Hoe draagt een slimme werkomgeving bij aan werknemersgeluk?

Onze geluksfactor op het werk wordt meer en meer bepaald door de inzet van technologie. Natuurlijk is het nog altijd zo dat het werk dat je doet en je collega’s bepalend zijn voor het plezier in je werk. Maar een nieuwe generatie professionals komt eraan. Dat zijn onze digital natives die overal en altijd met iedereen en alles wereldwijd verbonden zijn. En dat mag op het werk niet anders zijn. En wat is voor jou dan nog ‘op het werk’ als de traditionele werkplek geen plek meer is, maar dat wat je doet?

Dan wil je het liefst werken met je eigen favoriete computer. Of dat nu een laptop, tablet of smartphone is. De nieuwe generatie professionals weet heel goed wat wel en niet prettig werkt. En als het even kan, verwacht de medewerker van morgen dat je vanaf elk willekeurig device toegang hebt tot alle applicaties, data en persoonlijke gegevens die nodig zijn om je werk goed te doen.

Het lijkt zo vanzelfsprekend, maar toch is dit scenario voor veel organisaties nog een brug te ver. Sterker nog, veel IT-beheerders griezelen van het idee dat iedereen te pas en te onpas het kantoor binnenloopt met eigen laptop en vervolgens toegang wil tot alle bedrijfsapplicaties. Veiligheid, beheersbaarheid en beschikbaarheid van alle technologie zijn de grootste zorgenkindjes van een gemiddelde IT-manager. Allemaal leuk en aardig die vrijheid blijheid, maar wat als persoonlijke en/of bedrijfsgegevens op straat komen te liggen? Dan gaat de wijsvinger regelrecht naar de IT-afdeling.

Een slimme werkomgeving is op zijn toekomst voorbereid

Kortom, in een wereld waarin mobiel (samen)werken de standaard wordt, is het nog een hele kluif om dat zo te organiseren dat het ook veilig, slim en beheersbaar blijft. Bovendien moet de mobiele werkomgeving ook nog eens meebewegen met de nieuwste manieren van samenwerken. Dat kan vandaag via Skype for Business, Groups of Teams zijn. Maar wie weet, is dat morgen weer verouderd.

Bouw de slimme werkomgeving modulair op

Daarom is het advies een slimme werkomgeving modulair op te bouwen. Zo kun je voortdurend nieuwe functies toevoegen en verouderde functies afstoten waar nodig. Een slimme werkomgeving is gebaseerd op drie basisfuncties: informatie, communicatie en samenwerking. Het is zaak deze functies in te richten vanuit het perspectief van de gebruiker. Niet de technologie maar de gebruiker moet centraal staan. Hoe wil jouw medewerker geïnformeerd worden? Wat zijn de meest favoriete en effectieve manieren van communiceren? En hoe willen jouw collega’s succesvol samenwerken? Welke tools hebben ze daarbij nodig?

Het mag niet zo zijn dat medewerkers eindeloos moeten zoeken naar informatie. Zij moeten direct toegang hebben tot de belangrijkste documenten, taken en afspraken. En het liefst is de omgeving volledig gepersonaliseerd ingericht waarbij navigeren door de brei aan gegevens en systemen een kinderspel is. Kortom, intuïtief navigeren is een vereiste. Dat doet de medewerker tenslotte ook in zijn Facebook-omgeving. Dus verwacht hij dat ook in zijn werkomgeving. Hij weet niet beter.

Daarom is het advies een slimme werkomgeving modulair op te bouwen. Zo kun je voortdurend nieuwe functies toevoegen en verouderde functies afstoten waar nodig.

Modulaire opbouw, 1 wachtwoord en een gepersonaliseerd platform

Zo’n slimme werkomgeving vraagt niet alleen om een modulaire opbouw. Het betekent eveneens dat alle bedrijfsapplicaties en informatie vanuit één portaal beschikbaar zijn vanaf elk willekeurig apparaat. Daarmee heb je niet langer verschillende inlogcodes of wachtwoorden nodig. Ik hoor nog teveel vrienden en familieleden klagen over de batterij aan wachtwoorden die ze moeten onthouden, of ergens op een notitieblokje hebben geschreven. Vrienden die werkzaam zijn bij de meest vooraanstaande banken, verzekeraars of zorginstellingen.

Mijn vriendin die in de zorg werkt, wordt hor en dol dat ze voor elk willekeurig digitaal formulier dat ze moet invullen weer een ander wachtwoord nodig heeft. Dus een andere belangrijke voorwaarde voor een slimme werkomgeving waar je zeker vrienden mee maakt, is de inzet van Single Sign On. Dat voorkomt veel frustratie. Of anders gezegd, dat maakt werknemersgeluk een stuk groter!

Beheersbaar, veilig én betaalbaar

Net zo goed als de medewerker zo zijn eigen wensen heeft, zal dat voor de IT-afdeling niet veel anders zijn. Maar nogmaals, het perspectief van de medewerker blijft leidend. Tegelijkertijd, we zeiden het al, moet alles wel veilig en beheersbaar blijven. Beheersbaarheid betekent eveneens betaalbaar houden. Een IT-manager moet overwegen om de werkomgeving zo in te richten dat hij inzicht heeft in het gebruik van de omgeving. Dan is een ‘pay-per-use-model’ een interessante overweging.

In een abonnementsvorm betaalt de IT-afdeling alleen voor het werkelijke gebruik van alle hard- en software die ingericht is in de slimme modulaire werkomgeving. Dat helpt de IT-afdeling ook bij het inzicht geven in hoe populair welke systemen al dan niet zijn. En het wordt een stuk makkelijker om kosten toe te rekenen aan bepaalde afdelingen of andere groepen gebruikers. In deze cloudomgeving kun je ook nog eens makkelijk op- en afschalen in capaciteit. Dus als er morgen in één keer een paar honderd medewerkers bijkomen, geen nood. In een abonnementsvorm is dat snel geregeld.

Beheersbaarheid betekent eveneens betaalbaar houden.

Een andere manier om alles betaalbaar te houden, is het inrichten van een selfservice portaal. Het kan niet zo zijn dat een medewerker naar de IT-servicedesk moet bellen voor het veranderen van een wachtwoord, omdat hij die vergeten is. Dat kost veel tijd die IT-professionals prima ergens anders voor kunnen gebruiken. En zoals we al zeiden, de medewerker van morgen kan prima uit de voeten in de digitale wereld. Hij weet vaak nog beter dan zijn IT-collega’s wat technisch allemaal wel en niet mogelijk is.

Een grote bijdrage aan werknemersgeluk

Dus zorg ervoor dat medewerkers zoveel mogelijk self supporting zijn via een selfservice portal waarmee ze bijvoorbeeld ook nieuwe functionaliteiten kunnen aanvragen.
Of je nu marketingmanager, HR-professional of IT’er bent, met de ontwikkeling van een slimme werkomgeving levert je een grote bijdrage aan werknemersgeluk! Inzet van de juiste technologie kan het verschil maken, maar is nooit een doel op zich. Blijf altijd denken vanuit gebruikersperspectief.