Video, Apps & Tools, Cases

Na 11 jaar toch een kantoor: de wondere wereld van thuiswerken

0

Vorige maand hebben we ons kantoor in Utrecht geopend. We zijn niet verhuisd: we hebben het over ons allereerste kantoor. De afgelopen 11 jaar werkten we vanuit huis, in restaurants en bij Seats2Meet. Vooral ‘in de cloud’, dus. We beschouwden de chat als onze koffieautomaat, en Skype als ‘even bij een collega aanschuiven’. De wondere wereld van het thuiswerken: hoe gaat dat eraan toe? Welke tools raden we aan? En wat zijn de voor- en nadelen?

Thuiswerken, is dat praktisch?

Praktisch genoeg. We hebben 11 jaar met plezier en succes kunnen werken aan Frankwatching. Het werken op afstand of ‘werken in de cloud’ hebben we meestal niet als een barrière ervaren. Maar al na enkele weken op kantoor werken merken we dat een kantoor belangrijke voordelen kent. Niet dat alles beter is, nee, thuiswerken kent vele voordelen. En als je het slim inricht, lijkt het 11 jaar lang alsof je niets mist.

Even wat feitjes op een rij: we werken met een team van zo’n 18 collega’s. Eén collega werkt vanuit Duitsland, de rest werkt verspreid over Nederland. Tot voor kort waren er zelfs 3 collega’s die vanuit het buitenland voor Frankwatching werkten! We zagen elkaar, voordat we overgingen tot een kantoor, ongeveer één keer per maand ‘in het echt’.

Kijkje achter de schermen

In deze video krijg je een kijkje achter de schermen bij Frankwatching en zie je hoe we verschillende tools inzetten om online samen te werken.

Om deze video of embedded content te zien, moet je marketing cookies accepteren.

Hoe werken we al 11 jaar aan Frankwatching?

Sta je zelf voor de keuze tussen een ‘echt’ kantoor of een virtueel kantoor? Of kun je gewoon wat tips gebruiken bij het online (samen)werken? We hebben het zo aangepakt:

Google Apps for Business

Deze ‘Google-omgeving’ geeft ons de basis die we als online organisatie nodig hebben: e-mail (Gmail), opslag van bestanden en data (Google Drive), een al dan niet gedeelde agenda (Google Calendar) en last but not least Google Docs. Die laatste is wat ons betreft een volwaardig alternatief voor Microsoft Google-DocsOffice.

Google Docs

We zitten er de hele dag: hebben talloze planningen, maken er plannen, stellen briefings op, bedenken nieuwe formats en concepten, delen how to’s en hebben veel realtime rapportages. We delen er ook documenten en bestanden met onze trainers en zelfs klanten (voor het samenwerken met onze auteurs hebben we uiteraard WordPress).

Skype

Google biedt natuurlijk Google Hangouts. En dat werkt prima. Toch vinden we unaniem dat Skype stabieler is en net wat prettiger werkt. De belangrijkste reden om af en toe Google Hangouts te gebruiken was dat je daar ook gratis groepsgesprekken kon voeren (wel zo handig als je een meeting wilt organiseren) en op Skype niet. Maar inmiddels kan dat ook met Skype.

Chat

Spreekt misschien voor zich, maar we zijn zulke grootverbruikers dat we ‘m toch graag vermelden: de chatfunctie van Google. Niets is makkelijker en niets is sneller als je een korte vraag hebt of met een collega een één-tweetje doet. Zelfs groepsgesprekken kun je ermee starten, bijvoorbeeld om kort afspraken te maken met een paar collega’s.

En chat is niet alleen praktisch, het is ook gezellig. Want hoe heb je het anders over het afgelopen weekend, het aanstaande weekend of de series die je kijkt en hoe vet de laatste aflevering was? Met je status kun je ook een hoop duidelijk maken aan je collega’s, trouwens.

