Digital business

De ultieme werkervaring begint met provoceren

0

Als de coronacrisis ons iets heeft geleerd, is het wel ons vermogen om een compleet nieuwe werkwijze te omarmen. Mensen die nooit hadden thuisgewerkt, willen nu niet meer anders. Deze pandemie heeft ons, gek genoeg, de regie gegeven om ons werk anders in te richten. En je tijd. Even lekker de hond uitlaten kan op jouw moment. Dit brengt meer verantwoordelijkheid mee en we zien ook direct de impact die het ‘nieuwe’ werken met zich meebrengt. Zonder dat we het in de gaten hadden, zijn we in de toekomst beland.

Ik weet niet hoe het jullie is vergaan, maar ik liep in het begin wel tegen oude gewoontes aan die thuis totaal niet inpasbaar waren (op kantoor waarschijnlijk ook niet 😉). Op kantoor printte ik best vaak notulen, memo’s of andere verslagen. De inkt van mijn printer thuis was al leeg voordat ik bij pagina tien kwam. Na de nodige weerstand en vele cartridges verder besloot ik dat het tijd was om die gewoonte te doorbreken. Stop met printen (tenzij echt niet anders kan) en lees het digitaal.

Hierna sneuvelden meerdere gewoontes en stopte ik ook met het krampachtig vasthouden aan ervaringen uit het verleden. Ik ben duidelijk op weg naar een betere werkervaring.

In het boek ‘Innoshock’ van Dirk Boe (affiliate) wordt via een transformatierad uitgelegd hoe je bij dé ultieme werkervaring komt. De schrijver wil met dit rad blootleggen waar het schuurt in een onderneming en waar gewoontes zijn vastgeroest. Als we aan alle segmenten draaien, kom je uiteindelijk bij de ultieme werkervaring uit.

We zijn door de crisis al flink uit onze comfortzone gekomen. Als we ook onze ervaringen uit het verleden kunnen loslaten dan is die ultieme werkervaring binnen handbereik.

Werkinhoud

We zeggen vaak: ‘je moet out-of-the-box denken’ terwijl ‘de box’ niet bestaat. Iedereen heeft zijn eigen box. Als je aan tien mensen vraagt wat democratie betekent, krijg je tien verschillende antwoorden. Iedereen heeft een andere opvoeding gehad, op andere scholen gezeten en we maken ook andere dingen mee. Dat maakt dat we door onze box de realiteit niet altijd waarnemen zoals het is, maar zoals wij het (willen) zien. Dan lijkt het bijna alsof onze manier van kijken de enige juiste is.

Af en toe je (roze) bril eens afzetten en met andermans glazen kijken, helpt je om los te komen van je eigen dominante waarneming en van je daardoor gevormde kijk op de wereld. Terugkijkend op de afgelopen acht maanden denk ik dat we allemaal wel een andere (wellicht tijdelijke) blik op de wereld hebben gekregen.

Een mooie techniek om los te komen van je eigen waarneming is provoceren en terugdenken.

Het is een techniek van Edward de Bono (geen familie van), creativiteitsexpert die de provocatietechniek bedacht om tot verrassende ideeën te komen (zijn woorden).

Stel, je wil van het vele vergaderen af (dit is al aardig gelukt tijdens de coronacrisis, maar denk vooruit). Stel dan eerst voor om alle vergaderingen af te schaffen. Natuurlijk is dat niet de oplossing, maar je daagt door het provoceren een ander uit om terug te denken tot een idee dat wel werkbaar is.

Een voorbeeld van provoceren

Een bedrijf stuurde op een vrijdagochtend alle medewerkers een mail met de boodschap dat ze de week nadien niet mochten vergaderen. Omdat ze er zo laat over communiceerden, hadden de medewerkers niet meer de tijd om hun vergaderingen opnieuw te plannen. De vergaderzalen gingen op slot en iedereen moest die week heel creatief uit de hoek komen om hun vergaderwerk op een andere manier te realiseren.

Tijdens het evalueren van het experiment bleek dat er selectiever werd gekeken naar de gastenlijst van een vergadering en sommige bijeenkomsten werden in zijn geheel afgeschaft. Het terugdenken resulteerde in het halveren van meetings in tijd of staand vergaderen. Zo kun je veel vaste patronen in je organisatie eens flink provoceren.

Dus kijk eens anders tegen je werkinhoud aan en provoceer, pas aan maar blijf veranderen. Om te veranderen hoef je niet te wachten op een seintje van je manager of CEO. Deze lessen zijn voor iedereen toepasbaar en het werkt ook nog eens aanstekelijk.

Werkvorm

Dit deel van het rad vraagt om het gebruik van het brein. De Boe vindt dat in klassieke organisaties de breinen van medewerkers vaak te weinig worden benut. Regels en controles zouden vervangen moeten worden door vertrouwen en loslaten.

