Apps & Tools, Cases

Case study #socmedprak: dankzij social media een social event

  • Leestijd: 10 minuten

De term social media begint de hypetrekjes te verliezen en er wordt meer nagedacht over de verankering van de achterliggende attitudes binnen de organisatie. Tijd dat de early adopters tijdens een event een podium hebben om hun praktijkervaringen te delen: hoe zet je social media nu concreet in en wat valt er te leren? Dit artikel neemt je mee in de praktijk van de organisatie van het event Social media in de Praktijk, inclusief leermomenten, gebruikte online tools en de speciale opzet.

Een event ontstaan via social media

De ontstaansgeschiedenis van het event ‘Social Media in de Praktijk’ geeft gelijk de faciliterende kracht aan van social media om mensen met dezelfde interesse en enthousiasme iets te laten organiseren. Mariana Oud en ik kennen elkaar niet, en spreken elkaar niet tijdens een (eerder en ander) social media event waar wij toevallig allebei aanwezig zijn. Tijdens het event deelt Mariana via Twitter haar mening die vervolgens gebruikt wordt in een pittige blog, waarna we via Twitter een conversatie aangaan over hallelujaverhalen en échte praktijkinzichten.

In no-time ontstaat bij Mariana het idee voor een nieuw event, waarbij Ronald van den Hoff (o.a. auteur van Society 3.0 en directeur van Seats2Meet en Mindz) aangeeft te willen helpen. Dat door enthousiasme en het samenbrengen van de juiste mensen zo’n opzet snel kan gaan, kan je in deze storify teruglezen. Snel wordt een domeinnaam aangevraagd: misschien gaat dat event er namelijk wel echt komen!

Uitwerking van het idee: samen aan de slag

Online komt het idee dus in een stroomversnelling, offline kan de diepte worden opgezocht: tijdens een ouderwetse koffiesessie spreken Mariana en ik elkaar voor het eerst face-to-face. Ter kennismaking, en om te zien of onze ideeën echt overeenkomen en er genoeg tijd en enthousiasme is om het event te organiseren.

Dat tijdsaspect wordt wel even aangesneden (de eventorganisatie moeten we naast onze huidige functies doen), maar het loskomende enthousiasme zorgt er voor dat een nee eigenlijk geen optie is: met een veranderende netwerkmaatschappij moet er meer te delen zijn dan alleen maar de hallelujaverhalen. Het wordt tijd dat de early adopters hun verhaal vertellen om door die kennisdeling het onderwerp niet alleen te verdiepen, maar vooral ook op een hoger niveau te brengen: hoe werkt het nu echt in de praktijk en wat kunnen we daar van leren? Mariana heeft vooraf al het nodige denkwerk voor het concept gedaan wat betreft programma, sprekers en opzet. Ook de doelgroep van het event is duidelijk: professionals (zowel overheid als bedrijfsleven) die een ‘nieuwe’ wereld zien, social media in hun werk willen inzetten en op zoek zijn naar concrete handvatten.

Social Media in de Praktijk wordt de naam en al snel is de hashtag #socmedprak geboren (‘smpraktijk’ vonden we iets te dubieus ;-). In een notendop: geef praktijkmensen (géén adviseurs of verkopers) een podium op een event, pak het qua onderwerpen groots aan zodat mensen hun eigen programma kunnen samenstellen en zet het voor een schappelijke prijs neer: kennis delen en ervaringen opdoen is de focus, niet groot geld verdienen. In de woorden van Society 3.0: “het gaat er om wat ‘er uit gaat’ en niet om ‘wat er binnenkomt’.”

Om de daad bij het woord te voegen kiezen we voor een speciaal verdienmodel voor het event: tot een bepaald aantal bezoekers wordt gewerkt met een winstdeling onder de sprekers door middel van een verdeelsleutel. Gaan we dat aantal voorbij? Dan is het event een groot succes, en werken we met (hogere) vaste bedragen voor sprekers. Waarom dit idee? Om op die manier meer te denken vanuit een communitygedachte en er met elkaar een succes van te maken. Daarbij letten we uiteraard niet op de individuele promotie inzet van elke spreker: vertrouwen is de basis en we zijn allemaal professionals. Via die manier moet de kracht van de community het €0 budget voor marketing en PR compenseren. Een leuk voorbeeld is Eline Walda, die vooraf aan de bezoekers van haar workshop vraagt om mee te denken over de inhoud van die sessie via haar blog.

