Betrokken bezoekers op een event: zo doet TEDx dat

Het is de frustratie van veel organisatoren. Heb je het hele jaar keihard gewerkt om een bijzonder programma op te zetten, kijk je de zaal in en zit iedereen naar zijn telefoon te staren. Is het programma toch niet interessant genoeg? Of gooit iedereen juist lovende woorden over de sprekers online? Hoe dan ook, het wordt een steeds grotere opgave om je publiek te blijven betrekken, want je gaat de strijd aan met alle e-mailnotificaties, Facebook-likes en vergeet Wordfeud niet. Gelukkig zijn er veel mogelijkheden om de aandacht te krijgen én te houden. Ik zet vijf succesvolle oplossingen op een rij

1. Stimuleer daten!

Als organisator probeer je een zo bijzonder mogelijk programma neer te zetten, terwijl veel bezoekers met name komen om te netwerken. Ze willen nieuwe mensen leren kennen uit ‘de industrie’ of zoeken naar onverwachte kruisbestuivingen. De meeste mensen zijn een beetje huiverig om zomaar op een wildvreemde af te stappen, maar gelukkig zijn er tegenwoordig veel mooie oplossingen die jou helpen een ‘event Tinder’ op te zetten.

Een simpel overzicht met alle deelnemers volstaat niet meer, maar er zijn goede apps die bezoekers keywords rondom vraag en aanbod laten invullen en op die manier zorgen voor een automatische matchmaking. Ik heb bijvoorbeeld met veel plezier gebruik gemaakt van Conversation Starter, die door collega’s van TEDx werd ontwikkeld. Maar ook bijvoorbeeld Shake-on en Networkapp zijn mooie voorbeelden van oplossingen om het netwerken te stimuleren.

2. Techniek

Er zijn verschrikkelijk veel technische oplossingen om bezoekers meer te betrekken bij een event. Een combinatie van Bluetooth en iBeacons of NFC/RIFD-chips zie je steeds vaker. Zo ook op de grote Global TED events. Door het toevoegen van een kleine chip (Beacon) aan de badge, kunnen allerlei persoonlijke push-notificaties worden verzonden. Bijvoorbeeld over het programma of de huidige locatie.

Het verrijken van een event met een virtual of augmented reality zorgt niet alleen voor het toevoegen van additionele contentlagen. Het vergaart ook op verschillende manieren interessante data. Data waarmee je kunt uitzoeken of het event in de ogen van de bezoeker ook echt een succes was en wat er voor de volgende editie kan worden verbeterd. TEDx past hiervoor ook op alle events een NPS-survey toe.

3. Speel een spelletje

Niks leuker dan een spelletje spelen met je bezoeker! Een zogenoemde scavenger hunt wordt hiervoor vaak ingezet. Bezoekers maken foto’s van bepaalde plekken op het event en taggen deze foto met de event-hashtag. Uiteraard wordt er dan ook een prijs uitgereikt aan de beste, leukste of meest creatieve foto.

Deze toevoeging aan onze verschillende events was waanzinnig op verschillende vlakken. Niet alleen werd de betrokkenheid van de bezoeker stukken hoger en was de algemene teneur beter, maar ook (en met name) steeg de exposure in een aantal gevallen met wel 300 procent!

4. Stimuleer communiceren

Voor veel evenementen stopt het communiceren vlak voor het event, en pakken ze het na het event weer op met een ‘leuk dat je er was’. Eeuwig zonde, aangezien verschillende communicatiemethoden op evenementen tot een bewezen sterkere betrokkenheid van de bezoekers leidt.

Ik heb de meest hilarische selfie boots voorbij zien komen, waar mensen graag mee op de foto gaan om de ‘FOMO’ te voorkomen (fear of missing out), gekoppeld aan een printer die de foto direct print als herinnering. Ook het opzetten van een social wall, een digitaal scherm met live alle socialmediaposts en updates over het programma, wordt altijd goed gewaardeerd.

Mijn tip: nodig socialmedia-influencers uit om de discussie nog meer te stimuleren en bepaalde onderdelen of sprekers nog meer onder de aandacht te brengen. Zorg wel voor een goede webcare tijdens het event. Steeds meer bezoekers geven feedback, die direct via de kanalen opgepakt moeten worden.

5. Intiem = subliem!

Een tijdje geleden was ik op een event totaal verdwaald in een massaal hallencomplex. De ergernis nam met de minuut toe en dat zorgde ervoor dat ik mijn aandacht voor het event helemaal kwijtraakte. Verschillende onderzoeken hebben aangetoond dat bezoekers zich veel meer betrokken voelen bij een event, als ze de mogelijkheid hebben om feedback te delen met andere deelnemers. Hoe groter de ruimte, hoe kleiner je de kans hierop maakt.

Kortom: hoe intiemer, hoe beter! En dat is makkelijker te realiseren dan je misschien denkt. Zo kunnen grotere ruimtes met tussenwanden worden opgeknipt in gedeelten voor bijvoorbeeld catering of een loungeplek. Als daar geen ruimte voor beschikbaar is, is het laten rondlopen van sprekers in het publiek een grote aanrader.