Digital business

Koester je concentratie, zo laat je je niet afleiden

0

Mij betrap je niet op het draaien van een wasje tijdens mijn werkuren, ook al staat mijn kantoor in de achtertuin. Toch bleek ik wel opeens de boodschappenlijst voor het zeilweekend te maken of eindeloos online te shoppen naar de perfecte memory stick. Terwijl ik eigenlijk die belangrijke offerte zou maken.

Ik ben niet de enige die het aantal afleiders niet goed inschat. Uit onderzoek blijkt dat het aantal onderbrekingen gemiddeld maar liefst 10 keer zo hoog is als we zelf denken. Die onderbrekingen zijn funest voor onze concentratie. Ze nemen ruim 2 uur per dag van onze tijd in beslag plus de tijd die we nodig hebben om weer geconcentreerd verder te kunnen werken.

Tel je afleiders

We schatten onszelf massaal verkeerd in. Er is maar één manier om er achter te komen hoe de werkelijkheid eruit ziet: hou eens een dag een lijst bij. En dan niet aan het einde van de dag een inschatting maken, want daar gaan we allemaal de mist in. Nee, echt iedere afleider die je tegenkomt opschrijven. Dan weet je hoe vaak jij je concentratie laat kapen door afleiders.

In het jaar dat ik experimenteerde om meer uit mijn eigen werkdag te halen – ik schreef er het boek Elke werkdag een topdag over – heb ik ook mijn afleiders bijgehouden. De enorme lijst die het gevolg was, vond ik best confronterend. Hij was vooral veel langer dan ik had gedacht. Ik was vaak met hele andere dingen bezig dan de taken die ik had ingeroosterd. En dat viel tegen, want eerlijk gezegd dacht ik dat ik me goed kon concentreren. Ik schreef vijf boeken en om die af te krijgen heb je best wat concentratie nodig, toch? In de praktijk bleek toch echt dat ik me mee liet slepen door een enorme hoeveelheid afleiders.

Concentratie lek onderbreking afleiders

Afleiders creëer je vaak zelf

Die collega die even binnen loopt, dat telefoontje dat je echt niet kan laten gaan… We hebben graag het idee dat allerlei zaken ons van buitenaf belagen waardoor we niet kunnen afmaken wat we zelf willen. Wat we vaak niet door hebben, is dat we in ongeveer de helft van de tijd onze afleiders zelf veroorzaken. En aan die afleiders kun je ook zelf wat doen.

multitasken

Hoe dresseer je je roze olifanten?

Hoe harder je probeert niet aan een roze olifant te denken, hoe vaker die roze olifant in je gedachten verschijnt. We hebben allemaal onze eigen roze olifanten: boodschappen die je nog moet halen, de vakantie die je nog moet regelen, het mailtje dat je nog wil beantwoorden. Zo lang het niet gedaan is, zweeft het rond in je hoofd en ondermijnt zo je concentratie.

Net als bij de roze olifant helpt het niet als je gewoon tegen jezelf zegt dat je er niet meer aan moet denken. Wat werkt wel?

Je taken toevertrouwen aan een extern geheugen, zodat je het jouwe ontlast. Dat externe geheugen kan best een old school notitieblokje zijn, maar inspreken in je telefoon of een app is ook prima. Hieronder bespreek ik 3 afleidingsstoppers, oftewel: tips om je concentratie te behouden.

Stopper 1. Gebruik extern geheugen

Je hoofd heeft net als je laptop maar een beperkte capaciteit. Het is zonde om je werkgeheugen in te zetten op zeurende taakjes die je nu toch niet wil doen. Een onderzoek van Roy Baumeister toont aan dat onafgemaakte zaken denkkracht kosten. Je hoeft niet alles meteen af te maken, je kunt je taken ook toevertrouwen aan een systeem waar je op vertrouwt.

Stop daarom alles wat in je opkomt en aandacht vraagt, zoals taken, nieuwe ideeën of de titel voor een blog dat je wil schrijven, direct in een extern geheugen. Dat kan een notitieblokje zijn, maar je kunt het ook inspreken op je telefoon of een taken-app gebruiken. Het maakt niet uit wat je gebruikt, zo lang jij het maar een veilige bewaarplaats vindt. Zorg wel dat je je externe geheugen regelmatig even doorloopt. Pas dan zul je er op durven vertrouwen.

Je vermogen om je te concentreren

Het lekken van je concentratie heeft niet altijd te maken met afleiders. Je aandacht ergens bij kunnen houden, ook als je niet gestoord wordt, is iets dat je kunt trainen door mindfulness en meditatie. Meditatie is een onderdeel van mindfulness. Mindfulness gaat over in het moment zijn. Niet piekeren over wat komt of wat geweest is. Het gaat over aandacht voor dit moment.

