Digitoegankelijkheid? Lang woord voor een logisch doel

Een digitaal toegankelijke overheid voor iedereen. Klinkt logisch toch? Wettelijk gezien moeten overheidswebsites en -diensten sinds september 2020 voor iedereen digitaal toegankelijk zijn. Als (semi-)overheidsorganisatie mag je niemand uitsluiten van informatie of dienstverlening. Maar zo eenvoudig is dat nog niet. De meeste schrijvers of vormgevers kennen de randvoorwaarden per functioneel beperkte doelgroep niet. Een alert dus voor communicatieadviseurs.

Hoe richt je je content opnieuw in zodat deze voldoet aan een digitaal toegankelijke website?

Iedereen moet mee kunnen doen

Dat staat in het VN-verdrag (uit 2006) waar Nederland zich in 2016 bij aansloot. Iedereen met een beperking of chronische aandoening heeft recht op gelijke behandeling en moet mee kunnen doen.

Laat de cijfers even op je inwerken: een half miljoen mensen heeft een visuele beperking in Nederland. Hetzelfde aantal is slechthorend of doof. Dan zijn er nog 1.100.000 mensen met een verstandelijke beperking, die mogelijk wel baat hebben bij wat jij te vertellen hebt. Meer dan anderhalf miljoen mensen heeft een lichamelijke beperking, 800.000 mensen hebben dyslexie, anderhalf miljoen mensen zijn laaggeletterd. Al deze mensen kunnen zich pas verbinden met jouw zorgvuldig uitgedachte communicatie als deze digitaal toegankelijk is.

Wat betekent dit voor communicatieprofessionals?

Het is natuurlijk een noodzakelijke maar drastische verandering op het gebied van content en websites. Je kunt alleen digitaal toegankelijk zijn als websites, tools en (mobiele) applicaties zonder toetsenbord werken en geschikt zijn voor voorleestools. Dat deze toegankelijkheid nog niet vanzelfsprekend is, laat ook wel zien hoe ingewikkeld het is.

De rol van communicatieprofessional in de digitale toegankelijkheid is groot. Als communicatieprofessional houd je je altijd bezig met vertaalslagen en communicatievraagstukken. Je zorgt ervoor dat de informatie iedereen bereikt die je wilt bereiken. Maar je doet dit niet alleen. Voor een succesvolle aanpak kun je niet anders dan samenwerken met andere afdelingen en collega’s.

Een stappenplan

Verandering van A tot Z

Het is verleidelijk om in de nieuwe communicatieplannen de aanpak voor inclusief werken en digitale toegankelijkheid op te nemen. Dat is goed, alleen moet je dit keer ook terugkijken en om je heen. Want niet alleen nieuwe content, ook de bestaande content moet aangepast worden. Online, maar ook pdf’s die aan de websites gekoppeld zijn. Dit vraagt om andere, toekomstgerichte werkprocessen.

Hoe richt ik mijn content in?

Digitale toegankelijkheid gaat niet alleen over of iets voorleesbaar is door spraaksoftware. Ook kleurcontrast, gebruik van afbeeldingen en video’s met ondertiteling of transcriptie en het gebruik van duidelijke en begrijpelijke taal beïnvloeden de toegankelijkheid. Of wat dacht je van een prikkelarme versie van je website, voor adhd’ers? Een aantal tips:

1. Zorg ervoor dat digitale toegankelijkheid onderdeel is van het communicatieplan en de strategie;
2. Wees op de hoogte van alle eisen die gesteld worden aan digitale toegankelijkheid;
3. Digitale toegankelijkheid is niet alleen van jou: als communicatieprofessionals bepaal je waar het corporate communicatiebudget aan wordt besteed, maar input van álle divisies is nodig. Betrek managers en leg uit dat jullie als geheel de verantwoordelijkheid dragen om inclusief te werken. Zo zorg je dat alle neuzen dezelfde kant op staan.
4. Let op je budget, want soms betekent dit een investering.
5. Beslis aan het begin van een project welke vorm van communicatie ingezet wordt. Stel jezelf de vraag: ‘Welk format is geschikt en is dit format toegankelijk voor iedereen?’
6. Blijf testen. Toets tijdens de ontwerpfase van je website altijd de ervaring bij de doelgroep.
7. Houd feedbacksessies met zowel collega’s als gebruikers. Zo verbeter je niet alleen het proces, maar ook de communicatie-uiting. Daarnaast kun je in bijna elke grote gemeente gratis advies krijgen. Een andere gouden tip is Steffie. Dit is de landelijke organisatie die je zo’n beetje alles kan meegeven als het gaat om digitale toegankelijkheid. Zij werken met ervaringsdeskundigen.

Wat vinden communicatieprofessionals bij gemeenten?

