Quick Tips, Strategie

Slack als social intranet: 5 tips van Frankwatching

0

Online werken zit ingebakken in de bedrijfscultuur van Frankwatching. We weten niet beter: 11 jaar lang bestonden we zelfs zonder kantoor! Nog steeds werkt vrijwel iedereen regelmatig thuis of op een andere locatie. Maar dat betekent niet dat we de praatjes bij de koffieautomaat moeten missen: die hebben we ‘gewoon’ online, met de tool Slack. Dit zijn onze tips om Slack in te zetten als social intranet.

In samenwerken zie je grofweg drie componenten, die variëren van heel gestructureerd en formeel tot ongestructureerd en informeel.

  • Allereerst heb je de team- of werkoverleggen, die elke maand plaatsvinden, vaak volgens een vaste agenda en met dezelfde mensen. De digitale tegenhanger daarvoor is onze Google Drive, die onwijs gestructureerd is, vaak op cijfers gebaseerd (spreadsheets).
  • Als tweede heb je dan een brainstorm, die informeler en creatief is.
  • Als laatste heb je nog spontane gesprekjes (‘Ik heb een idee… Heb je misschien even tijd?’).

Voor de laatste twee componenten gebruiken wij online Slack. Niet alleen intern, maar ook extern, bijvoorbeeld met leveranciers, partners, onze reporters en medebewoners van ons kantoor.

Slack was niet meteen een succes binnen Frankwatching. Terugkijkend weet Frank Janssen, oprichter van Frankwatching, wel waar dit door kwam. “In een kantoorsetting is het logisch dat je social chat hebt met collega’s. Of dat nu is bij de koffieautomaat, in de kantine of gewoon aan je bureau. Je kijkt dan breder dan alleen naar het werk. Op een intranet of digitale werkplek blijft het vaak juist heel formeel. Het is toch gek dat je een succesvol element online er juist uithaalt? Mensen werken nu eenmaal prettiger samen als ze zich veilig voelen en sociaal contact hebben.”

De drie grote voordelen voor Frankwatching

Omdat de eerste inrichting van onze Slack volgens Frank een ‘overkill’ was aan informatie, haakten mensen meteen weer af. Daarom verwijderde hij alle kanalen, en begon hij opnieuw met twee algemene kanalen (#offtopic en #4all) en een kanaal per team (bijvoorbeeld #redactietalk). Vervolgens groeide dit heel natuurlijk uit tot meer dan 100 kanalen. Iedereen kan een kanaal openen, en iedereen kan bij elk kanaal aanhaken. Wel kijken we actief naar het totale plaatje. Dat betekent dat we soms kanalen samenvoegen of weer verwijderen.

Voor Frankwatching heeft Slack drie grote voordelen. Iedereen mag meedoen, je ziet wie interesse heeft in welke onderwerpen (en je kunt daardoor makkelijker verbindingen leggen) en het werkt als een database. Daarnaast is Slack ook ideaal omdat je er ‘gewoon’ in kunt chatten, en de druk wat minder groot is om meteen te reageren. We gebruiken de chat soms ook op de WhatsApp-achtige manier: zowel direct heen-en-weer als uitgesteld. Vaak gaat het over ‘kleine’ dingen, dingen die eigenlijk te klein zijn voor mail of telefoon.

Iedereen mag meedoen

Start je een project, dan denk je na over wie je uitnodigt om met je mee te denken. Je stelt een mail op of vraagt mensen voor een overleg. Tenminste, dat is de vaak gebruikelijke werkwijze. Maar misschien hebben andere mensen ook (vrijblijvend) goede ideeën over het onderwerp. Dat is het voordeel van Slack: iedereen kan aanhaken bij een onderwerp en ideeën of inspiratie delen. Dat betekent overigens niet dat je als organisatie geen ‘checks’ moet inruimen, of dat er geen eindverantwoordelijke moet zijn.

Interesses worden duidelijk

Als je in teams werkt, bestaat de kans dat je de projecten ook binnen teams houdt. En dat terwijl er in een ander team misschien wel iemand is met een aansluitende interesse. Omdat we bij Frankwatching verschillende themakanalen hebben in Slack, kun je makkelijk verbindingen leggen. Zo zie je bijvoorbeeld dat collega X en Y veel strategische artikelen of inzichten delen, terwijl andere collega’s meer op het analytics-vlak zitten.

Slack werkt als een database

Krijgen we een nieuwe collega op (bijvoorbeeld) de redactie, dan kan deze persoon het kanaal ‘redactietalk’ doorlezen om een compleet beeld te krijgen van de samenwerking en afspraken. En zo geldt het voor elk team: je bouwt met de kanalen aan het collectieve geheugen van een organisatie.

Onze vijf beste tips op een rij

Deze voordelen hebben we zelf ondervonden. Natuurlijk hebben we ook tips voor andere organisaties die met Slack (gaan) werken. Uit de praktijk gegrepen!

1. Begin klein

Als je meteen tientallen kanalen opent, waar elke keer een enorme stroom aan informatie staat, haken mensen af. Ze raken overweldigd. Begin klein en behapbaar, zodat het niet voelt als een extra taak. Vervolgens kun je het op organische manier laten groeien.

2. Maak het leuk

In real life praat je met je collega’s niet alleen over werk, maar ook over je weekend, vakantie of andere privézaken. Waarom online dan niet? Geef de funfactor ook ruimte: wij doen dat met een offtopic-kanaal waarin iedereen naar hartenlust gifjes kan delen of borrelplannen kan maken (en niet onbelangrijk: iemand heeft de dansende banaan geherintroduceerd). Die funfactor is heel belangrijk als je iets nieuws introduceert. Nu zijn onze collega’s bijna bang dat ze iets missen op Slack.

screenshot slack gif

3. Zoek ambassadeurs in je organisatie

Behalve jijzelf, zijn er ongetwijfeld ook andere enthousiaste mensen over Slack. Zorg dat je het niet als MT doordrukt, maar dat mensen op een natuurlijke manier anderen erbij betrekken. Zo was er binnen Frankwatching een collega die meteen de kansen van de tool zag. Ze mentionde uit enthousiasme regelmatig collega’s, als ze bijvoorbeeld een goed artikel had gelezen of een idee wilde uitwerken. Op die manier gingen deze collega’s Slack ook actiever gebruiken.

4. Laat iedereen zichzelf zijn

Online heb je lurkers en bijdragers, en dat is niet anders op Slack. Sommige mensen zitten vol ideeën, andere slurpen het op en doen er iets mee in de praktijk. Nog weer andere mensen zijn vooral geïnteresseerd in het sociale aspect. Dat is allemaal goed. Verplicht je mensen om zich op een bepaalde manier te gedragen, dan maak je er een ‘moetje’ van. Laat iedereen dus gewoon zichzelf zijn.

5. Leer gebruikers hoe ze de notificaties uit moeten zetten

Als je ‘lid’ bent van een actief kanaal, bestaat de kans dat je veel notificaties krijgt. Die kunnen handig zijn, maar ook verstorend werken. Leer de gebruikers dus hoe ze de notificaties kunnen uitzetten. Dat klinkt misschien een tikje kinderachtig, maar in feite geef je aan dat dit ‘mag’, en geef je de gebruikers de mogelijkheid om zelf in control te zijn.

Infographic Slack

Bonustip:

Wij vinden het erg fijn om de apps te gebruiken, zowel die voor mobiel als desktop.

Wat zijn jouw tips en best practices in het gebruik van Slack? We zijn benieuwd!