?

Nieuwe generatie notitie-apps

Je hebt meer koppelingen nodig tussen die eenheden informatie dan alleen een map en een bestandsnaam. Dat kan met tags en helemaal met links in notities naar andere notities. Gelukkig is dat nu net waar de nieuwe generatie notitie-apps zo goed in is, zoals Obsidian, Notion of Tana. Sterker nog, good old OneNote kan ook dit soort dwarsverbanden leggen. Dat vraagt wel van je dat je vooraf nadenkt over:

• Mappen? Zo ja, welke?
• Hoe noem je notities/bestanden?
• Tags? Zo ja, welke?
• Koppelingen tussen (delen van) notities? Hoe?
• Verzamelnotities over notities?

Drie bekende ordeningssystemen

In het boek Verder met Obsidian lees je hoe je een indeling van je mappen kunt maken en die kunt verfijnen of van dwarsverbanden kunt voorzien met tags en links. Het boek vergelijkt drie bekende ordeningssystemen. Ik bespreek er hieronder twee.

1. PARA

PARA, van Tiago Forte, deelt je notities in op basis van wat ermee moet gebeuren:

Projecten

Projecten waar je nu aan werkt, mogelijk met deadlines. Dit is het dagelijkse werk en de informatie die je nodig hebt om taken te doen en je projecten af te krijgen, bijvoorbeeld acquisitie van een nieuw account of lancering van een nieuwe module op je website of het inwerken van een collega.

Areas

Areas zijn je verantwoordelijkheidsgebieden. Dus informatie in je rol als bewoner van een huis (verzekeringen, bonnetjes onderhoud ketel, garantiebewijzen) of persoon die gezond wil leven (onderzoeken, supplementen die voor je werken, statistieken van je hardlooprondes) of werknemer (contracten, beoordelingen, ontwikkelingsplannen).

Dit is informatie die je wil kunnen vinden en die je gebruikt als je wil nagaan of je je verantwoordelijkheden nakomt, maar die niet bij dagelijks werk nodig is. Dat kan een maandelijkse reflectieronde zijn.

Referentiemateriaal

Referentiemateriaal zijn allerlei handige naslagonderdelen die je groen en rijp in een folder kiept, zoals gebruiksaanwijzingen, lijsten met contactpersonen, serienummers van apparaten die je hebt, afmetingen van je huis, maten van fijn zittende kleding.

Archief

Archief is informatie bij projecten die je afgesloten hebt of verantwoordelijkheden die je niet meer hebt, bijvoorbeeld een huis waar je gewoond hebt of gegevens van je vorige baan.

Elke letter van PARA is dan een map met submappen voor onderdelen daarvan. Tiago Forte, naamgever van dit systeem, gebruikt deze afbeelding als voorbeeld voor hoofd- en submappen.

2. Zettelkasten

Zettelkasten, het kaartenbaksysteem dat vooral bekend werd door de Duitse socioloog Niklas Luhmann, pakt dat probleem anders aan: één idee per notitie, veel onderlinge links, en vertrouwen dat inzichten vanzelf ontstaan uit het netwerk. Krachtig voor kennisopbouw, maar het vergt discipline en de eerste maanden zie je weinig resultaat.

De conclusie van het boek is nuchter: de meeste mensen combineren uiteindelijk elementen uit meerdere systemen, en dat is prima. Het systeem moet de inhoud dienen, niet andersom.

Map of Content

Een concept dat daarbij helpt, is de Map of Content, bedacht door PKM-expert Nick Milo. Een Map of Content is simpelweg een notitie die links bevat naar gerelateerde notities over een bepaald thema: een soort persoonlijke doorverwijspagina. Je maakt bijvoorbeeld een notitie ‘contentmarketing’ met daarin links naar alles wat je daarover hebt verzameld: artikelen, eigen ideeën, projectnotities en aantekeningen uit gesprekken.

Het mooie is dat dezelfde notitie in meerdere Maps of Content kan voorkomen. Een stuk over AI in contentcreatie linkt zowel vanuit je AI-overzicht als vanuit je contentmarketing-overzicht. Zo krijg je context vanuit meerdere perspectieven zonder bestanden te kopiëren.