De kracht van het persoonlijke sociale netwerk

Is social media een vakgebied? Daar valt over te twijfelen. Feit is dat de verschillende kanalen en achterliggende attitudes invloed hebben op veel vakgebieden. Vanuit die gedachte wordt via Google Docs samengewerkt aan een werkdocument voor het event, inclusief een lijst van onderwerpen die tijdens de dag behandeld kunnen worden. Aan die onderwerpen moeten vervolgens sprekers worden gekoppeld.

Hoe krijg je de juiste sprekers aan boord die echt met de praktijk bezig zijn en dus aansluiten bij de filosofie van het event? Hier blijkt niet alleen de kracht van online netwerken, maar vooral de persoonlijke connecties die je als persoon hebt. Aangezien de praktijkfocus goed geborgd moet worden, werken Mariana en ik vanuit ons eigen netwerk en kiezen we onze eigen kanalen om relevante sprekers te benaderen. Deze insteek lijkt te werken, en al snel vult het programma zich in het Google document met zowel grote als kleine organisaties, overheden en communicatie- en marketingprofessionals, allen praktijkmensen op het gebied van social media.

Maar ook op andere vlakken blijkt maar weer de kracht van je netwerk: het logo wordt ontworpen door een bevriende designer in ruil voor event toegang, en de muziek achter de YouTube trailer komt voort uit een twitterconversatie. Maar ook dit artikel op Frankwatching illustreert de reciprociteit mooi. Het enthousiasmeren van mensen om een ticket te kopen komt ook nog veel voort uit de persoonlijke netwerken (gesprekken, e-mail, LinkedIn, etc.), maar uiteraard heeft bijvoorbeeld Twitter hierin ook een mooie hefboomfunctie.

De achterliggende organisatie: tools en meer

Voor zover de opstart van het event, hoe werkt dat dan in de praktijk? Hieronder een opsomming van de meest gebruikte tools die op de achtergrond worden ingezet. Misschien zijn er andere alternatieven die je mist, het geeft in ieder geval aan dat je met gratis online tools al redelijk wat voor elkaar kan krijgen.

Website

  • Mindz ondersteunt het event door de algemene website en de event site functioneel neer te zetten, voor de content zorgen we zelf. Deze software biedt onder andere een sociaal netwerk functionaliteit, blogs, statische pagina’s, en een event inschrijfmodule. Omdat de ticketmodule nog niet gereed was ten tijde van de website lancering, is er een Facebook en LinkedIn event opgezet als ‘voorregistratie’, zodat geïnteresseerden met hun netwerk kunnen delen naar het event te (willen) gaan.
  • De website draait op een eigen domein, en de IMAP-functionaliteit van Gmail gebruiken we om op een eenvoudige manier gezamenlijk de e-mail bij te houden. Een paar slimme filters brengen wat overzicht, terwijl de browserplugin Rapportive sociale context biedt voor de e-mails die we ontvangen.
  • Het event is op verschillende relevante eventsites geplaatst, zoals hier op Frankwatching, Adformatie, eventbuzz, B2B contact, Evenementenkalender, en als event op Facebook en Linkedin.

Samenwerking

  • Google Docs blijkt ideaal te zijn om gezamenlijk aan teksten en ideeën te werken. Documenten kunnen gedeeld worden, bewerkt worden door meerdere mensen en in de zijbalk kunnen opmerkingen en reacties worden toegevoegd. Dit is veel efficiënter dan het continue rondsturen van aangepaste documenten én je kunt sneller kennis uitwisselen. We gebruiken het ook om de lijst met deelnemers en geïnteresseerden bij te houden, vervolgacties af te stemmen en de resultaten daarvan inzichtelijk te krijgen.
  • Een afgeschermde Yammer community is opgezet, waarin alle betrokkenen op de hoogte worden gehouden van (geplande) activiteiten rondom het event, om kennis uit te wisselen over de te geven workshops en tips te delen om het event beter onder de aandacht te brengen. Het loopt niet gigantisch storm (daarover later meer), maar er zijn al wel de nodige tips uitgewisseld die zeker nuttig zijn! Naast Yammer verloopt de communicatie met de sprekers ook per e-mail en Twitter.
  • Google+ Hangouts is als experiment ingezet om de tool te verkennen voor virtueel overleg met spraak en beeld.
  • De ‘ouderwetse’ e-mail en telefoon blijken nog steeds fijne media om onderling te communiceren.