Het motiveert altijd als je iets zelf mag doen, vraag dat maar een kind. Bovendien ontstaan creatieve ideeën niet altijd door keihard na te denken. Wist je dat die ideeën vaak onbewust ontstaan? Het onbewuste heeft een capaciteit die 200.000 keer groter is dan het bewuste. Het bewuste kan niet zoveel informatie vasthouden. Het onbewuste wel, en die bron boor je aan als je het rust geeft.

Hoe fijn is het als je in je werk de mogelijkheid hebt om je gedachten in je brein te laten rijpen? Door routinetaken af te wisselen met de wat moeilijkere taken creëer je al een moment voor je brein om die nieuwe ideeën te laten rijpen. Op voorwaarde dat je eerst er bewust over nadenkt. Gebruik je brein op een slimme manier. Dat betekent ook dat je niet overal snel op moet reageren.

Zeker in deze tijd is het verleidelijk om altijd snel op een mail te reageren. Niet doen! Een idee heeft tijd nodig om te rijpen en een antwoord op een mail soms ook. Een nachtje erover slapen haalt de scherpe kantjes van je commentaar af.

Evaluatie van het werk

Om te weten hoe je medewerkers presenteren en je klanten reageren moet je vooral observeren. De Boe wil dat we stoppen met het vergelijken van medewerkers, omdat het niet alleen frustratie oplevert maar ook afgunst. Kijk naar output en niet naar input.

Ook dat heeft het verplichte thuiswerk goed blootgelegd: de output. Niet alleen managers moeten observeren, ook werknemers worden uitgedaagd om te gaan mysteryshoppen bij bijvoorbeeld de concurrent of gewoon bij je eigen bedrijf. Vraag een klant eens of je hem mag interviewen en vraag dan niet naar de bekende weg. Ga de straat op, op zoek naar inspiratie. Je weet maar nooit waarmee je thuiskomt.

De werktijd

Natuurlijk is het niet bij elk bedrijf mogelijk om je eigen tijd in te delen, maar er zijn ook andere manieren om de werktijd voor mensen anders in te richten. Bijvoorbeeld door minder te vergaderen en minder mails rond te sturen. Hinderlijke onderbrekingen en/of inefficiënte tijdsbestedingen leiden tot tijdverlies. Die tijd kun je ook anders besteden.

Het werkmateriaal

Ons brein is als een spier die regelmatig oefening nodig heeft. Om je armspieren te trainen kun je gewichten gebruiken. Zo zijn er ook tools voor je brein. Het boek Innoshock geeft je legio tips om het brein te triggeren en in te zetten voor je organisatie. Maak eens een moodboard om ideeën meer vorm te geven of doe een taalspel om bij een betere tekst te komen. Het zijn geen open deuren maar andere manieren om tot een idee of werkwijze te komen.

Het werknetwerk

In het creatieve proces zijn er drie fases.

    1. Je begint met een probleem of uitdaging waar je oplossingen of ideeën voor zoekt.
    2. Dan ga je verbreden of divergeren: je bedenkt veel ideeën.
    3. Daarna ga je deze vernauwen tot je uiteindelijk uitkomt bij de ideeën die je realiseert.

Doe dit samen met je werknemers en besteed wat geld aan een goeie, onafhankelijke facilitator.

De werkomgeving

Hoe kun je innovatie permanent op je werkagenda zetten? Maak creativiteit belangrijk! Steun ideeën en maak er tijd voor. Daag werknemers uit, dat vergroot de betrokkenheid. Geef ze vertrouwen maar ook ruimte voor debat. Last but not least, laat ze risico’s nemen. En dat alles kan natuurlijk ook gewoon thuis. Of als iemand daar niet mee uit de voeten kan op een andere ‘werk’-plek.

De werkorganisatie

Zelfsturende teams of een adhoc-team. Durf je organisatie anders in te richten.

Het boek staat vol met tips voor anders en creatief denken en oude gewoontes en patronen dumpen. Denk aan het afschaffen van prikklokken (ja, die zijn er nog steeds), het afschaffen van beoordelingsgesprekken (halleluja), meer focus door kortere werktijden en de lijst wordt langer, of beter gezegd het rad. En, dat rad moet blijven draaien, schrijft de Boe.

Verandering gebeurt door mensen en laten die nou net niet graag veranderd worden. Ze veranderen wel als ze voordeel hebben bij de transformatie. – sluit de Boe af.

Na het lezen van het boek, of eigenlijk al tijdens het lezen, sta je te popelen om met zijn inzichten aan de slag te gaan. Het is geen rocket science maar wel toekomstproof. En die toekomst is al begonnen. Ik ben klaar voor die ultieme werkervaring.