Social media & de Archiefwet: 3 tips voor overheden

Social media zijn de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot een volwaardig communicatiekanaal voor overheden. In veel organisaties wordt inmiddels net zo veel, of zelfs meer, gecommuniceerd via LinkedIn, Instagram, Facebook of X dan via de eigen website.

Maar ondertussen begint er iets te schuiven

Wat mij opvalt, is dat organisaties kritischer kijken naar hun aanwezigheid op social media. Jarenlang werd het gebruik van nieuwe socialmedia-platforms ook door overheden min of meer vanzelfsprekend omarmd. Ze zijn razend populair en de social-icoontjes zaten toch al standaard in het ontwerp van de webbouwer.

Maar vaker worden er kritische vragen gesteld:

• Moeten we een TikTok-account hebben om jongeren te bereiken?
• Willen we nog actief zijn op X nu Elon Musk daar de koers bepaalt?
• Zijn Bluesky of Mastodon betere alternatieven, maar bereiken we daar wel iemand?
• En waar staat onze data eigenlijk?

Terechte vragen. Toch merk ik dat in gesprekken met overheden deze vraag vaak onderbelicht blijft: “Kun je je eigen communicatie over drie jaar nog terugvinden?”

Stel: een inwoner dient een Woo-verzoek in. Hij verwijst naar een socialmedia-bericht dat de gemeente in 2025 plaatste over een subsidieregeling. Alleen: dat bericht is inmiddels aangepast of zelfs verwijderd.

De vraag is simpel: wat stond er precies? En wanneer? Op dat moment blijkt social media ineens minder vluchtig dan gedacht.

Want wanneer een Woo-verzoek binnenkomt, een bezwaarprocedure start of een politieke discussie ontstaat, moet een overheid kunnen aantonen wat zij heeft gecommuniceerd. Niet alleen op de website, maar ook op social media. En dat blijkt in de praktijk vaak lastig.

Misschien is het X-account inmiddels gesloten, is een bericht aangepast of verwijderd of bewaart het platform zelf nauwelijks historie.

En dan begint het zoeken.

Social media zijn voor overheden geen marketingkanalen

Commerciële organisaties gebruiken social media vooral als marketingkanaal. Voor overheden ligt dat fundamenteel anders. In de praktijk zie ik dat dit onderscheid niet altijd scherp is. Wanneer een gemeente, provincie of uitvoeringsorganisatie via social media communiceert over beleid, subsidies, vergunningen of crisismaatregelen, dan is dat overheidsinformatie. En daarmee valt het onder de Archiefwet.

De Archiefwet verplicht overheidsorganisaties om informatie die voortkomt uit hun handelen duurzaam toegankelijk te houden. Dat geldt dus ook voor informatie die via social media wordt gepubliceerd.

Het Nationaal Archief publiceerde daarom niet voor niets een specifieke handreiking voor het archiveren van social media. Publieke accounts die door of namens een overheid worden beheerd, zijn dus simpelweg archiefplichtig. Deze handreiking is te vinden via de website van het Nationaal Archief en biedt praktische richtlijnen voor het duurzaam vastleggen van socialmedia-content.

Het probleem: social media zijn vluchtig en niet duurzaam

Socialmedia-platforms zijn ontworpen voor interactie en snelheid. Niet voor archivering. Dat levert een aantal fundamentele problemen op:

• berichten kunnen worden aangepast
• posts kunnen worden verwijderd
• accounts kunnen verdwijnen
• platforms kunnen hun voorwaarden wijzigen
• data staat vaak bij commerciële partijen buiten de EU

Wat vandaag zichtbaar is, kan morgen verdwenen zijn. Zonder archivering verdwijnt daarmee een deel van het publieke geheugen van de overheid.

Bewijsproblematiek wordt al snel een juridisch probleem

Het grootste risico zit niet zozeer in het archiveren zelf. Het risico zit in het ontbreken ervan. Wanneer een inwoner zich beroept op een socialmedia-bericht, moet dat bericht aantoonbaar zijn. Als dat niet kan, ontstaat bewijsproblematiek. En bewijsproblematiek wordt in bestuursrechtelijke procedures al snel een juridisch probleem.

Of simpeler gezegd: wat niet aantoonbaar is, kun je ook niet verdedigen.

Welke content is risicovol?

Niet elk bericht heeft natuurlijk dezelfde waarde in een juridische of bestuurlijke context. In de praktijk zie ik dat inwoners zich vooral beroepen op berichten die directe impact hebben op hun situatie. Denk aan communicatie over subsidies, vergunningen, beleidswijzigingen, crisismaatregelen of concrete toezeggingen. Ik denk dat het daarom verstandig is om afspraken te maken over wanneer een bericht aangepast mag worden en wanneer niet, hoe eerdere versies worden bewaard en hoe verwijderde berichten toch aantoonbaar blijven. (bijvoorbeeld via archivering)

Hoe pak je socialmedia-archivering aan?

Een goede aanpak begint meestal met drie praktische stappen:

1. Maak een compleet overzicht van alle accounts

Veel organisaties hebben meer socialmedia-accounts dan ze zelf denken. Naast de officiële organisatie-accounts zijn er vaak ook aparte accounts van projecten, campagnes, wethouders of afdelingen. Breng daarom eerst in kaart welke accounts er bestaan in het online landschap van de organisatie.

2. Leg eigenaarschap en beleid vast

cBepaal welke socialmedia-accounts daadwerkelijk namens de organisatie (mogen) communiceren en wie er namens de organisatie eigenaar is van het account. Leg vervolgens vast welke accounts gearchiveerd moeten worden.

3. Archiveer systematisch en tijdig

Tot slot is het belangrijk dat social media niet incidenteel, maar structureel en duurzaam worden gearchiveerd. Je collega’s van informatiemanagement kunnen je daar waarschijnlijk bij ondersteunen. Dit betekent dat berichten automatisch en tijdig worden vastgelegd, inclusief de bijbehorende context, zoals reacties, media en metadata.

Voor goede archivering is het essentieel dat de inhoud op een duurzaam toegankelijke manier wordt opgeslagen, bijvoorbeeld in WARC-bestanden. Alleen dan blijft de communicatie van vandaag ook in de toekomst aantoonbaar en doorzoekbaar beschikbaar.