Nieuw systeem? De gefaseerde roll-out maakt je medewerkers blij [3 ideeën]

Over op eHRM, Office365 of Gmail. Het kan je zomaar gebeuren dat je in een werkweek anders moet gaan werken, omdat jouw organisatie een nieuw systeem heeft aangekocht. Maar krijgt iedereen ook de begeleiding die nodig is om aan dit nieuwe systeem te wennen? Te weinig, als je het mij vraagt. Daarom voor IT’ers, leidinggevenden en HR-medewerkers de nieuwste trend op het gebied van user onboarding: de gefaseerde roll-out.

Power to the people! Als Success Manager volg ik de trends op het gebied van introductie en onboarding van digitale tooling op de werkplek. En in mijn projecten pas ik deze toe. Zo ook de projectstrategie ‘gefaseerd uitrollen’. Het betekent dat we bij de lancering van een systeem niet langer alle functionaliteiten in één keer over de schutting gooien. De gebruiker krijgt zo de tijd om de mogelijkheden van het systeem te verkennen. Vaak zelfs op zijn eigen tempo.

Succesverzekerde strategie

Deze strategie heeft twee belangrijke voordelen: één voor je gebruikers en één voor het succes van het systeem. Als je features stap voor stap lanceert, kun je dieper ingaan op de werking van een nieuwe functionaliteit. Je hebt meer tijd voor vragen van gebruikers hierover en meer tijd om hen te helpen. Met een gefaseerde roll-out voorkom je ook dat de aandacht voor je product na lancering stilletjes wegebt. Met een langdurige campagne blijf je top of mind. Dit is al standaard in de Software as a Service(Saas)-business.

You spoke, we listened!

Met een pop-up introduceerde Google zo de Drive-feature Shared with me. Je krijgt deze te zien zodra je al een tijdje werkt met de opslag van Google. Logisch, want ze weten dat een gebruiker bij registratie eerst wil weten hoe hij een document kan toevoegen. De vraag hoe te delen, komt pas laten bij hem op. Vandaar de latere pop-up.

Canva.com, mega simpele graphic design-software (#aanrader), leidde mij door een beginnerschallenge met opdrachten toen ik mijn eerste design wilde maken. Kies een kleur, kies een hoed en zet hem op het aapje. Jawel…

Nog een voorbeeld van een gefaseerde introductie:

How would you feel if someone asking you questions didn’t listen to your answers?

Bam. Direct aandacht voor het mailtje dat Typeform, bouwer van de mooiste online surveys, mij twee weken na registratie stuurde om mij te verleiden de feature ‘Logic Jump’ uit te proberen. En aan de campagne en ondersteuning van Asana, een digitale takenlijst, kan ik een heel nieuw artikel wijden. Deze slimme SaaS-jongens werken al tijdens de realisatie van hun product aan de roadmap en een de campagne. En dat doe ik in mijn projecten ook steeds meer.

Zelf aan de slag met de gefaseerde roll-out?

Ben jij bezig met de introductie van een nieuw systeem voor je collega’s? Neem hier dan de tijd voor een gefaseerde roll-out. Ik verzeker je: de kans op succesvol gebruik zal zoveel toenemen! Belangrijk is daarbij dat je eerst goed kijkt naar de verschillende gebruikersdoelen en de volgordelijkheid ervan. Wat wil de gebruiker eerst doen en wanneer is hij klaar voor een volgende stap?

Een update plaatsen op een social intranet is gemakkelijk, maar het aanmaken van een nieuwe groep vraagt om meer informatie. Organiseer terugkerende lunch&learn-sessies met vrije inloop. Collega’s die nieuwsgierig zijn naar de werking van een nieuwe feature, kunnen hier gericht vragen stellen.

There’s a whole lot more to explore! Daarom hoor je dit jaar nog meer van mij over écht succesvolle IT- implementaties. Ken jij er misschien ook één?

Afbeelding intro met dank aan 123RF.