In Obsidian kun je bij een notitie, bijvoorbeeld een verslag van een boek, tags toevoegen, zoals ‘gelezen’, ‘niet gelezen’ en ‘mee bezig’. Met die drie tags kun je een overzicht maken in een nieuwe notitie van de boeken en de status van je leeswerk. Een paar regels in een notitie en Obsidian genereert deze lijst, die verandert als je een tag in een notitie verandert van ‘mee bezig’ naar ‘gelezen’. De links openen direct de notitie bij het boek.

Een overzichtsnotitie (MoC) maak je handmatig en daarin houd je bij wat je rond een thema, bijvoorbeeld gewoontes, allemaal aan notities hebt. Dat vergt dus onderhoud en kost tijd, maar is zeer de moeite waard.

Grip op je notities

Daarna wordt het boek nog praktischer. Werkbladen waarmee je in een halve seconde van de ene werkcontext naar de andere schakelt. Niet door tabbladen te sluiten en te zoeken, maar door je hele schermindeling in één keer op te roepen. De grafiekweergave die zichtbaar maakt hoe je notities met elkaar samenhangen. Canvas en Excalidraw voor als je even uit het lineaire denken wil stappen en visueel wil ordenen.

En Dataview en Bases, waarmee je slimme zoekopdrachten kunt bouwen over je hele verzameling notities, van een overzicht van al je lopende projecten tot een lijst van alle mensen die je de afgelopen drie maanden niet hebt gesproken.

De grafiekweergave kan overweldigend zijn, maar laat zien tussen welke notities veel connecties bestaan en welke enigszins verweesd in je notitie-app staan. In het voorbeeld zie je dat er heel veel notities gekoppeld zijn aan het boek Antifragile.

De visuele mogelijkheden van Excalidraw zal de een aantrekkelijk vinden en de ander juist te druk. Cognitieve voorkeuren verschillen.

Data-import in Obsidian

Een van de meest verrassende hoofdstukken gaat over data-import. Aslander stopte dertig jaar aan banktransacties in Obsidian (vijftigduizend records, nog geen tien megabyte) en kon ineens patronen zien die in zijn bankapp onzichtbaar bleven. Hetzelfde principe werkt voor gezondheidsdata, contactpersonen of je leesgeschiedenis. Het illustreert een punt dat door het hele boek loopt: zodra informatie in Obsidian zit, wordt ze hanteerbaar op manieren die daarbuiten niet mogelijk zijn.

Het boek sluit af met twee uitgebreide interviews met ervaren gebruikers, masterstudent Muhammed Ali Kilic en kennisondernemer Marieke van Vliet, die laten zien hoe verschillend je met Obsidian kunt werken en toch hetzelfde resultaat bereikt: grip op wat je weet en denkt.

Beginnen kost minder dan je denkt

Als je professioneel met informatie werkt, en in MarCom doe je weinig anders, is het kunnen terugvinden, combineren en hergebruiken van wat je leest en weet geen luxe maar een voorsprong. Tegelijkertijd is persoonlijk kennismanagement niet iets dat je in een middag even opzet. Het vraagt keuzes over hoe je organiseert, wat je vastlegt en hoe je verbindt.

Verder met Obsidian (affiliate) maakt die keuzes een stuk overzichtelijker. Meeuwsen en Aslander zijn geen theoretici, maar dagelijkse gebruikers die openlijk delen wat werkt, wat niet werkt en waar ze zelf zijn vastgelopen. Dat maakt het boek eerlijk en direct bruikbaar. Je kunt na elk hoofdstuk iets concreets doen met je eigen notities.

Obsidian zelf is gratis, draait op Windows, Mac, Linux én mobiel, en heeft sinds kort zelfs een command line interface voor wie dat wil. De drempel om te beginnen is dus vooral mentaal, niet financieel of technisch. En voor die mentale drempel heb je nu twee Nederlandstalige boeken die je er stap voor stap overheen helpen.