Solliciteren? Pas op voor de automatische screening

Je hebt natuurlijk veel tijd gestoken in het schrijven van je curriculum vitae. Uiteindelijk ben je helemaal tevreden met het resultaat en verzend je deze naar een potentiële werkgever. Vervolgens belandt je cv binnen een honderdste seconde in de prullenbak, zonder dat er een mens naar gekeken heeft. Alle moeite voor niks!

Dit komt door het populaire Applicant Tracking System (ATS), een softwarepakket dat onder meer de eerste screening van sollicitanten uitvoert. Dat maakt het werk van de recruiter een stuk makkelijker. Dat er hierdoor soms perfecte kandidaten automatisch afgewezen worden, nemen bedrijven op de koop toe.

Hoeveel bedrijven maken gebruik van het Applicant Tracking System?

In Nederland zijn er wel 43 verschillende ATS-softwarepakketen beschikbaar. Hier maken bedrijven als Ahold, Deloitte, KPN, La Place, Vodafone, Randstad, Manpower, Tence Inzetbureau en nog vele andere gretig gebruik van.

In Amerika maakt al 90 procent van de grote bedrijven gebruik van het ATS. Van de Nederlandse situatie zijn nog geen cijfers bekend. Ik verwacht dat in de nabije toekomst (of zelfs nu al) het aantal Nederlandse bedrijven, dat gebruik maakt van het ATS, behoorlijk dicht bij deze 90 procent ligt.

Hoe kun je langs het Applicant Tracking System komen?

Om de aandacht van de recruiter te trekken, moet je dus eerst langs het ATS zien te komen. Je kunt nog wel de beste zijn, maar als dit je niet lukt, kom je geen stap dichter bij die baan. We gaan eerst kijken hoe het ATS werkt en hierna hoe je het ATS te slim af kunt zijn.

Hoe werkt het ATS?

1. Het ATS plukt jouw cv helemaal kaal en verdeelt je gegevens in de volgende vier onderdelen: opleiding, contactinformatie, competenties en werkervaring.
2. De recruiter voegt zijn/haar wensen toe betreffende de vacature zoals kernwoorden, jaren ervaring, opleiding en functienaam.
3. Vervolgens vergelijkt het ATS jouw gegevens met de ingevoerde wensen van de recruiter.
4. Het ATS maakt een match van best ‘scorende’ kandidaten, afhankelijk van de gelijkenis van jouw gegevens en de ingevoerde wensen van de recruiter.
5. De recruiter krijgt vervolgens de lijst met kandidaten die het beste matchen. De recruiter kan op elke naam klikken en ziet dan alleen de gegevens die het ATS geselecteerd heeft. Hierbij is jouw opmaak van je cv totaal verdwenen.

Zit je niet in de lijst met kandidaten die het beste matchen, dan ontvang je geen antwoord. Wijst het ATS je automatisch af, of geeft het ATS enkele automatische afwijsopties aan de recruiter, dan hoeft hij of zij er slechts op één te klikken.

10 tips om het Applicant Tracking System te slim af te zijn

Hieronder staan tien tips om je cv aan te passen aan het ATS. Hierdoor heb je een grotere kans om door het ATS geselecteerd te worden en dus onder de aandacht van de recruiter te komen. Maak het niet te gek, want uiteindelijk moet je cv alsnog goed leesbaar te zijn voor een mens.

1. Plaats geen kop- of voetteksten. Het ATS heeft geen idee wat het hier mee aan moet.
2. Gebruik Word en geen pdf. Het ATS leest Word-bestanden veel gemakkelijker waardoor de kans op fouten kleiner is. Tevens krijgt de recruiter uiteindelijk je cv gepresenteerd in de ATS-opmaak. Je prachtige pdf-opmaak is dus sowieso verloren. Creatieve functies zijn daarbij uitgezonderd, daarvoor geldt het advies voor een creatieve opmaak in pdf te blijven gaan.
3. Gebruik de juiste begrippen. Noem werkervaring gewoon werkervaring en niet ‘opgedane ervaring’. Ook gewenste competenties kun je terug latente komen in je cv. Deze begrippen kun je vaak uit de vacaturetekst halen. Bekijk ook de website van het bedrijf om in te kunnen schatten welke woorden belangrijk zijn in hun communicatie. Bedenk daarnaast welke woorden goed bij de functie passen. Bij een baan als secretaresse is bijvoorbeeld het woord accuraat heel belangrijk om in je cv te verwerken. Pas een dergelijk woord ook in verschillende vormen en synoniemen toe. Bijvoorbeeld nauwkeurig en nauwkeurigheid, zodat je zeker weet dat je de ingevoerde zoekcriteria van de recruiter matcht.
4. Maak geen taal- of spelfouten. Dit is sowieso een dooddoener, maar waar een mens nog overheen kan lezen, herkent een computer een woord niet als er een spelfout in zit.
5. Begin je werkervaring niet met datums. Om te zorgen dat het ATS je gegevens goed leest en importeert, moet je altijd beginnen met de naam van je (voormalig) werkgever, vervolgens de functienaam en hierna pas de datum(s) waarop je deze functie bekleed hebt. Je kunt hier eventueel een lijst maken met functienamen en hierachter de datums als je meerdere functies bij hetzelfde bedrijf bekleed hebt.
6. Voeg antwoorden op gevraagde punten toe. Alle punten die gevraagd worden in de vacatures moeten aan bod te komen in je cv.
7. Gebruik geen plaatjes. Deze kunnen het ATS overhoop halen.
8. Houd het overzichtelijk. Gebruik opsommingstekens in plaats van paragrafen.
9. Gebruik zowel het gehele woord als de afkorting. Dus beheers je de Nederlandse taal perfect, gebruik dan zowel Algemeen Beschaafd Nederlands als ABN.
10. Hoe meer tekst, hoe beter. Het ATS kijkt niet naar de lengte van je cv. Voorheen probeerde je alles nog op één pagina te proppen, nu kun je dit het beste op twee doen.

Als je bovenstaande tien tips toepast vergroot je de kans dat het ATS jou selecteert.

Heb je dan helemaal geen creativiteit meer nodig?

Als ervaren recruiter weet ik dat het aannemen van een sollicitant uiteindelijk een gevoelskwestie is. De functie-eisen moeten uiteraard overeenkomen, maar de persoonlijke ‘klik’ is de uiteindelijke doorslaggevende factor. Het vinden van deze klik begint al bij de schriftelijke communicatie, waar het cv een belangrijk onderdeel van is.

Zoals eerder aangegeven, adviseer ik je dus om het niet te gek te maken. Blijf bij je persoonlijke (creatieve) boodschap die je ook wilt uitstralen in je communicatie. Bedenk wel dat je de boodschap pas kunt overbrengen als de robot gepasseerd is.

Succes met het verslaan van de robot! Heb je nog tips? Deel ze dan hieronder.