Boekrecensies

3 basisregels om eindelijk af te rekenen met je volle inbox

0

E-mail is net onkruid, verzuchtte ik ooit op Twitter. Per mail die je verwijdert lijk je er drie terug te krijgen. En ben je onlangs op vakantie geweest, dan is er helemaal geen doorkomen aan. Gek word je ervan… maar is dat eigenlijk wel nodig?

Auteur Richard Wolfe belooft met zijn boek Speedmailen (aff.) eindelijk af te rekenen met een overvolle mailbox. Is die belofte terecht? Ik neem de proef op de som.

Versla het e-mailmonster voor eens en voor altijd

Wolfe laat in Speedmailen zien hoe je grip krijgt op je dagelijkse stroom aan e-mailberichten. Dit doet hij aan de hand van een praktisch stappenplan en basisregels, waarmee je snel en efficiënt je mail beheert. De uitgangspunten van speedmailen zijn eenvoudig en leunen sterk op het Getting Things Done-gedachtengoed van David Allen. Om e-mail sneller te verwerken  maak je vier actiemappen aan:

  1. Doen deze week
  2. Later/misschien
  3. Wachten op
  4. Agenda

Vervolgens maak je hooguit twee keer per dag je inbox leeg door mailtjes direct te beantwoorden, of ze te verplaatsen naar de juiste map. Gebruik je hiervoor sneltoetsen, dan gaat dit proces nog sneller. Controleer je tot slot elke week je actiemappen, dan weet je zeker dat je niets vergeet en houd je alles onder controle.

Is slechts twee keer per dag je e-mail bijwerken onmogelijk bij jouw werk? Richard Wolfe gelooft er niets van: “Als klanten en collega’s ons direct nodig hebben, grijpen ze wel naar de telefoon. Jouw klanten en collega’s hebben meer profijt van een toegenomen productiviteit, dan van een snel antwoord.”

Basisregels voor een lege inbox

Naast de vier actiemappen hanteert Wolfe drie basisregels voor een lege inbox.

  1. Leeg je inbox mail voor mail
  2. Kun je een mail in minder dan twee minuten beantwoorden? Doe het direct
  3. Controleer wekelijks je actiemappen

Nadat je e-mails definitief hebt afgehandeld, sla je ze op in een archiefmap, waar je ze later desgewenst via de zoekfunctie terugvindt. In een apart hoofdstuk geeft de auteur hiervoor slimme tips en leert hij je sneltoetsen. Zoek je bijvoorbeeld met een –teken, dan sluit je bepaalde zoektermen uit en verklein je het aantal resultaten.

Wat vind ik van Speedmailen?

Efficiënter met e-mail omgaan levert een hoop tijdwinst op. Puilt jouw inbox dagelijks uit en heb je nooit aan e-mailmanagement gedaan, dan zijn de lovende woorden op de voor- en achterflap wellicht terecht. Wolfe’s systeem is echter allerminst uniek.

De auteur voegt slim onderdelen uit Getting Things Done en efficiënter werken met sneltoetsen samen tot een gebruiksvriendelijk systeem. Op internet staan talloze tutorials die hetzelfde doen. Soms werken ze net even anders, maar de basisregels van Speedmailen passen op een bierviltje en een lijst met sneltoetsen print je zo uit.

Is Speedmailen daarmee een slecht boek? Zeker niet, en de verkoopprijs van €9,99 is ronduit sympathiek. In een afsluitend hoofdstuk laat de auteur je bovendien zien hoe je Speedmailen toepast in Gmail, Outlook, Apple Mail en op mobiele apparaten. Dat scheelt een hoop tijd.

Niet per se nodig, wel fijne hulp

Vind je het niet erg om zelf wat tijd te steken in het uitzoeken van sneltoetsen, het aanmaken van submappen en de principes van een lege Inbox? Dan is Google je vriend en ‘Speedmailen’ niet perse nodig. Zie je daarentegen nu al op tegen je eerste werkdag na de zomervakantie en kun je wel wat hulp gebruiken bij het beheren van je mail? Kijk dan je baas nog eens lief aan en maak eindelijk werk van  een lege inbox.

Over het boekspeedmailen

Titel: Speedmailen
Auteur: Richard Wolfe
Uitgever:
AnderZ
Jaar:
2017
Nummer: 
EAN: 9789462960589
Mediatype:
boek
Prijs:
€9,99
Bestellen:
via Managementboek (aff.)