WhatsApp

Je zit niet altijd achter je computer of laptop. Je bent wel eens op klant- of toiletbezoek of rookt een sigaret op je balkon. Als we geen chatcontact meer hebben, dan schakelen we ‘gewoon’ over op WhatsApp. Dat gaat dan soms door tot in de kleine uurtjes. En dat is echt niet alleen omdat onze community dan ook nog actief is. 😉 Wordt het even iets té gezellig? Dan zet je de notificaties toch gewoon uit.

unnamed (6)

Yammer, Slack & Podio

Een intranet kan de samenwerking sterk verbeteren. Iedereen is van elkaars werk op de hoogte, kan bij elkaars bestanden en het is makkelijk om je ideeën te delen en elkaars ideeën aan te vullen. We hebben een aantal jaar een intranet gehad waartoe ook onze auteurs toegang hadden. Maar toegang stond niet gelijk aan gebruik en om die reden hebben we daar in 2013 de stekker uitgetrokken. Daarna hebben we proefgedraaid met verschillende samenwerkingstools.

Bij Frankwatching gebruiken we Yammer het meest als interne sociale netwerk. Om (persoonlijke) mijlpalen, complimenten en artikelen te delen. Kort maakten we een uitstapje naar de netwerken Podio, Google Discussiegroepen en Slack, omdat het er allemaal net iets gelikter uitziet en je automatisch rapportages kunt delen en andere informatiesystemen kunt integreren. Maar eerlijk is eerlijk, onderaan de streep merken we dat ook het gebruik van Yammer afneemt naarmate je elkaar vaker ‘in real life’ ziet of op Facebook, Instagram en Twitter volgt (en dat doen we vrijwel allemaal bij elkaar…!).

Seats2Meet & andere co-working locaties

Thuiswerken is heerlijk en Skype is een handige manier om te overleggen op afstand, maar elkaar echt kunnen zien is toch altijd fijner. Je kunt elkaar beter peilen, het is gemakkelijker om niet door elkaar heen te praten en het gaat allemaal net wat vloeiender. Daarom werkten we regelmatig samen bij co-working places als Seats2Meet (waar je trouwens nog steeds onze trainingen kunt volgen).

Productiviteitstools!

Als je op verschillende locaties werkt, is het extra belangrijk dat je overal inzicht hebt in je agenda en de projecten waar je aan werkt. Daarom zijn we groot fan van productiviteitstools die synchroniseren met zowel je smartphone en je laptop als je pc. Een kleine selectie:

Todoist

Todoist is een uitkomst voor teams die in Google Apps for Business werken. Een mailtje vertaal je met slechts één klik in een to do & reminder. Zo sla je twee vliegen in een klap: je voert je to do’s op tijd uit (collega blij) en je hoeft nooit meer te zoeken naar ‘dat ene mailtje’ in je overwoekerde inbox (jij blij). Je kunt je to do’s delen met collega’s en ze syncen bovendien probleemloos naar Google Calendar. Ideaal!

todoist

Todoist in actie.

Wunderlist

Wunderlist doet het zelfde als Todoist, het maakt je werkdag overzichtelijk doordat je gemakkelijk lijsten met taken kunt bijhouden. Fijn aan Wunderlist is dat het minimalistisch is vormgegeven en alle functies intuïtief werken: je kunt zo aan de slag met lijsten en taken aanmaken.

Je kunt taken aan specifieke dagen koppelen, maar je ook gewoon lijsten maken van dingen die je ooit nog eens wilt doen. Zo kun je Wunderlist als agenda gebruiken, maar ook als to-do-lijstje. De mappen (pas sinds kort beschikbaar) zorgen ervoor dat je lijsten en taken gemakkelijk kunt categoriseren.

Evernote

Evernote wordt wel eens beschreven als ‘Your brain, downloaded‘ en zo werkt het ook. Je kunt er alles in kwijt. Aantekeningen, plannen, gespreksverslagen, foto’s, foto’s van visitekaartjes (die worden automatisch in contacten omgezet), rekeningen, declaraties, foto’s, screenshots, alles kan er in. Met de dubbele beveiliging hoef je je geen zorgen te maken over je privé-aantekeningen in de cloud. En met mapjes, tags en de zoekfunctie houd je gemakkelijk overzicht.

Met Evernote Premium wordt tekst in foto’s en pdf’s doorzoekbaar, zie je automatisch ‘gerelateerde aantekeningen’, kun je aantekeningen maken en heb je nog meer ruimte.

pocketPocket

Je herkent ‘t waarschijnlijk wel: tijdens je rondje langs je favoriete blogs en nieuwssites binnen je vakgebied kom je van alles tegen, maar je hebt nooit de tijd om alles meteen te lezen. Dat is precies de reden dat Pocket zo handig is. Met één klik verplaats je een artikel naar je Pocket. Die kun je gebruiken als leesmap voor later (je verwijdert het artikel zodra je het hebt gelezen) of als archief (je laat alles staan en bouwt je eigen kennisbank op) of beide.