Donya van Heezik, communicatieadviseur bij gemeente Dordrecht via USG MarCom: “In Dordrecht is digitoegankelijkheid verplicht. Het is onacceptabel wanneer inwoners onze informatie niet goed begrijpen. Van website teksten, socials tot aan bewonersbrieven; alles moet volledig leesbaar zijn. De ambitie van de gemeente Dordrecht is om de grootst mogelijke groep inwoners en ondernemers te bereiken. 95% van de Dordtenaren begrijpt taalniveau B1. Ook blijkt uit onderzoek dat 80% van de inwoners ‘begrijpelijk schrijven’ prettig vindt. Door begrijpelijk te schrijven bereikt de gemeente haar inwoners het best.”

Bij gemeente Doetinchem plaatst de webredactie sinds 1 januari 2023 alleen nog digitaal toegankelijke informatie op de website. Ook nemen ze het dienstverleningsproces onder de loep. Communicatieadviseur bij USG MarCom Eki Driessen: “Vanaf het begin is de website al digitaal toegankelijk. We geven uitleg aan alle teams en blijven herhalen. Dat laatste blijkt wel nodig om te zorgen dat het blijft leven!”

Freek Schuerman, adviseur bij Voorall: “Wij adviseren organisaties vanuit een subsidie van Gemeente Den Haag. De vaste groep van ervaringsdeskundigen bestaat uit NAH-ers, slechtzienden, laaggeletterden en mensen die weinig energie hebben door een chronische ziekte. Zij – en niet wij – hebben het laatste woord over de kwaliteit van digitale informatie. De belangrijkste les die ik geleerd heb, is om nooit aannames te doen. Contrast is bijvoorbeeld fijn voor slechtzienden en kleurenblinden, maar funest voor mensen met een Niet Aangeboren Hersenaandoening (NAH). Probeer je beleid dus niet in cement te gieten en weet uit welke mensen jouw doelgroep bestaat. Test dit vóórdat je je middelen gaat aanpassen.”

Hoe ga je slim te werk?

Ben jij een communicatieprofessional die hier tegenaan loopt? Geen zorgen! Hieronder enkele tips die je kunt meenemen wanneer je jouw content digitaal toegankelijk wil maken:

Schrijf actief
Gebruik actieve zinnen. Soms zijn passieve zinnen verleidelijk, aangezien ze vriendelijker klinken. Vermijd in ieder geval hulpwerkwoorden zoals zullen, moeten, kunnen en willen en vermijd de lijdende vorm.

Vermijd vakjargon & ambtenarentaal
“Kun je nu het best je taskforce agile opschalen? Of via een constante dialoog input ophalen bij het brede middenveld?” Personen buiten jouw organisatie begrijpen niets van deze taal. Houd hier dus altijd rekening mee en laat jargon weg.

Wie is je doelgroep?
Vraag jezelf af: Wie maken er deel uit van je doelgroep? Wat vinden zij prettig? Hoe digitaal vaardig zijn zij? Bedenk altijd eerst voor wie je schrijft. Doe geen aannames maar ga lekker op onderzoek uit. Is het voor academici? Lange zinnen en veel statistieken. Werk je bij een gemeente of overheidsinstantie? Maximaliseer je zinnen dan tot 12-15 woorden.

ALT-tekst
Voorzie afbeeldingen van alt-teksten. Zowel op websites, sociale media als pdf’s zijn deze teksten een must voor mensen met visuele beperkingen. Naast dat een alt-tekst helpt bij digitale toegankelijkheid, wordt de tekst weergegeven als je plaatje/foto niet laadt en draagt het bij aan je vindbaarheid in Google.

Kleurgebruik
Maak eventueel gebruik van een hoger kleurcontrast. Dat is belangrijk voor mensen met visuele beperkingen, maar ook voor mensen met dyslectie. De meest voorkomende vorm van kleurenblindheid is rood-groenkleurenblindheid. Gekleurde teksten zijn voor mensen met dyslectie slecht leesbaar, gebruik zwarte tekst op witte achtergrond. Maar let op, dit geldt juist niet voor NAH-lezers. Kijk daarom of je de weergavestand kunt aanpassen op je website. En vertel de informatie die je met kleur overbrengt ook in tekst.

Ondertiteling en transcripties
Zorg bij gebruik van video en/of audio voor ondertiteling en transcripties. Het is heel prettig als de ondertiteling synchroon loopt met de video. En hoe fijn is het als jouw podcast een breder publiek bereikt? Zorg voor een transcriptie van je podcast op een aparte pagina.

Afwegingskader
Maak een afwegingskader. Wanneer gebruik ik een pdf en wanneer niet? Bepaal welke content bijdraagt aan jouw communicatiedoelstellingen. Is de informatie onderhevig aan veranderingen of staat de informatie vast? Een website is eenvoudiger aan te passen en beter digitaal toegankelijk dan een pdf. Maar soms zijn er documenten die niet passen op een website, simpel omdat ze te veel informatie bevatten.