Digital business

Hoe digitale werkplekken wél werken: betrek IT & management

0

Iedere digitale werkplek draait uiteindelijk om de mensen. Maar bij veel organisaties die van een intranet naar een digitale werkplek bewegen, is IT een beslissende factor. Gek hè? Iedereen weet dat mensen het moeilijkste zijn om te veranderen, maar toch speelt IT de hoofdrol.

Wist je dat bij 72 procent van de organisaties de IT-afdeling de aankoopbeslissingen neemt over digitale werkplektechnologie? In dit artikel wil ik uitleggen waarom IT belangrijk is, maar nooit de hoofdrol mag spelen.

Ik was op bezoek bij Digital Workplace Day, een evenement van Dutch IT Channel. Ik besloot het evenement te bezoeken om te ontdekken hoe IT-managers denken over de digitale werkplek. Eerder schreef ik al over het evenement van Frankwatching rond de Digital Workspace, waar vooral communicatie- en informatiemanagers waren.

Waarom IT een grote rol speelt bij de digitale werkplek?

Laten we eerlijk zijn, de digitale werkplek is hip en intranet heeft een negatieve lading. Veel organisaties maakten na de opkomst van socialmediaplatformen een overstap van hun intranet naar sociale intranetten. En nu is het tijd voor de volgende stap. Dit zul je ook herkennen als je kijkt naar bekende intranet-ontwikkelaars die zichzelf omdopen tot digitale werkplekken. Maar waarom is de digitale werkplek dan zo hip?

Het zit voornamelijk in de wensen en verwachtingen van mensen. Wij, de jongere generatie, groeien op met Dropbox (ook aanwezig bij Digital Workplace Day om hun nieuwe workspace te tonen), werken samen via WhatsApp en zijn continu in staat om met elkaar te communiceren. Wij zijn niet gewend aan computers die vier minuten nodig hebben om op te starten, weten niet wat faxen of een netwerkschijf is en zijn al helemaal niet gewend aan de remote desktop.

Wat willen wij wel? Een enkele inlog tot al onze applicaties, niets hoeven te installeren of updaten (dat gaat op een mobiel ook automatisch), directe communicatie met collega’s en met zo’n groot IT-landschap ook graag alleen hetgeen wat wij persoonlijk nodig hebben. Je begrijpt het al, dit heeft impact op de IT. Daarom is het belangrijk IT-collega’s nauw te betrekken bij de overstap van een intranet naar een digital workspace.

Waarom werkt digitale transformatie niet?

Technologie lijkt zich steeds sneller te ontwikkelen. Mensen zijn moe als het over digitale transformatie gaat. Zelfs tijdens de Digital Workplace Day was een vraag uit het publiek of het nou eens een keer ophoudt met al die nieuwe oplossingen. Nee, is daarop het antwoord. Wat is dan het probleem? Hanns Köhler-Krüner, managing vice president bij Gartner (wereldwijds grootste onderzoeks- en adviesbureau in IT), vertelt dat het probleem niet de technologie is, maar dat het de mensen zijn.

Volgens een onderzoek van Gartner staan veel ondernemingen namelijk nog aan het begin van hun digitale transformatie. Hierbij is de grootste barrière voor verandering de cultuur in een organisatie (46%). Slechts 2 procent van de barrière komt vanuit de IT-afdeling. Met andere woorden, wij als communicatie- en informatiemanagers hebben nog een grote rol.

Hoe zorgen we dat mensen meegaan naar de digitale werkplek?

In een eerder artikel deelde ik al 5 stappen voor een soepele adoptie voor de digitale werkplek, maar hier wil ik graag een aanvulling op geven. Naast de directe praktische redenen voor het gebruiken van een digitale werkplek zijn er aanpassingen aan het beleid van jouw organisatie die mensen kunnen helpen groeien.

Uit de file, aan het werk

De eerste sessie van de dag ging over de vraag of het mogelijk is om het fileprobleem op te lossen vanuit IT en het cultuuraspect rond het nieuwe werken. Uitdefileaanhetwerk is een initiatief gestart door opiniemakers HP van Tilburg en Richard Bordes. Zij willen het aantal files terugdringen door mensen (en organisaties) te laten nadenken over fysiek of digitaal aanwezig zijn.

Uit het Mobiliteitsonderzoek Digitale Mobiliteit blijkt dat wanneer tijdens vakantieperiodes 20 procent van de mensen de weg verlaat, de files zijn opgelost. Michiel Alkemade van Smart Profile lichtte een onderdeel van het onderzoek uit: mensen uit de auto krijgen is erg moeilijk. Om die reden kijken organisaties naar alternatieven als deelauto’s, elektrische auto’s, ov-vergoedingen en fietsplannen. Maar er zijn nog meer kansen. Want waarom zou je met z’n allen om 17:05 aansluiten in de file, als een uur eerder of later je reistijd een half uur korter is?

Vijf vragen om te bespreken met het managementteam

  1. Hebben mensen in de organisatie de mogelijkheid om thuis te werken?
  2. Stimuleren we mensen om thuis te werken?
  3. Stimuleren we mensen om samen te werken op flexplekken?
  4. Hanteren we flexibele werktijden?
  5. Stimuleren we mensen om flexibel hun werktijden te bepalen?

Digital Workplace Day Gartner digitale werkplekken.

Wat willen jouw collega’s?

Ook in de andere sessies kwam het onderwerp thuiswerken en flexibele werktijden langs. Mensen willen graag vanuit huis werken, sterker nog een onderzoek van Gartner toont aan dat 50 procent de mogelijkheid wilt hebben om vanuit huis te werken.