Ook fijn: de artikelen die je vanuit je pocket leest, lees je – als je dat wilt – binnen de omgeving van Pocket, waar je het lettertype, de lettergrootte en de achtergrond kunt aanpassen aan de manier waarop jij graag leest.

Thuiswerken kent veel voordelen…

Hoe fijn is het om thuis te werken?

Veel vrijheid

Vrijheid van muziek, uitslapen, tijd indelen, locatie, lunch, werkplekindeling. Veel vrijheid dus. Het is echt heerlijk om je wekker om 9 uur te kunnen zetten om in je slaapoutfit en met een uitgebreid ontbijtje je mail door te nemen, met je favoriete wakkerword-muziek op de achtergrond.

Je bepaalt je eigen werkritme

Het mooie is dat het ook helemaal anders kan. Je kunt ook om 7 uur opstaan, hardlopen, thuis douchen en dan om 8 uur aan de slag, in doodse stilte. Of je slaat je ontbijt over, gaat met je laptop op je balkon in de zon zitten en beperkt de muziek tot de vogels die je buiten hoort fluiten. Je kunt je werkdag dus in allerlei opzichten finetunen.

Je kunt megaproductief zijn

Ook is het fijn om megaproductief te kunnen zijn. Niemand die je stoort, dus je kunt jezelf in standje hyperfocus zetten en er in twee uur tijd vier uur werk doorheen jagen. Het alleen-zijn draagt dus bij aan een hogere productiviteit. En het werken op je eigen computer, je eigen beeldscherm(en), je eigen bureau, toetsenbord, mascotte en fotolijstjes voelt vertrouwd.

En we zouden bijna vergeten te vermelden hoe fijn het is om thuis te kunnen zijn voor dat pakketje dat wordt bezorgd, de was die je even tussendoor kunt doen en je kind, kat of hond die je wat extra aandacht kunt geven.

…maar ook nadelen

Klinkt als de perfecte situatie? Thuiswerken kent ook nadelen.

unnamed (7)Geen cruciale koffieautomaatgesprekken

Je bent veel alleen (niet iedereen vindt dat even prettig), dus hebt geen gezelligheid van collega’s om je heen. Vooral tijdens de lunch kan dat saai zijn, waardoor je de neiging kunt hebben dit soort pauzes over te slaan. Geen koffieautomaatgesprekken, geen gebak omdat er een collega jarig is en geen troostende hand op je schouder als je een stomme fout hebt gemaakt. 

Je bent minder op de hoogte van wat je collega’s doen

Bovendien ben je door het thuis werken minder op de hoogte van waar je collega’s mee bezig zijn. Daardoor vind je af en toe het wiel opnieuw uit en kun je soms minder goed of snel inspelen op initiatieven van collega’s. Het is daarom belangrijk om e-mail van je collega’s goed mee te lezen en af en toe aan te haken bij een Skype-gesprek.

Je hebt echt discipline nodig

Bovendien kan niet iedereen goed omgaan met al die vrijheid. Het vergt discipline. Dat werkt twee kanten op: discipline om te werken (zonder dat iemand je ‘in de gaten houdt’) en om te stoppen met werken (zonder dat collega’s om je heen dat doen). Bij Frankwatching zijn we die vrijheid gewend en kunnen we ermee omgaan. Maar het komt wel eens voor dat een nieuwe collega al snel afhaakt, omdat het alleen thuiswerken niet aan hem of haar besteed is.

Van 100% thuiswerken naar een keuze: ideaal

Natuurlijk is het niet zo zwart-wit. Wat een kantoor hebben zo ideaal maakt, is dat je de keuze hebt. Wil je ongestoord knallen aan je eigen project? Dan sluit je jezelf thuis op. Wil je sparren of overleggen, je idee tegen iemand aan houden of eens in een andere omgeving zitten, dan werk je een dagje op kantoor. Verandering van spijs doet eten.

Natuurlijk zijn we niet de enige organisatie die ervaring heeft met volledig online (samen)werken. Hoe pak jij dat aan? Heb je nog (tool)tips? Of kun je juist niet zonder kantoor?