Apps & Tools, Cases

Het nieuwe werken: een experiment

0

Waarom ga ik in hemelsnaam elke dag naar kantoor? Ik stort mezelf elke dag in de file, wordt onderbroken door collega’s met vragen en kan me lastig concentreren in een kantoortuin. Kortom ik ga inefficiënt met m’n tijd om. Om die reden heb ik een maand lang niet op kantoor gewerkt. Met dit experiment wilde ik te weten komen waar de grens ligt. Wat zijn de do’s en don’ts? Hoe breng ik het ‘Nieuwe Samenwerken’ to the max?

Het nieuwe werken

Het nieuwe werken is een term die steeds meer bekendheid geniet. Heel kort gezegd krijgen medewerkers bij het nieuwe werken de keuze om zelf te bepalen hoe, waar, wanneer en met wie ze samenwerken. De huidige manier van denken over werk is blijven hangen in het industriële tijdperk. In die tijd moest je naar je werk omdat daar de middelen aanwezig waren om te kunnen werken.

Door de ontwikkeling van de moderne communicatiemiddelen is het voor de moderne kenniswerker  mogelijk om zijn/haar werk overal uit te voeren. Wanneer dit als feit onderkend wordt, kun je jezelf afvragen wat de toegevoegde waarde van een kantooromgeving is voor medewerkers.

Experiment

Anderhalve maand geleden las ik in de Volkskrant een artikel over Jim Stolze. Hierin vertelt Jim over zijn Virtual Hapiness Project waarin hij een maand geen e-mail en internet gebruikte. Het doel van zo’n experiment in het algemeen is achterhalen wat de impact van een bepaald concept is. In het geval van Jim dus e-mail en internet.  Door een dergelijk experiment in het extreme te proberen (een maand totaal geen e-mail en internet) kom je snel achter de voor- en nadelen.

Ik vond het erg leuk om over het experiment van Jim Stolze te lezen. Het leek me ook leuk om een dergelijk experiment vanuit de gedachte van het nieuwe werken uit te voeren. Binnen Tam Tam maak ik deel uit van de groep die zich focust op het nieuwe werken en ben zodoende geïnteresseerd in het onderwerp. Toen ik op een morgen op weg naar Tam Tam voor de zoveelste keer in de file stond, dacht ik ‘what the heck?’ . Het experiment was geboren.

tweets

Het experiment hield in dat ik de hele maand april niet op kantoor van Tam Tam zou verschijnen. Niet bij Tam Tam Delft en niet bij Tam Tam Utrecht. Mijn werkzaamheden bestaan voor een deel uit individuele werkzaamheden. Een groot deel daarnaast bestaat uit het samenwerken aan projecten. Dit hield dus in dat ik mijn collega’s niet meer op kantoor zou ontmoeten en veel via video/instant message/email/etc. zou gaan spreken.

De achterliggende gedachte was simpel. Er is al veel geschreven over de sociale aspecten van op afstand samenwerkende collega’s. Boy van Amstel haalt een aantal publicaties aan in een paper (pdf-download) die ik eerder noemde in een blogpost. Ook het promotie onderzoek van Daphne Dekker is interessant om te lezen. Ondanks alle bestaande ideeën wilde ik er zelf achter komen waar een medewerker tegenaan loopt. Wordt het contact met collega’s echt anders, wat werkt wel, wat werkt niet, hoe ver kun je gaan, op welke momenten is het niet handig? Door een maand niet op kantoor te komen, loop je snel tegen dit soort zaken aan. Daarnaast was het de ultieme test om te kijken of ik alle benodigde tools beschikbaar had om op afstand samen te werken.

De middelen

Het op afstand samenwerken met de ondersteuning van een kenniswerker op technisch vlak. Om een beeld te geven van wat me zoal ter beschikking stond tijdens deze periode heb ik hieronder een greep gedaan uit de mogelijke tools.

