Columns, Onderzoek, Trends

Waarom is intranet zo simpel?

  • Leestijd: 2 minuten

Een intranet opzetten en uitrollen kan best ingewikkeld zijn. Onlangs heb ik daar een blogpost over geschreven. Maar moet het altijd zo moeilijk zijn? Kan het niet eenvoudiger? Volgens mij wel! In dit artikel daarom de andere kant van de medaille.

Laat ik vooropstellen dat ik mijn vorige post niet geschreven heb om te impliceren dat het ontwikkelen van een intranet onmogelijk of frustrerend is. Juist het feit dat het ingewikkeld is, maakt het boeiend. Dat neemt niet weg dat intranet ook wel moeilijker wordt gemaakt dan nodig is. Het kan best simpel zijn. Ik zal hieronder uitleggen waarom ik dat denk. En ik ben natuurlijk benieuwd wat je van mijn stelling vindt.

Wat is een intranet eigenlijk?

Een intranet uitrollen is meestal een heel karwei. Heel veel eisen moeten verzameld worden van verschillende mensen en rollen. En deze moeten allemaal in een intranetconcept gepropt worden. Vervolgens beginnen de bouw- en uitrolfases. Maar wat is een intranet eigenlijk? Het is een verzameling webpagina’s, die content bevatten, met onderlinge verbindingen; links. Soms worden er nog wat webapplicaties toegevoegd, bijvoorbeeld om mensen binnen de organisatie mee te vinden of een urendeclaratie te kunnen doen. Dit wordt, inderdaad, ook wel de digitale werkplek genoemd (of Digital Workplace).

Aan de kant voor medewerkers

Als dit zo is, waarom geven we deze functionaliteit, om interne webpagina’s te creëren, content te publiceren en verbindingen te maken niet gewoon aan de medewerkers? Eventueel met wat uitleg over de werking van webtechnologie erbij. Eigenlijk moet je hier niet teveel in de weg gaan staan. De enige mogelijke uitzondering is een eventuele centrale nieuwspagina.

Medewerkers zullen content publiceren als zij het nuttig vinden om het te borgen of te delen met anderen. Ze zullen links tussen pagina’s maken en tussen mensen en pagina’s. En ze lezen de content als zij het willen lezen en beslissen zelf wat nieuws is. Zij weten welke content ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen. En zo kun je nog wel even doorgaan.

Intranetpraktijk

Ik stel deze aanpak voor, omdat veel intranetonderzoek uitwijst dat medewerkers maar een klein aantal pagina’s van het intranet bezoeken. De meest bezochte pagina’s zijn de nieuwspagina, het ‘smoelenboek’ en het menu van het restaurant. Het intranet is dus vaak heel klein. Vervolgens is de rol van het intranetteam niet het intranet implementeren en beheren, maar het intranet te cultiveren en faciliteren, misschien ook nog hier en daar wat structuur aan te brengen, zoals Jane McConnell in deze post zegt. En daarnaast kan het intranetteam, samen met IT, intranetfunctionaliteit aanbieden en intranetapplicaties bouw als ze nodig zijn. Dat wil zeggen, als ze gevraagd worden door de medewerkers, maar niet door hen gebouwd kunnen worden. Het invullen van die rollen is juist het ingewikkelde stuk.

Wat vind je van deze aanpak? Is het te simpel?