Sociale netwerken

  • Twitter: het event is ontstaan via Twitter, onze doelgroep zit op Twitter en we houden van Twitter! Dat kanaal moest dus snel ingezet worden. Niet alleen om event updates te delen, maar ook om korte conversaties aan te gaan met de doelgroep en relevante artikelen te delen die aansluiten bij het onderwerp. We maken geen gebruik van een tool zoals Cotweet, omdat we er op deze schaal en met slechts twee gebruikers die veelvuldig onderweg zijn (nog) geen toegevoegde waarde in zien. Wel gebruiken we tijdens een reply onze initialen om aan te geven wie de tweet verstuurt. Daarnaast zijn er lijsten opgezet aan de hand van geïnteresseerden, deelnemers en sprekers, om op die manier wat meer gesegmenteerd te kunnen volgen en communiceren.
  • Bit.ly zorgt niet alleen voor het verkleinen van links, het biedt ook interessante statistieken én je kunt eenvoudig zien welke personen een tweet versturen met een link naar jouw website. Aan de hand daarvan kan je bijvoorbeeld contact opnemen met die persoon of meer informatie aanbieden. Tweetreach is daarnaast ook een handige tool om bereik inzichtelijk te krijgen.
  • Bufferapp wordt gebruikt om tweets over social media praktijkcases klaar te zetten en deze op regelmatige tijden automatisch te versturen (deze tijden zijn ook geanalyseerd door Crowdbooster). De praktijkcases worden o.a. geïnventariseerd door een paar gerichte Google Alerts aan te maken op bijvoorbeeld zoektermen als “social media case study”. Daarnaast putten we uit onze persoonlijke verzamelingen en tweets door Delicious en Instapaper te koppelen via de IFTTT tool.
  • Zoals al eerder vermeld: Linkedin en Facebook worden voornamelijk ingezet om bezoekers hun event deelname te delen met hun netwerk te delen, en om vanuit onze kant updates over het event te geven. We zijn wars van het pushen van een event onder verschillende Linkedin groepen, dus het is hoogstens naar voren gekomen op de persoonlijke profielen en tijdens inhoudelijke discussies waar het event relevant was en/of waar tips voor het event gevraagd werden (zoals de inzet van QR codes).

Monitoring

  • Tweetdeck zetten we in om Twitter realtime te monitoren. Door kolommen in te stellen aan de hand van relevante zoektermen willen we in ieder geval niets missen als er over het event wordt gepraat. Vervolgens kan dan worden ingespeeld op opmerkingen, vragen, suggesties of enthousiasme uiteraard.
  • Naast realtime Twitter monitoring, willen we ook graag bijhouden waar er nog meer over het event wordt gesproken. Er is geen budget voor (dure) software, dus is Google Reader ons gratis ‘monitoring dashboard’ door RSS feeds van verschillende tools samen te laten komen, zoals twunfollow, Topsy, socialmention en Google Alerts. Er zit soms een beetje overlap in de resultaten, maar liever dat dan dat we iets missen.
  • Nutshell mail levert per e-mail elke dag een samenvatting van alle activiteiten omtrent de social media accounts (Twitter, Linkedin, Facebook en Youtube)
  • dlvr.it koppelt verschillende kanalen aan elkaar. Zo kun je aan de hand van de RSS feed van een blog, de blogposts automatisch op je Facebook pagina doorzetten.

