Zo vergroot je de kans op succes bij digitale adoptie

Zo vergroot je de kans op succes bij digitale adoptie

We zien het in de weerbarstige praktijk: medewerkers gaan niet vanzelf mee met veranderingen, ze zien soms niet het nut in van de verandering of blijven alsnog hangen in oude patronen. Hoe kunnen bedrijven deze obstakels overwinnen en de kansen van digitale innovaties maximaal benutten?

Continue innovatie is geen keuze meer, maar een noodzaak in moderne bedrijfsmodellen. Toch blijkt dit niet altijd succesvol, vaak door een kloof tussen technologie en de vaardigheden van medewerkers. Slechts 30% van alle digitale transformatieprojecten wereldwijd is succesvol. Om deze vaardigheden-kloof te overbruggen, zetten organisaties in op adoptieprojecten.

Digitale transformatie in 2024

2024 stond in het teken van snelle digitale transformatie. De opmars van artificial intelligence en de continue optimalisatie van IT-systemen zorgden voor een flinke toename van digitale veranderingen op de werkvloer. Hoewel deze ontwikkelingen veel kansen bieden voor verhoogde productiviteit, blijkt dat niet iedereen het tempo van deze veranderingen gemakkelijk kan bijbenen. Een onderzoek van Gartner toont aan dat 58% van de medewerkers moeite heeft om bij te blijven met nieuwe technologieën, wat leidt tot stress, weerstand en uiteindelijk minder betrokkenheid.

Dat is een probleem, want een succesvolle digitale transformatie valt of staat met de actieve betrokkenheid en het omarmen van de nieuwe technologie door alle medewerkers. Digitale tools voor operationele efficiëntie en cybersecurity zijn bijvoorbeeld essentieel, maar zonder brede adoptie blijven deze tools onderbenut. Wat ervoor kan zorgen dat je kwetsbaarder bent voor veligheidsgevaren en je organisatie niet voldoet aan wet- en regelgeving. Terwijl juist bij goede adoptie deze technologieën bijdragen aan een productievere werkplek.

Leiderschap als drijvende kracht in digitale adoptie

Het succes van digitale adoptie hangt voor een groot deel af van leiderschap. Leiders moeten zelf actief deelnemen: als een leider als boegbeeld van de digitale verandering wil fungeren, dan zorgt het ervoor dat medewerkers meer gemotiveerd zijn om ook zelf te veranderen. Onderzoek bevestigt dat 75% van de succesvolle transformatieprojecten actieve sponsorbetrokkenheid kent. Belangrijk is dat leiders de reden waarom zij achter het project staan aanstippen, wat ze van anderen verwachten en hoe ze zelf hun werkmethoden hebben aangepast.

Deze aanpak creëert vertrouwen, zorgt voor draagvlak en motiveert medewerkers om de nieuwe technologieën en processen te omarmen. Echt effectief wordt het wanneer leiders niet alleen de voordelen benadrukken, maar ook hun persoonlijke ervaringen delen. Door te laten zien waar ze zelf nog mee worstelen, bevorderen ze een cultuur van openheid. Medewerkers voelen zich hierdoor vrijer om hun eigen uitdagingen te bespreken, wat een meer ondersteunende en samenwerkende werksfeer stimuleert.

Voorkom een kloof binnen je organisatie

In veel organisaties is het enthousiasme voor digitale veranderingen beperkt tot een kleine groep medewerkers. De rest ziet de meerwaarde niet, houdt vast aan oude gewoontes, reageert negatief op nieuwe veranderingen of merkt niet eens dat er iets verandert.

Dit kan leiden tot een groeiende kloof. Early adopters pakken de nieuwe digitale werkwijzen op, terwijl de rest achterblijft. Het gevolg? Samenwerking en afstemming raken verstoord en frustraties lopen op. Adopters voelen zich vaak alleen verantwoordelijk voor de verandering, terwijl non-adopters zich buitengesloten of overweldigd voelen.

Deze kloof schaadt niet alleen de cohesie in de organisatie, maar kan ook de productiviteit en de voortgang van de digitale transformatie flink vertragen. Uit een wereldwijd onderzoek van McKinsey blijkt dat minder dan 30% van de digitale transformaties succesvol is, waarbij interne verdeeldheid een belangrijke faalfactor vormt. Als je trainingen beperkt tot een selecte groep, creëer je kennis-silo’s: slechts een klein aantal medewerkers beschikt over de benodigde digitale vaardigheden, terwijl de rest achterloopt.

Communicatie- en leermethoden op maat

Maar ook een one-size-fits-all aanpak werkt niet, vooral niet bij grotere afdelingen of organisaties. Communicatie- en leermethoden op maat leveren betere resultaten. Zorg dat je boodschap de juiste mensen bereikt en meet of deze aanslaat. Bied daarnaast alternatieve opties, zoals live trainingen, voor wie dat beter past. Zo houd je grip op het proces en haal je meer uit je budget.