  • Intranet portal: het kloppend hart van Tam Tam qua informatie voorziening. De portal bevat onder andere al onze projectdocumentatie, alle interne gerichte medewerkerblogs, nieuws van HR en het management (alles in de vorm van blogs) en veel meer.
  • Instant messaging (Skype, Live Messenger, Office Communicator): voor tekstberichten, gesprekken en videogesprekken met collega’s en klanten. Je status geeft aan of je gestoord kan worden, de status wordt bij de zakelijke variant onder andere gebaseerd op je agenda.
  • Live meeting: combinatie van videogesprekken en het delen van informatie bijvoorbeeld, presentaties of het delen van documenten. Goed te gebruiken voor grote groepen.
  • Campfire: webbased chatbox om contact te houden met mijn directe collega’s. Enerzijds werkgerelateerde discussie, maar ook koffie-apparaat-praat. Gezellig met z’n allen rond het kampvuur dus.
  • Mindmeister: een online mindmap tool waarbij meerdere gebruikers simultaan aan een mindmap kunnen werken.
Kennis sessie via Live Meeting. Collega's met leverancier waren aanwezig op Tam Tam Delft en nam deel vanuit huis.

Kennis sessie via Live Meeting. Collega’s met leverancier waren aanwezig bij Tam Tam Delft en ik nam deel vanuit huis.

De sociale gevolgen

Ga je collega’s missen? Dat was de titel van één van m’n blogposts over de sociale aspecten van op afstand samenwerken. Daarin stelde ik dat er een aantal collega’s is dat ik vaker en intensiever sprak dan ervoor. Een groot aantal andere collega’s daarentegen sprak ik wel degelijk minder. Zo spreek je je directe collega’s logischerwijs over werkgerelateerde zaken. Niet-directe collega’s daarentegen loop je niet meer tegen het lijf wanneer je koffie haalt of een broodje eet tijdens de lunch.

Minimaal één keer per week sprak ik al mijn directe collega’s in groepsverband in de wekelijkse teamsessie die via een video verbinding werd gehouden. Daarnaast maakt ons team gebruik van het eerder genoemde Campfire voor een combinatie van luchtige en werkgerelateerde gesprekken. Een klein aantal collega’s is echter minder actief op ons Campfire.

Collega's komen op de Campfire omgeving om te discussieren en voor de minder werkgerelateerde koffie-apparaat-praat.

Collega’s komen op de Campfire omgeving om te discussiëren en voor de minder werkgerelateerde koffie-apparaat-praat.

Ondanks deze wekelijkse sessie om een vinger aan de pols te houden en de beschikbare middelen ervaart een aantal collega’s (zowel binnen als buiten mijn team) een drempel bij het zoeken van contact. Deze drempel is niet van technische aard maar ligt bij de mindset van medewerkers. Dit concludeerde ik in m’n blogpost over de drempel om samen te werken. Het volstaat voor een medewerker bij Tam Tam namelijk om te klikken op de naam van een collega om een gesprek en/of video call tot stand te brengen.

Een aantal collega’s daarentegen had duidelijk minder moeite met de aangepaste vorm van samenwerken. In de derde week van m’n experiment gaf collega Thijs Weenk aan dat hij werkelijk dacht dat hij me die week nog in het echt gesproken had. Dat was niet het geval. We hadden elkaar een aantal keer per week gesproken via live meetings, video calls of gewoon de telefoon. Zelf heb ik ook het idee dat ik Thijs alleen maar vaker en intensiever spreek sinds ik niet meer op Tam Tam kom. Met andere collega’s werk ik in een aantal projecten samen daardoor is het contact met hen dan ook bijna dagelijks.

Via een Communicator gesprek met voice en video overleg.

Via een Communicator gesprek met voice en video overleg.

Conclusies

Wellicht de belangrijkste, overall conclusie die ik trek is dat het op afstand samenwerken vaker wel werkt dan niet. Verreweg de meeste tijd heb ik prima kunnen werken. Er zijn natuurlijk eenvoudige praktische ‘problemen’ als:

  • De dag voor m’n experiment brak een toets van m’n laptoptoetsenbord af. Omdat ik niet op kantoor zou komen heb ik hier een maand op moeten wachten voor ik een nieuw toetsenbord kreeg.
  • Als je grote aantallen handouts moet printen voor een presentatie/training doe je dit niet snel thuis. Een copy-shop biedt natuurlijk een prima oplossing.

Dit soort ‘problemen’ zul je niet ervaren wanneer je evenwichtiger omgaat met het bepalen van de tijd, plaats en manier van werken. Je besluit dan immers om gewoon langs kantoor te gaan.

