Waarom mensen niet reageren op je mail of DM (en hoe je dat verandert)

Je hebt er werk van gemaakt: je bericht is persoonlijk, vriendelijk en drie keer gecontroleerd op spelfouten. Tevreden druk je op verzenden. En dan…helemaal niks. Logische conclusie: geen interesse of te druk. Maar er kan nog iets anders spelen: je bericht was simpelweg lastig om op te antwoorden.

Misschien moest de ontvanger nog te veel zelf bedenken: ‘Wat wil je precies van me?’, ‘Hoeveel tijd kost dit?’, ‘En waar zeg ik eigenlijk ja tegen?’ En voor je het weet, voelt een simpel antwoord als een taak die makkelijk wordt doorgeschoven naar ‘later’.

In dit artikel lees je hoe je dat denkwerk verkleint en zakelijke mails, InMails en DM’s makkelijker maakt om te beantwoorden. Zonder dat je berichten veranderen in: “Interesse? Antwoord met ‘ja’ of ‘nee’.”

Een duidelijk bericht is niet altijd makkelijk te beantwoorden

In een nieuwsbrief van LinkedIn-expert Richard van der Blom kwam ik de term answerability tegen. Die kon direct mijn marketingwoordenboek in. Dat klinkt misschien als een chic woord voor duidelijke communicatie, maar dat zit net wat anders.

Duidelijke communicatie helpt iemand je boodschap te begrijpen. Answerability gaat een stap verder: wat moet iemand na het lezen nog bedenken, afwegen of uitzoeken voordat die kan reageren?

Een bericht kan duidelijk geschreven en persoonlijk zijn, maar alsnog lastig te beantwoorden. Bijvoorbeeld omdat je drie vragen tegelijk stelt. Of omdat “een keer kennismaken” zowel een belletje van tien minuten als een halve middag met koffie en droge Marina-koek kan betekenen.

Waarom we moeilijke berichten bewaren voor ‘later’

Iedere dag komen er e-mails, LinkedIn-berichten, WhatsAppjes en andere notificaties binnen. Ons brein maakt daar razendsnel een selectie uit.

Makkelijk te beantwoorden? Doen we misschien meteen. Nog even iets opzoeken, een agenda trekken en een uitgebreide reactie formuleren? Dat komt later wel. En ‘later’ blijkt in de praktijk vaak het eindstation.

Dat heeft te maken met cognitieve belasting, oftewel cognitive load. Hoe meer informatie en keuzes ons brein moet verwerken, hoe meer moeite een taak kost en hoe sneller we die uitstellen.

Kijk eens naar deze InMail

Stel, je bent een recruiter en je stuurt een potentiële kandidaat dit bericht:

Hoi Peter, ik kwam je profiel tegen en vroeg me af of je openstaat voor een interessante uitdaging. Laat maar weten of je eens wilt sparren.

Kort en vriendelijk.. Niks mis mee, toch?

Nou, Peter moet nog wel even bedenken:

• Waarom benader je precies mij?
• Wat is die interessante uitdaging?
• Waar zeg ik eigenlijk ja tegen?

Peter wilde alleen even zijn LinkedIn-notificaties bekijken. Nu heeft hij huiswerk.

Vergelijk dat nu eens met deze versie:

Hoi Peter,

Ik zie dat je inmiddels vijf jaar ervaring hebt als Business Controller binnen de overheid. Voor een organisatie in Utrecht zoek ik een Senior Controller die het management adviseert en helpt de financiële sturing verder te ontwikkelen.

Heb je volgende week 15 minuten om te bespreken of dit interessant voor je kan zijn? Zo niet, dan hoor ik dat natuurlijk ook graag.

Peter ziet direct waarom hij wordt benaderd, waar de functie over gaat en hoeveel tijd een gesprek kost. Hij hoeft nog maar één keuze te maken: wil ik hier kort over praten?

Dat maakt reageren een stuk makkelijker.

Dit principe geldt natuurlijk niet alleen voor recruiters. Neem een intern bericht als:

Hi allemaal, we willen binnenkort de nieuwe contentplanning bespreken. Kunnen jullie laten weten wanneer jullie tijd hebben en of er nog onderwerpen zijn die we moeten meenemen?

