10 AI- en blockchain-tools om nu in te zetten voor je event

Van AI tot blockchain, crypto en NFT’s, technologie heeft een enorme impact op de evenementenbranche. Het is ook bijna zonde om de veelheid aan handige, praktische en gave oplossingen niet in te zetten. In dit artikel deel ik mijn 10 favoriete AI- en blockchain-tools, die je gelijk kan inzetten voor jouw volgende event.

Na corona merk ik dat de eisen van zowel deelnemers als partners niet minder zijn geworden. De talloze apps die op de markt zijn, komen niet alleen tegemoet aan die toenemende eisen en verwachtingen, maar zorgen vaak ook voor het verbeteren van zowel de ervaring van de deelnemers, als de efficiëntie van de interne organisatie.

Leuker kunnen ze het maken en ook makkelijker. Met de snel stijgende kosten binnen de eventbranche en steeds grotere vraag naar personeel, kwam de veelheid aan platformen en apps die AI en blockchaintechnologie inzetten, als een welkome verrassing. Maar door de oneindige stroom aan whitepapers op LinkedIn en tools die worden aangeraden door collega-eventorganisatoren, weet ik soms niet waar ik moet beginnen met uitzoeken.

Rondom marketing zijn er gelukkig al allerlei goede artikelen hier op Frankwatching geschreven, over hoe je alles rondom het maken van marketingmaterialen, van nieuwsbrieven tot social posts, kan automatiseren. Voor de organisatie van events nog niet, dus deel ik een aantal tools waar ik zelfs positieve ervaringen mee heb.

1. Otter.ai / Fireflies.ai

Notulen maken van team-meetings is belangrijk om later te kunnen teruglezen wat er is besproken en besloten. Helaas merk ik dat niemand in het team echt zit te springen om te notuleren. Gelukkig kunnen Otter en Fireflies deze taak overnemen. Eventueel met een handmatige tekstuele edit aan het eind, zorgen ze voor een goed automatisch gegenereerd verslag.

2. Sched

Voor het plannen, promoten en uitvoeren van een event, kan Sched heel wat werk uit handen nemen door talloze automatiseringen. In de hele ‘klantreis’ van een event, kan het platform veel handwerk schelen door processen met behulp van AI slim te automatiseren. Vooral de automatische planningsfunctie voor het indelen van sessies is erg fijn en scheelt veel tijd!

3. Zoho

Er zijn oneindig veel CRM-pakketten op de markt, maar Zoho is echt specifiek gemaakt voor events met veel AI-functionaliteiten. Vooral allerlei slimme toepassingen rondom het stroomlijnen van zaken als ticketverkoop en het beheren van sponsoren en partners, scheelt heel veel werk.

4. GUTS

Waarom zou je een event ticket op de blockchain zetten? Omdat je daarmee ticketfraude en oneerlijke doorverkoop kan voorkomen. Jochem Meijer, Guus Meeuwis en allerlei grote congressen wereldwijd, maken al gebruik van deze Nederlandse oplossing. Je kan het eventueel uitbreiden met een optie om het ticket ook te combineren met een event NFT. Dit is een POAB, waar ik hier eerder over schreef.

5. OpenWater

Toen ik vroeger de TED-events organiseerde, kreeg ik makkelijk honderden aanvragen per jaar binnen van mensen die graag bij ons wilden komen spreken. Ook bij events die ik vandaag de dag organiseer, stroomt de mailbox vol met dit soort aanvragen. Je kan dit in mijn optiek dan ook beter gelijk duidelijk communiceren hoe je hiermee omgaat en met een tool als OpenWater ook meteen automatiseren. Het platform helpt met hele slimme AI, om op basis van jouw eigen filters, een selectie te maken. Handig voor als je nog sprekers ideeën nodig hebt!

6. Nifty

Ook al is het wat rustiger geworden op de NFT-markt, er is nog nooit zoveel ontwikkeling geweest op gebied van organisaties die de technologie adopteren en ze ook uitgeven.

Zelf geef ik ze ook op bepaalde events weg aan bezoekers. Vooral de events die over technologie gaan of een jong publiek trekt, zijn ze populair. Nifty is een heel fijn platform, waar je makkelijk een NFT-collectie kan maken en distribueren. Eventueel zoals events als Coachella ook doen, zelfs verkopen. Weer een mooie extra inkomstenbron!

7. Leto

Ook weer een AI-pareltje van Nederlandse makelij. Veel organisaties (zoals de Nederlandse ministeries) verbieden hun werknemers om ChatGPT te gebruiken, omdat ze bang zijn dat eigenaar OpenAI misbruik maakt / gaat maken van de data. Daar springt deze tool mooi op in, aangezien het enkel werkt met jouw eigen dataset. Je kan hier dus allerlei informatie over jouw event invoeren en het daarna aanbieden als een chatbot aan de bezoekers. Ik heb het laatst op een event met 700 bezoekers gecheckt en het werkte perfect!

8. KRED

Tasjes met pennen en pepermuntjes zijn uit, virtuele goodybags zijn in. Wil je dan gelijk opvallen, dan geef je jouw gasten een NFT-giftbag. NFT.KRED biedt deze dienst volledig aan als whitelabel.

9. Konduko

Data is macht. Vooral van bezoekers. Maar vooral ook van de doorlopende interacties. Iets waar ik van merk dat sponsoren / partners dit ook megainteressant vinden. Konduko brengt deze data samen en zorgt daarnaast voor talloze realtime analyses en zelfs voorspellingen. Als je dit goed inricht en je het ook tijdens een event strategisch gebruikt, dan kan het op allerlei vlakken het event echt naar een hoger level tillen.

10. ChatGPT

ChatGPT is al bekend, maar wordt in mijn optiek nog vaak niet goed gebruikt. Laatst tijdens een sessie met eventorganisatoren hoorde ik de meest prachtige voorbeelden over hoe collega’s ChatGPT inzetten voor bijvoorbeeld het ophalen van ideeën voor sprekers, locaties en sponsoren.

En daar zelfs ook al succesvol mee sponsoren hadden binnen gehaald, van het krijgen van een idee tot het laten schrijven van een goede e-mail en het maken van een ‘pitchdeck’. Denk ook aan het krijgen van ideeën voor de fotograaf om foto’s van te maken, een opzet te maken van surveys achteraf, vragen die je sprekers kan stellen op het podium en veel andere elementen op de dag zelf.

Enkele nadelen

Hoewel AI- en blockchain grote voordelen kunnen bieden voor evenementen, zijn er ook enkele potentiële nadelen die organisatoren in gedachten moeten houden. Het implementeren van sommige tools kan soms heel wat tijd en geld kosten. Ook het privacy-aspect moet je niet vergeten. Daarom is het belangrijk om van te voren goed te kijken wat voor gegevens je gebruikt of gaat gebruiken binnen het platvorm van de bezoekers en dit ook duidelijk te communiceren.

Ik zie echt geweldige voordelen van het gebruik van de verschillende AI- en blockchain platformen in de organisatie en uitvoering van een event. Van het personaliseren van een programma en content, tot realtime inzichten en reageren op vragen en verzoeken van gasten.

Met de verregaande data-analyses en voorspellingen kan een event een stuk efficiënter, beter, goedkoper en veiliger worden georganiseerd. En dat voor alle stakeholders: bezoekers, partners, sponsoren en de organisatie zelf. Doordat steeds meer oplossingen ook heel simpel in te richten zijn en je dus geen kennis hoeft te hebben van de technologieën, kan je je vooral gaan afvragen waarom je niet gelijk gaat kijken naar de mogelijkheden.