Strategie, Trends

Intranet maakt een comeback: dit zijn de trends van 2015

Intranet, ach het intranet. Enkele jaren geleden werd er nog lacherig over gedaan: dat is toch dat hopeloos verouderde, statische ding? Het speeltje van de afdeling Communicatie, wat ’s ochtends automatisch opstart en dat je zo snel mogelijk weer weg klikt? Volledig afgevuld met verouderde content (‘deze pagina is voor het laatst bewerkt in juli 2011’). Maar vinden wat je zoekt, ho maar! Nee, intranetten zijn niet altijd onverdeeld populair geweest.

Intranetten zijn terug!

Maar, er is goed nieuws! In de afgelopen jaren is er een behoorlijke toename in interesse voor intranetten. Dat komt onder meer door web 2.0-technieken, die binnen organisaties van toegevoegde waarde blijken te zijn. Nu wordt het snel mobiliseren van kennis en het reageren op veranderingen steeds belangrijker. Moderne intranetten bieden mogelijkheden om met elkaar samen te werken en (dankzij de toevoeging van social) te communiceren. Daarnaast is het design sterk verbeterd én is er een hele groep aan intranetprofessionals ontstaan. Het intranet is door de nieuwe mogelijkheden getransformeerd van een ‘zendplatform’ naar een echt ‘(samen)werkplatform’. Kortom, intranetten zijn helemaal terug!

In dit artikel deel ik graag enkele trends met je, die het intranet in 2015 nog meer op de kaart gaan zetten.

1. Integratie met HR-systemen

Het intranet wordt steeds meer (her)ontdekt door HR. Voorheen was een ‘integratie’ niet meer dan het plaatsen van wat links op het intranet naar documenten of naar een apart salarisportaal. Op de meeste intranetten kunnen medewerkers steeds meer HR-zaken zelf regelen. Het gaat dan niet alleen om zelf een profielfoto, ervaring of competenties toevoegen, maar ook om verlofaanvragen, reiskosten doorgeven en uren boeken. Hierdoor kan HR zich focussen op het aanbieden van meer innovatieve diensten.

Ik verwacht dat het intranet steeds nauwer geïntegreerd wordt in HR-systemen en -processen, waardoor er een betere ontsluiting is van beschikbare kennis en competenties binnen de organisatie. Hier vanuit kunnen ook persoonlijke ontwikkelplannen en de beoordelingscyclus worden gecombineerd met een social-functionaliteit of functionaliteiten voor e-learning.

Praktijkvoorbeeld: introductieprogramma op intranet NNE Pharmaplan

Tijdens de Intranet Innovation Awards 2014 kwamen leuke en innovatieve voorbeelden op HR-gebied voorbij. Eentje die ik jullie niet wil onthouden, is van de Deense organisatie NNE Pharmaplan.

NNE Pharmaplan (ongeveer 2000 medewerkers in 12 landen) heeft een introductieprogramma op het intranet beschikbaar gemaakt. Vanaf het ondertekenen van het arbeidscontract hebben nieuwe medewerkers toegang tot het intranet, dus voordat ze überhaupt hun eerste werkdag hebben. Op een game-achtige manier volbrengen nieuwe medewerkers verschillende missies, waarin ze de organisatie en hun nieuwe baan beter leren kennen.

nne pharmaplan intranet

Het intranet van NNE Pharmaplan.

De organisatie heeft dit gedaan vanuit de gedachte dat nieuwe medewerkers in bijvoorbeeld Maleisië dezelfde bagage zouden moeten hebben als nieuwe medewerkers in Denemarken. Daarnaast zijn het voornamelijk kenniswerkers die in dienst zijn bij de organisatie, die behoorlijk duur zijn om op te leiden.

Resultaten? Het intranet zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers beter geïnformeerd zijn en zelfs dat nieuwe medewerkers de organisatie minder snel verlaten. Recruitmentkosten zijn hierdoor gedaald. Daarnaast is de medewerkerstevredenheid toegenomen.

2. Integratie met primair proces

We zien het steeds meer, intranetten die onderdeel uitmaken van het primair proces. Social functionaliteit biedt een hele nieuwe manier om processen in te richten. Goed uitgevoerd levert het intranet hierdoor een wezenlijke bijdrage aan organisatiedoelstellingen. Bijvoorbeeld doordat het social intranet bijdraagt aan het sneller en efficiënter afhandelen van klantvragen.

Leuke bijvangst is dat je minder hoeft te pushen op participatie van medewerkers, want ze zullen het intranet móeten gebruiken om hun werk te kunnen doen.

Social Task Management woningcorporatie Accolade intranet

Social Task Management  bij het intranet van woningcorporatie Accolade.

Praktijkvoorbeeld: woningcorporatie Accolade implementeert social in primair proces

Ik heb ‘m al eens eerder beschreven (en zelfs aan meegewerkt), maar woningcorporatie Accolade heeft het gebruik van social tools helemaal geïntegreerd binnen het bedrijfsproces. De afdeling Klantenservice schiet de klantvragen die ze niet meteen zelf kunnen afhandelen (ongeveer 20%) vanuit hun klantcontactsoftware door naar andere teams op het social intranet. Automatisch worden workflow, notificaties en deadlines aangemaakt.

Met een microblog kan de klantvraag worden afgehandeld of kunnen andere collega’s eenvoudig om hulp worden gevraagd. Taken zijn zichtbaar voor iedereen binnen de organisatie. Met deze werkwijze draagt het gebruik van interne social media bij aan het efficiënter en sneller beantwoorden van klantvragen.

