B1-teksten invoeren? Begin met overtuigen, niet met schrijven

B1-teksten schrijven. Dat het belangrijk is (en soms ook gewoon moet), begrijpen steeds meer organisaties. Van gemeenten tot basisscholen, van bibliotheken tot bedrijven: steeds meer organisaties gaan om. Toch klinkt B1-communiceren eenvoudiger dan het is.

Het probleem is niet de juiste taal kiezen, maar intern uitleggen waarom je dat doet en vasthouden aan die lijn. Overweeg je B1-teksten? Begin dan intern, voordat je het naar buiten uitdraagt.

B1 is voor veel organisaties geen vrijblijvende keuze. In wet- en regelgeving zoals het VN-verdrag Handicap en de European Accessibility Act wordt steeds vaker toegankelijke communicatie benoemd. Daar komt de maatschappelijke vraag om inclusievere communicatie nog bij. Begrijpelijk schrijven is dus geen luxe, maar voor veel organisaties een verplichting.

De winst is bovendien groot: schrijf je op B1, dan begrijpt de overgrote meerderheid van de Nederlanders je tekst, ook mensen zonder hoge opleiding. Sterker nog, ook hoger opgeleiden en professionals lezen meestal liever teksten op B1-niveau dan op het ingewikkelder C1-niveau.

Weerstand is een teken

“Ik heb gestudeerd, dat moet je wel terugzien in de tekst.” “Zo simpel heb ik dit zeker niet gezegd.” “Op deze manier staat het er wel heel eenvoudig.” Dit zijn geen verzonnen zinnen, maar woorden die ik in organisaties heb gehoord. Weerstand die je soms tegenkomt als je voor B1 kiest. Het gaat om mensen die de keuze voor dit taalniveau zelf niet maakten, er niet helemaal achter staan en tegen de koers ingaan.

Ik geef regelmatig workshops B1-schrijven. Wat ik daar merk: sommigen pakken het snel op, anderen vinden het lastig. En soms zit de moeite niet in de techniek, maar in het oneens zijn met de koers.

De grootste angst die ik tegenkom is dat een tekst te simplistisch wordt of Jip-en-Janneketaal bevat, waardoor je dommer overkomt of je lezer niet serieus neemt. Begrijpelijk, maar het klopt niet.

Eenvoudiger schrijven betekent niet dommer schrijven. Met een paar kleine ingrepen wordt een tekst al een stuk toegankelijker, en niet minder inhoudelijk. Zelf gebruik ik altijd het voorbeeld van de DWDD-colleges, waar de meest complexe onderwerpen toch heel toegankelijk in een uurtje overgebracht werden. Dat geeft aan dat iemand boven de stof staat en de vertaalslag naar de doelgroep kan maken. En dat komt dus juist slim over.

Natuurlijk kun je als organisatie denken: we gaan gewoon door met onze B1-koers. Maar in de praktijk zwichten organisaties vaak voor dit soort weerstand. En dan ontstaat een zwabberend B1-beleid. De ene keer wel, de andere keer niet. De brief van directeur A is niet B1, die van teamleider C wel.

Ik krijg geregeld de opdracht om B1 te schrijven en zie het in de praktijk toch opschuiven naar een ander niveau. Niet omdat de taal te moeilijk is, maar omdat er intern te weinig begrip is voor de koers, waardoor niemand voet bij stuk houdt.

Soms B1-schrijven, soms niet

Is het fout om als organisatie niet altijd B1 te schrijven? Nee, het kan een bewuste keuze zijn. Maar dan moet de drijfveer niet je interne voorkeur zijn, maar de doelgroep op wie je je richt.

Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om in interne communicatie B1 los te laten, maar richting gasten, patiënten of klanten wél te kiezen voor eenvoudig Nederlands. Het verschil zit in de bewuste afweging.

Hoe begin je intern?

Voordat je B1 naar buiten communiceert, maak je eerst een interne stap. Leg breed uit waarom je voor toegankelijk taalgebruik kiest. Kom met goede verhalen, voorbeelden en argumenten. Laat bij voorkeur een aantal van je gasten, klanten, cliënten of patiënten zelf aan het woord. Laat hen een van jullie moeilijkste brieven voorlezen en vertellen wat ze niet begrijpen.

Dat doet meer dan welk intern memo ook. Zo’n interne campagne om het belang van B1 te onderstrepen helpt je later enorm bij de implementatie. Je kunt ernaar terugverwijzen en het ook onderdeel maken van het onboardingspakket voor nieuwe medewerkers.

Zorg voor een rechte rug

Misschien wel het belangrijkste: houd als organisatie je rug recht, ook bij tegenwind. Een B1-koers kun je alleen stevig neerzetten als de communicatieafdeling of het managementteam koersvast is. En dat lukt niet zonder mandaat.

Zorg dus voor vertrouwen en een heldere opdracht vanuit de directie, zodat je de koers kunt vasthouden als er weerstand komt.

Zonder die ruggensteun verzandt elk goed voornemen in allerlei uitzonderingen, mitsen en maren.

B1-schrijven betekent iets voor iedereen

In veel organisaties schrijven verschillende mensen. Neem bijvoorbeeld een school. De een schrijft een brief aan ouders, de ander maakt de nieuwsbrief voor collega’s, een derde verzorgt de communicatie met leerlingen. En individuele docenten en mentoren communiceren vervolgens ook nog met ouders, leerlingen en elkaar. De communicatieafdeling of het managementteam een B1-workshop geven is dan niet genoeg om een organisatie écht B1 te laten communiceren.

Zorg liever voor bredere workshops, verdeeld over meerdere momenten per jaar, met praktijkvoorbeelden en huiswerk met echte praktijkopdrachten. De brieven die deze mensen toch al schrijven, schrijven ze dan onder begeleiding van een professional die thuis is in B1-niveau. Zo leren ze stap voor stap toegankelijker te communiceren en kunnen ze het meteen toepassen in de praktijk.

Klein beginnen, dan opschalen

Spannend? Begin dan met een klein project. Bijvoorbeeld die ene nieuwsbrief, en haal positieve reacties op. Gebruik die pilot als voorbeeldproject om het verder uit te rollen. Betrek er steeds meer collega’s bij, bijvoorbeeld door ze voor het project te interviewen of iets aan te laten leveren. Zo groeit het draagvlak vanzelf.

B1 in leven houden

Is het eenmaal gelukt om de organisatie grotendeels achter je B1-missie te krijgen, dan ben je er nog niet. Echt goed B1 blíjven schrijven is een opdracht op zich. Daarvoor moet je scherp blijven, met steekproeven in de communicatie die naar buiten gaat.

Zorg voor gezamenlijke kaders, bijvoorbeeld een checklist die iedereen hanteert. Zo blijft B1 geen eenmalig project, maar een manier van werken.

Tips om B1 te implementeren in je organisatie

Maak duidelijk voor wie je het doet. Breng de doelgroep tot leven en maak steeds de vertaalslag naar de lezer. Het gaat niet om jou, maar om de ander.

• Onderbouw waarom B1 belangrijk is met verhalen, voorbeelden en als het kan de stem van je doelgroep zelf.
• Neem de angst voor Jip-en-Janneketaal weg: eenvoudig is niet hetzelfde als simpel of dom.
• Regel mandaat vanuit de directie, zodat je een rechte rug kunt houden bij weerstand.
• Train breed en herhaal, betrek naast de communicatieafdeling ook andere afdelingen, en begeleid mensen bij hun eigen teksten.
• Begin klein met een voorbeeldproject en schaal van daaruit op.
• Houd B1 levend met steekproeven en een gedeelde checklist.