Leermomenten

Met bovenstaande verhaal heb ik geprobeerd via een praktijkcase te laten zien dat er veel mogelijk is om zonder een groot budget samen iets te organiseren, en om een idee te geven van wat voor gratis tools er allemaal voorhanden zijn. Nu klinkt bovenstaande misschien ook als een social media hallelujaverhaal, iets wat we met het event juist willen ontlopen. Daarom deze laatste paragraaf met wat leermomenten:
  • Een event organiseren kost tijd, ook al is de insteek samen te werken en de kracht van social media te gebruiken. Deze interactieve kanalen faciliteren bereik, transparantie en binding, maar niet uit zichzelf: tijd, energie en creativiteit is nog altijd benodigd. Ze kunnen echter wel een hefboom zijn voor alles wat je er in stopt. In dit geval zorgt dat, in combinatie met het realtime karakter, voor redelijk wat extra werkdruk om de eventorganisatie ‘er naast te doen’.
  • Het is fijn om een betrokken partij te hebben met expertise in het organiseren van events. Doordat Seats2Meet al vrij snel ons wilde helpen zorgde dat voor minder zorgen en hoefden we minder kennis in te winnen op dit gebied.
  • Ga er niet vanuit dat je eigen enthousiasme en drive precies hetzelfde is als de andere betrokkenen: dat is geen realistische en eerlijke verwachting. Wij zaten vanaf het begin vol met enthousiasme en energie en geloofden volledig in het concept, maar je kunt natuurlijk niet verwachten dat iedereen datzelfde gevoel heeft of zal bereiken. Qua activiteiten op Yammer en het aantal verkochte tickets hebben we halverwege dan ook de verwachtingen wat moeten bijstellen. Het blijft desondanks lastig om redelijk objectieve verwachtingen neer te zetten als je zelf zo sterk betrokken bent.
  • Een divers team om het event op te zetten werkt heel prettig als de doelstelling en filosofie duidelijk zijn. Mariana en ik hadden de focus al vrij snel helder, en merkten tijdens het project dat we elkaar prima aanvulden. Door vanuit een duidelijke visie te werken, werden taken en idee-uitwerkingen op een natuurlijke manier verdeeld.
  • Het effectief opzetten van een buzz actie is nog best lastig, zeker als je geen marketingachtergrond en/of ervaring hierin hebt. Via een prijsvraag kon een ticket voor het event worden gewonnen nadat het publiek op de inzendingen had gestemd. Ook hier was er een kleine afwijking met onze verwachtingen: ‘voort wat hoort wat’ dachten we, voor een ticket zal toch wel wat animo zijn. Het effect bleek wat kleiner dan verwacht, waarschijnlijk gedeeltelijk omdat inzendingen niet met een druk op de knop verwerkt en getweet konden worden: het CMS ondersteunde een automatische twitterknop niet. Desondanks zijn we wel blij met de mooie creatieve inzendingen! In het kader van transparantie waren de uitslag en analyse van stemmen (na ontdubbelen aan de hand van ip-adressen) door iedereen te bekijken.
  • Achteraf gezien is de omschrijving van de doelgroep misschien te breed, waardoor we voor te veel mensen relevant proberen te zijn. Ondanks dat het brede programma veel mensen kan aanspreken, is bijvoorbeeld aan onze Facebookpagina te zien dat de binding met een daar aanwezige doelgroep niet echt sterk is. Een volgende keer duidelijker een doelstelling aan koppelen is het devies.
  • Zorg dat je qua website en backoffice alles kloppend hebt voordat je de aandacht wilt opzoeken. Toen de website live ging, was er nog geen mogelijkheid om tickets te kopen. Technisch was dit nog niet gereed en dat is zonde: soms krijg je maar een keer de aandacht van mensen. Nu was er een tweede actie nodig om duidelijk te maken dat tickets besteld konden worden.
  • Maak het makkelijk voor bezoekers qua inschrijving. Inschrijven gebeurt op dit moment in twee stappen: aanmelden voor het event via de Mindz software, daarna het daadwerkelijke ticket kopen via een mijnwebwinkel omgeving. Niet alleen soms onduidelijk voor de bezoeker, ook qua administratie achter de schermen wat omslachtig. Volgende keer kiezen we dus voor een systeem die inschrijving en betaling in een afhandelt.
Dit artikel heeft hopelijk een waardevol kijkje in de keuken kunnen bieden hoe een event vanuit het niets wordt opgezet. Er is veel mogelijk met een goed persoonlijk netwerk en de inzet van social media, maar het blijft gewoon hard werken. Als er vragen en/of tips zijn dan verneem ik die graag hieronder! En natuurlijk hopelijk tot ziens op 27 oktober!