Toch kwam er ook kritiek uit de zaal. Want hoe weet je of mensen die thuiswerken wel écht hun werk doen? De spreker op het podium ging er professioneel op in. Maar laten we even heel eerlijk zijn met z’n allen: wat voor manager ben je als je moet kijken hoe mensen aan het werk zijn? Het is 2019, er zijn genoeg functies waarin je echt niet hoeft toe te kijken hoe iemand werkt, er zijn zoveel andere meetinstrumenten die veel logischer zijn.

Zo vertelde Hanns Köhler-Krüner dat hij al vanaf 2006 niet meer op kantoor is geweest om te werken. Dat scheelt hem bijna 4 uur reistijd per dag. Zijn redenatie: waarom zou je altijd fysiek vergaderen, terwijl je ook vanaf je laptop of telefoon op ieder moment mensen aan de andere kant van de planeet kunt bereiken? Voor mij is hij één van de bewijzen dat het mogelijk is om als manager een team met twintig mensen aan te sturen – zonder fysiek aanwezig te zijn om te timen hoelang ze achter hun bureau zitten.

Veel mensen willen graag vanuit huis werken. En de verwachting is ook dat er steeds meer mensen dit willen. Een logische ontwikkeling, want er zijn steeds meer tweeverdieners, waardoor een balans creëren tussen privé en werk lastiger is. Werkgevers kunnen gelijkheid creëren door thuiswerken te stimuleren. Dat hoeft echt niet een hele week te zijn. Eén thuiswerkdag kan al helpen om een betere balans te krijgen, waardoor tweeverdieners eenvoudiger allebei fulltime kunnen werken.

Vijf vragen om te bespreken met het managementteam

  1. Zouden we het ziekteverzuim kunnen verlagen door flexibele werktijden en/of thuiswerkmogelijkheden?
  2. Monitoren en trainen we managers en leidinggevenden in het meten en aansturen op basis van data (in plaats van toekijken en vriendjespolitiek)?
  3. Hoeveel tijd gaat er verloren aan reizen naar fysieke afspraken?
  4. Welke type afspraken zouden ook digitaal kunnen?
  5. Is de digitale werkplek sterk genoeg om mensen op iedere locatie net zo productief, of zelfs productiever te laten werken?

Presentatie HP van Tilburg op de Digital Workplace Day.

Ondersteuning via de digitale werkplek

Naast een geschikte cultuur is het ook belangrijk om een sterke digitale werkplek te leveren. Een eenvoudig intranet met nieuws en daarnaast een remote desktop is misschien niet voldoende voor jouw medewerkers. Om die reden is het belangrijk om als communicatie-, HR- en IT-team samen te werken om de behoeften, wensen en benodigdheden in kaart te brengen.

Behalve dat de digitale werkplek op een eenvoudige manier toegang moet bieden tot alle applicaties, nieuws, sociale feeds en documenten, is het ook belangrijk dat er een menselijk aspect in zit. Niks is frustrerender dan een niet werkende IT-omgeving. IT-dienstverlener LogIn Consultants liet een digitale werkplek zien waarin automatisch video’s getoond worden op basis van de rechten en applicaties die een medewerker heeft. Daarnaast is het in de werkplek die zij toonden mogelijk om support chat te integreren. Zo kun je mensen die op diverse locaties werken, zoals zorgverleners of advocaten, direct ondersteunen. Daardoor kunnen zij zich focussen op hun kerntaken.

Een ander mooi voorbeeld kwam van IT-dienstverlener Axians. Zij toonden een adaptive workspace, een digitale werkplek die applicaties en informatie toont op basis van iemands rol, apparaat, locatie en browserkeuze. Daarnaast kun je in de werkplek het gebruik van applicaties meten. Hierdoor zijn organisaties in staat om te meten welke applicaties veel gebruikt worden en welke overbodig zijn. Daarnaast zijn organisaties in staat om te meten op welke dagen de applicaties gebruikt worden. Handig om te zien of dit verschilt op dagen dat mensen thuiswerken. In het kader van privacy raad ik overigens aan dit alleen op groepsniveau te analyseren.

Accepteer cookies

Cultuurwisseling of cultuur-oerknal?

Niet alle medewerkers bij de fietsenmaker om de hoek hebben een digitale werkplek nodig. Voor sommige beroepen is een digitale werkplek overbodig. Het is daarom ook belangrijk om te kijken of het in de cultuur van je bedrijf past. Sluiten het gedrag en de gewoontes van de mensen in jouw organisatie aan op digitaal werken of zijn daar nog eerst grote stappen voor nodig? Werken jullie al flexibel?

Het belangrijkste wat ik deze dag meekreeg is dat IT op een andere manier naar de digitale werkplek kijkt. Tijdens Frankwatchings Digital Workspace Even sprak ik veel communicatiemanagers, waarbij de focus vooral ligt op informatievoorziening en communicatiestimulatie tussen medewerkers. IT-managers leggen de focus meer op praktische zaken, zoals met één klik toegang tot applicaties, integreren van de bestaande technologie-investeringen en security.

Betrek de IT-manager bij je digital workspace journey. Nodig bijvoorbeeld naast communicatiebureaus ook eens een IT-dienstverlener gespecialiseerd in digitale werkplekken uit.

Om een nog betere alignement te krijgen kun je natuurlijk ook samen een event bezoeken, zodat jullie dezelfde informatie krijgen, een moment hebben om te sparren en inspiratie opdoen over digitale werkplekken. Creëer samen een werkplek waar de mensen blij van worden.