[vimeo]http://vimeo.com/4371933[/vimeo]

De drempel

Ik heb gemerkt dat een aantal collega’s een drempel ervaart bij het samenwerken over afstand. Zoals ik al aangaf volstaat het aanklikken van een naam op je scherm binnen Tam Tam al om een videogesprek te starten of om een audioverbinding open te zetten. De techniek is hierbij dus amper een drempel. Ik stel dus dat de mindset van de medewerkers de drempel is. Het zit nog niet zo ‘in hun systeem’.

Aan de ene kant is deze drempel fijn omdat je hierdoor minder interrupties hebt wanneer je aan het werk bent. Vanuit het perspectief van de organisatie is het hebben van een dergelijke drempel niet wenselijk. Zo kan de persoon die op afstand werkt, namelijk een essentiële rol hebben bij andere werkzaamheden waarvoor hij af en toe om advies gevraagd wordt. Je wilt de drempel dus wegnemen of in ieder geval verlagen.

Een van de mogelijkheden om de drempel weg te nemen is door een aantal enthousiastelingen binnen de organisatie de medewerkers langzaam te laten wennen aan de nieuwe manieren van werken. Deze enthousiastelingen laten zien hoe het werkt en proberen de andere medewerkers te overtuigen. Naarmate er meer medewerkers flexibeler omgaan met tijd, plaats en de manier waarop ze werken, wennen collega’s daar aan. Doordat medewerkers wennen, verandert hun mindset waardoor de drempel verlaagt. Meer over ‘de drempel’ vind je in m’n eerder genoemde blogpost.

Bewust communiceren

Bij het op afstand samenwerken worden medewerkers gedwongen worden om beter (vooraf) na te denken over communicatie. Zo kun je als projectleider het projectnieuws over de afdeling roepen, het op een online projectruimte plaatsen of het in de wekelijkse projectvoortgangsessie (inclusief video stream) benoemen. Alleen de laatste twee voorbeelden bereiken de gehele projectgroep.

Het komt er simpelweg op neer dat je meer nadenkt over welke vorm van communicatie past bij het doel dat je hebt. Als ‘rule of thumb’ gebruik ik onderstaand (gesimplificeerd) communicatiemiddel-overzicht.

'Rule of thumb' schema voor gebruik van communicatiemiddelen.

‘Rule of thumb’ schema voor gebruik van communicatiemiddelen.

Techniek is key

Een erg belangrijk onderdeel bij dit experiment was de techniek. Wanneer je je medewerkers volgens de principes van het nieuwe werken laat werken, moet je ze goed ondersteunen. Techniek is dan van levensbelang. Wanneer bij een videogesprek met 4 personen de techniek hapert, gaat er enorm veel tijd verloren. Dit is killing; zowel qua productiviteit als qua motivatie.

Binnen Tam Tam hebben we de middelen beschikbaar om op een efficiënte manier volgens die principes te werken. Daarnaast staat het medewerkers vrij om zelf betere oplossingen aan te dragen en te gebruiken. Op deze manier bleek niet de techniek de drempel te zijn voor het op afstand samenwerken. Het was de mindset bij (een aantal van) de medewerkers. Ik gaf eerder al aan dat ik verwacht dat deze mindset langzaam maar zeker meer ruimte krijgt, en de mogelijkheden en de manier waarop collega’s samenwerken daarmee veranderen.

The day after

Inmiddels is m’n experiment voorbij, maar m’n manier van werken is niet veel veranderd. Het is inmiddels donderdag en ik ben deze week nog maar één dag op Tam Tam geweest. Ik had een aantal besprekingen op kantoor, verder werk ik thuis, bij klanten of onderweg.

Ben je nog niet overtuigd door het nieuwe werken? Vraag jezelf dan eens af waarom je ’s morgens in de file staat, waarom je überhaupt op kantoor komt en hoe je efficiënter met je tijd om kunt gaan. Simpele zaken kunnen je helpen efficiënt te worden. Denk hierbij aan zaken als buiten de spits reizen, thuis geconcentreerd werken of een werkplek zoeken in de omgeving waar je bent in plaats van naar je werkplek te reizen. Bij dit laatste kunnen websites als werkplekzoeker.nl, brightspaces.nl en coworker.nl je helpen.

tam tam siteMeer informatie over het experiment vind je op m’n blog en op de Tam Tam website. Daar ben ik de eerste medewerker uit een lange serie die op de startpagina van Tam Tam gevolgd wordt, een initiatief om inzicht te geven in wat medewerkers bezig houdt.