3. Intranet in ketensamenwerking

Ik denk dat een social intranet steeds vaker wordt ingezet ter ondersteuning van (keten)samenwerking, tussen bijvoorbeeld zorginstellingen en gemeenten. Door de verschuiving van AWBZ naar WMO moeten deze organisaties onderling steeds meer met elkaar samenwerken. Ook zien we bijvoorbeeld dat (thuis)zorginstellingen steeds vaker in zelfsturende teams gaan werken, waarbij ze nauwe samenwerking opzoeken met huisarts, apotheek, ziekenhuis, specialisten en andere zorgverleners.

De uitdaging wordt om verschillende organisaties een gezamenlijke plek te geven. Daar waar het de samenwerking ondersteunt, maar ook een gescheiden omgeving te bieden daar waar het wenselijk is. Cloudoplossingen als Azure helpen bij het geven van toegang voor externe gebruikers en het koppelen van meerdere afzonderlijke (social) intranetten.

4. Human Centered Design toegepast op het intranet

In navolging van het web, verwacht ik een toenemende aandacht voor usability op het intranet. Met de integratie van steeds meer processen, koppelingen en systemen, stijgt de complexiteit. Tegelijkertijd blijft gebruikersparticipatie één van de grootste uitdagingen.

Je wilt dus zoveel mogelijk relevante functionaliteit bieden aan gebruikers, maar wel zo eenvoudig en ‘aaibaar’ mogelijk. Hierbij kan Human Centered Design helpen. In de basis doorloop je met deze methodiek tijdens de (door)ontwikkeling van het intranet steeds deze stappen: gebruikersonderzoek, analyseren, prototyping en testen. Er zijn veel goede artikelen geschreven over Human Centered Design, dit is een goede om mee te beginnen.

Praktijkvoorbeeld: human centered design bij de universiteit van Liverpool

Een prachtig praktijkvoorbeeld is de universiteit van Liverpool. Uit je studententijd ken je het vast nog wel: de zoektocht naar een computer die nog vrij is. En dan ook nog het liefste twee naast elkaar zodat je met je studiegenoot kunt samenwerken.

Intranet app university liverpool

De universiteit van Liverpool begrijpt goed wat studenten echt nodig hebben.

Studenten van de universiteit van Liverpool klaagden altijd dat het zo lastig was om een vrije plek te vinden. De universiteit daarentegen had het idee dat er wel voldoende werkplekken beschikbaar waren, maar dat studenten ze niet wisten te vinden.

Ze verplaatsen zich – samen met een groep studenten – volledig in de eindgebruiker en realiseerden een handige app (dus geen traditioneel desktop-intranet, aangezien studenten die op zoek zijn naar een werkplek vermoedelijk niet achter een PC zitten ;-)) voor studenten, die op basis van GPS vrije werkplekken weergeeft. Op een kaart, of in een lijst. Daarnaast zijn er handige filteropties (bijvoorbeeld om twee beschikbare werkplekken naast elkaar te vinden) en is er gewoon ontzettend goed nagedacht over de user interface. Bewonderenswaardig is dat de eerste versie van de app is ontwikkeld in maar zes weken tijd.

5. Think big, act small

Een nieuw intranet neerzetten? Eerst was je voor je het wist een jaar verder voordat je een eerste versie had staan. Tegenwoordig bieden veel leveranciers in de markt ‘standaard’ intranetoplossingen, waarmee je in hele korte tijd al een nieuw, social intranet kunt realiseren.

Daarnaast zien we dat bij de ontwikkeling en doorontwikkeling van intranetten veel meer Agile wordt gewerkt. Door het telkens stapsgewijs uitbreiden en verbeteren van functionaliteit in korte iteraties, is de ontwikkeling beter te volgen door eindgebruikers. Ze kunnen wennen aan de nieuwe mogelijkheden en zijn vervolgens beter in staat om mee te denken over verdere doorontwikkeling. Ook bieden regelmatige en behapbare releases meer gelegenheid om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en voor innovatie.

Praktijkvoorbeeld: Continue doorontwikkeling bij SPIE-ICS

Technisch dienstverlener SPIE-ICS heeft sinds november 2014 een nieuw social intranet. Over de implementatie van de eerste fase deden ze een paar maanden. De plannen voor doorontwikkeling zijn groot. Zo willen zij kennis binnen de organisatie beter in kaart brengen door medewerkersprofielen 2.0 te introduceren. En klanten verder betrekken bij de business door hen toegang te geven tot het intranet. Dit alles gaan ze stap voor stap aanpakken. En het mooie is, er staat al een goede basis. Als hun wensen veranderen, houden ze de flexibiliteit om eerst andere zaken aan te pakken.

De comeback: heb jij in 2015 ook een innovatief intranet?

Wil je nog meer lezen over innovaties in intranetten? Ik heb zelf het rapport ‘Intranet Innovations 2014’ van Step Two Designs gelezen. Hierin staan veel screenshots en informatie van organisaties wereldwijd, die in 2014 een innovatie-award hebben gewonnen met hun intranet. Misschien kun je er goede tips uithalen voor de doorontwikkeling van jouw intranet in 2015. Of sta je er volgend jaar zelf in? 😉

Foto intro met dank aan Fotolia.


9
0
0
0
9