Ook frameworks zoals ADKAR kunnen nuttig zijn, mits afgestemd op de cultuur en behoeften van jouw organisatie. Dit model wordt gebruikt om obstakels voor verandering te identificeren en op te lossen. Maar ook om te begeleiden hoe medewerkers door een transitie heen gaan en succes meetbaar te maken. Het is effectief voor zowel individuele als organisatiebrede veranderingen.

Digitale transformatie slaagt pas als modellen aansluiten bij de unieke waarden en prioriteiten van je medewerkers. Neem bijvoorbeeld autonomie in het werk: als medewerkers veel waarde hechten aan zelfstandigheid, zal een digitaal systeem dat taken controleert en beperkt, weerstand oproepen. Een oplossing die flexibiliteit biedt en autonomie ondersteunt, sluit beter aan bij hun behoeften en stimuleert ‘adoptie’. Dit vraagt om een bewuste investering in het begrijpen van je organisatiecultuur, zodat je veranderprocessen kunt ontwerpen die echt impact maken. Met die aanpak maak je de weg vrij voor een inclusieve en succesvolle digitale transformatie.

Medewerkers meenemen in digitale transformatie

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers openstaan voor digitale verandering? De eerste stap is hun aandacht trekken en ze nieuwsgierig te maken. Het geheim? Laat zien hoe deze veranderingen hun werk makkelijker, efficiënter en misschien zelfs leuker maken. Als medewerkers dit inzien, staan ze sneller open voor verandering.

De aandacht pakken van medewerkers draait om herkenning en relevantie. Laat concrete voordelen zien met voorbeelden die aansluiten bij hun dagelijkse werk. Of nog beter: geef het podium aan een collega die uit eigen ervaring kan vertellen over de voordelen van de digitale verandering in de praktijk.

Als bijvoorbeeld een collega uitlegt hoe hij een nieuwe functionaliteit gebruikt, kan dat anderen inspireren en handvatten geven voor het inzetten van de functionaliteit in de praktijk. Zorg ervoor dat de boodschap helder is en gebruik geen technisch jargon—de eenvoud en begrijpelijkheid van je taal maakt het verschil tussen overtuigen en afhaken.

Korte video’s

Een simpele maar effectieve aanpak is het maken van korte video’s waarin een collega de verandering uitlegt. Waarom is deze digitale verandering geïmplementeerd? Wat levert het op? Hoe begin je? Voeg schermopnamen toe om de nieuwe tools of processen te laten zien. Dit hoeft geen gelikte productie te zijn. Authentieke, informele video’s hebben vaak meer impact omdat ze herkenbaar en menselijk overkomen.

Een lastige partner in verandering

Het menselijk brein is een lastige partner in verandering. Volgens de ‘vergeetcurve’ van Ebbinghaus vergeten mensen 70% van nieuwe informatie binnen 24 uur. Dat kan oplopen tot 90% in een week tijd, tenzij deze informatie wordt herhaald. Daarom is herhaling bij veranderprocessen erg belangrijk. De ‘wave’-methodologie is een succesvolle aanpak. Dat is een veranderproces waarbij je informatie op maat in behapbare stappen aanbiedt en op het juiste moment herhaalt bij medewerkers.

Het zorgt ervoor dat medewerkers niet alleen de verandering beter begrijpen, maar ook onthouden wat belangrijk is. Combineer dit met reminders, follow-ups en praktische voorbeelden om de boodschap te versterken en iedere medewerker een leermiddel te bieden wat bij hem/haar past. Deze gelaagde aanpak doet meer dan alleen kennis vergroten. Het versterkt betrokkenheid, bouwt vertrouwen en verhoogt de kans op een succesvolle digitale transitie. Digitale adoptie gaat niet alleen over technologie, maar vooral over mensen. Hoe beter je hen begeleidt, hoe soepeler de overgang en hoe groter het resultaat voor jouw organisatie.

Een strategie afgestemd op behoeften

Een succesvolle digitale adoptie begint met inzicht in de huidige situatie van je organisatie. Welke digitale veranderingen staan er op de roadmap? Wat wordt er verwacht van medewerkers? Door dit scherp in kaart te brengen, leg je een stevige basis voor verdere stappen.

Digitale adoptie draait om meer dan alleen het introduceren van nieuwe tools of technologieën. Het vraagt om een strategie die doordacht, inclusief en afgestemd is op de behoeften van de organisatie. Actieve betrokkenheid van het leiderschap is daarbij onmisbaar. Zorg dat zowel adopters als non-adopters zich gehoord voelen en stem je communicatie af op de unieke cultuur van jouw organisatie.

Met een aanpak die aandacht geeft aan deze factoren, creëer je niet alleen meer draagvlak, maar vergroot je ook de kans op een soepele overgang naar nieuwe werkwijzen. Zo wordt digitale adoptie een strategisch succes in plaats van een lastige uitdaging.

Blog