Je aandacht kun je zien als een spier en die spier kun je versterken door te trainen. Je hoeft er niet voor naar India en je hoeft er ook geen wierook voor aan te steken. Laat je dus vooral niet tegenhouden door het zweverige image. Onderzoek laat zien dat het je concentratie verbetert, zelfs al na één keer zeventien minuten oefenen. Zo’n effect is overigens wel tijdelijk. Lange, intensieve trainingen lijken je hersenen definitief te veranderen, zodat je je beter kunt concentreren. Er is nog wel nader onderzoek nodig om dit blijvende effect definitief te bewijzen.

Stopper 2. Train je aandachtsspier

Online zijn er veel apps die je kunt gebruiken om te mediteren of om aan mindfulness te doen. Een app heeft een groot voordeel boven een boek: je kunt rustig gaan zitten en luisteren naar een stem die je door de oefening heen praat. Je hoeft dan niet steeds een boek te pakken en de volgende stap te lezen. Voor mij maakt dat het oefenen makkelijker en fijner.

Enkele voorbeelden van mindfulness-apps zijn:

Ga écht iets doen

Pas wel op voor de grootste valkuil: je voornemen te gaan oefenen, maar toch steeds net iets anders doen.

Mindfulness isn’t difficult, we just need to remember to do it. – Sharon Salzberg

Hoe je mediteert, is niet heel ingewikkeld om uit te leggen. Maar het is wel heel pittig om er de discipline voor op te brengen als je druk bent.

Het lukt maar niet om op gang te komen

Met veel moeite is het je gelukt om een blok in je agenda te creëren om eindelijk te beginnen aan dat advies waarmee je hét verschil kunt maken. Je start je laptop op en kijkt naar je knipperende cursor, maar ineens lijkt alle inspiratie verdwenen. Eerst maar even je mail beantwoorden dan… En voor je het weet is je hele blok tijd verdampt.

Following-through is the only thing that separates dreamers from people that accomplish great things. – Gene Hayden

Stopper 3. Switch niet van taak, maar zoek je concentratie

Pak niet snel een andere, gemakkelijke taak op, maar ga in plaats daarvan op zoek naar je concentratie. Geef niet op, maar doe meer moeite om die klus waar je wellicht tegenop ziet op te pakken. Tony Crabbe geeft in zijn boek Nooit meer te druk een paar praktische handvatten hoe je dat zou kunnen doen. Ik noem er hier drie:

  1. Bekijk wat er al is. Zo kom je in de stemming en is het makkelijker om verder te gaan. Lees bijvoorbeeld wat je al schreef, of kijk de achtergrondinfo door die je al verzamelde.
  2. Ga een korte tijd aan de slag. Zo maak je een begin in plaats van de klus steeds maar uit te stellen. Hou jezelf voor dat het niet in één keer af hoeft.
  3. Bouw de druk voor jezelf op. Visualiseer voor jezelf eens wat er mis gaat als je je deadline niet haalt.

Is die mail echt urgent?

We houden onszelf graag voor de gek, en ik ben daar geen uitzondering op. Waarom denk je dat het aantal afleiders tien keer zo hoog is als we zelf denken? Omdat we sommige zaken liever niet onder ogen zien. Het is makkelijker om je te storten op je semi-urgente mail, dan om te moeten concluderen dat je twee uur beschikbaar had voor je vernieuwende advies, maar geen letter op papier hebt gezet.

Toch heeft het voordelen om wel eerlijk naar je concentratielekken te kijken: dan kun je ze ook effectief dichten.

Een jaar lang experimenteren leerde mij dat mijn focus helemaal niet zo top was als ik zelf dacht. Het goede nieuws was dat simpele maatregelen al een mooi effect hadden. Zo was er een hele praktische tip die maakte dat ik veel makkelijker aan de slag ging. Deze tip, voor mij een effectieve remedie tegen uitstelgedrag, voeg ik nog even toe als bonustip.

Bonustip: maak je taak niet af

Aan het einde van mijn werkdag snak ik naar het afvinken van een taak. Afstrepen doe ik nog altijd het liefste met een old school pen op papier. Heerlijk krassen en graag een lijst waarvan heel veel is afgevinkt. Het kostte me dan ook enig aanpassingsvermogen om een taak nu juist niet af te maken. Want dat was het advies: maak nu juist je taak niet af, maar eindig in het midden. Dan kun je als je het project weer oppakt zo op een rijdende trein stappen. Het is wel belangrijk dat je aan het einde van de dag even goed opschrijft waar je bent. En bij mij werkte dat prima, de volgende keer voelt als een vliegende start, je wordt zo je project weer ingetrokken.

Er zijn natuurlijk meer dingen die je kunt doen om je concentratie te verhogen. Het lijkt me fantastisch als je in de reacties kunt delen wat voor jou werkt.

Tot slot wens ik je tijdens je werkdag een niet lekkende, intensieve concentratie!