Voor je kunt antwoorden, moet je je agenda openen, een moment bedenken én nadenken over onderwerpen. Dat kan makkelijker:

Ik plan graag een overleg van 30 minuten over de contentplanning. Mijn voorstel is donderdag 20 augustus om 10.00 uur. Laat uiterlijk dinsdag met ‘ja’ of ‘nee’ weten of dit past. Agendapunten kun je aan de uitnodiging toevoegen.

Zelfde verzoek, minder denkwerk.

Hoe maak je een bericht answerable?

Voordat je op verzenden klikt, kun je jouw bericht langs deze vijf vragen leggen:

1. Is direct duidelijk waarom ik deze persoon benader?

“Ik zag je profiel voorbijkomen” is persoonlijk, maar vertelt nog weinig. Benoem welke ervaring, interesse of eerdere ontmoeting relevant is voor je bericht. Zo weet de ontvanger meteen: dit bericht is echt voor mij bedoeld en niet voor mij en 84 anderen.

2. Welke ene beslissing vraag ik nu?

Wil je weten of iemand interesse heeft? Beschikbaar is? Akkoord gaat met een voorstel?

Kies één hoofdvraag.

Drie vragen in één bericht leveren misschien veel informatie op. Tenminste, als iemand de moed verzamelt om ze allemaal te beantwoorden. Vraag daarom alleen wat je op dat moment nodig hebt. De rest komt later.

3. Is duidelijk hoeveel tijd of moeite mijn voorstel kost?

“Zullen we binnenkort eens kennismaken?” klinkt vriendelijk, maar ook behoorlijk vaag.

“Heb je volgende week 15 minuten voor een telefonisch gesprek?” is overzichtelijker. De ontvanger weet wat je vraagt en kan sneller beoordelen of het past.

4. Weet de ontvanger hoe die kan reageren?

Eén hoofdvraag stellen en een duidelijke vervolgstap geven zijn twee verschillende dingen.

“Heb je interesse?” is een heldere vraag. Toch blijft onduidelijk wat iemand daarna moet doen. Zelf een moment voorstellen? Een afspraak inplannen? Eerst meer informatie opvragen?

Help de ontvanger een beetje. Hoe concreter de antwoordmogelijkheid, hoe minder iemand zelf hoeft te formuleren.

5. Mag het antwoord ook ‘nee’ zijn?

Deze tip voelt misschien tegenstrijdig. Je stuurt een bericht omdat je op een ‘ja’ hoopt. Waarom zou je dan zelf de nooduitgang aanwijzen?

Omdat ‘nee’ ook duidelijkheid geeft. Onderzoek naar psychologische reactantie laat bovendien zien dat expliciete keuzevrijheid weerstand tegen een verzoek kan verminderen. Een makkelijke ‘nee’ kan een bericht daardoor juist minder dwingend laten voelen.

Bij een eerste zakelijk contact kan deze zin goed werken: “Is dit niet relevant voor je? Ook helemaal prima, dan hoor ik dat graag.” Bij een urgente interne deadline is vrijblijvendheid natuurlijk minder handig. Dan mag je best duidelijk maken wanneer je antwoord nodig hebt.

Maak het ook weer niet té makkelijk

Nu kun je natuurlijk ieder bericht terugbrengen tot: “Interesse? Ja of nee?”
Super-answerable. Helaas ook behoorlijk ongezellig.

Mensen moeten nog steeds weten waarom een voorstel relevant is en met wie ze te maken hebben. Schrap dus geen informatie die nodig is om een goede keuze te maken. Haal vooral het onnodige denkwerk weg.

Een goed bericht geeft genoeg context om interesse te wekken en maakt de eerste stap overzichtelijk.

Nu jij:  wil je meer reacties? Bedenk hoeveel werk je de ontvanger geeft.

Pak je laatste onbeantwoorde mail, InMail of DM erbij en leg die nog eens langs de vijf vragen hierboven. Grote kans dat je direct ziet waar je het de ontvanger makkelijker kunt maken.

Pas je bericht aan en probeer het nog eens. Hopelijk hoor je dit keer geen krekels.