Strategie

Digitale werkplek: dé 8 trends voor 2019

0

Het is soms niet meer bij te houden hoe snel de ontwikkelingen en innovaties bij digitale werkplekken gaan. Daarom is het belangrijk om altijd één oog op de toekomst te richten. De belangrijkste trends voor 2019 staan hier voor jou op een rij. Doe er je voordeel mee! 🙂

1. De ideale dagstarter

Een social intranet, digitale werkplek of intranet-portal is uit geen enkele bijdetijdse organisatie meer weg te denken. Maar waar het voorheen nog alleen om informatievoorziening naar medewerkers ging, is het tegenwoordig een sociaal platform.

Een digitale werkplek anno 2019 is dé plek voor je medewerkers om hun dag te starten. Een platform dat voor iedereen is en door iedereen wordt gebruikt. Met één blik op het dashboard – en een kop koffie in de hand – lezen ze het nieuws van de dag, vinden ze de belangrijkste informatie voor hun werk en hebben ze toegang tot alle benodigde applicaties.

2. Medewerkers als uitgangspunt

Meer dan ooit behoren je medewerkers centraal te staan. Zij zijn immers het belangrijkste ingrediënt van een succesvolle organisatie. Simon Sinek zegt niet voor niets “Customers will never love a company until the employees love it first.” Daar doen we in 2019 een schepje bovenop. Maak het centraal stellen van je medewerker nóg belangrijker.

Waar de klantreis centraal staat in de interactie van je klanten met jouw organisatie, wordt ook de Digital Employee eXperience (DEX) belangrijk. Bij DEX staat de interactie tussen de medewerker en de organisatie centraal. En dat is precies waar een digitale werkplek van nu aan moet voldoen. De medewerker is het uitgangspunt.

Succesvolle organisaties doen er alles aan om voor tevreden medewerkers te zorgen. Een digitale werkplek dat bewezen gebruiksvriendelijk is, zorgt voor meer efficiency én betere samenwerking en is voor de medewerkerstevredenheid essentieel.

3. Pre- & onboarding

Een digitale werkplek is dé ultieme tool voor optimale interne communicatie en informatievoorziening, kennisdeling en samenwerking in je organisatie. Zo maak je het werk voor je medewerkers eenvoudiger, efficiënter en prettiger. En dat begint al bij het begin met pre- en onboarding.

Wist jij dat…

  • 90% van de medewerkers in de eerste zes maanden beslissen of ze bij een organisatie blijven of niet;
  • Organisaties met een goed onboarding-proces 91% van de nieuwe medewerkers behouden;
  • Goede onboarding-processen de prestaties van je medewerkers met 11,5% kunnen verbeteren;
  • Ongeveer de helft van de medewerkers hun nieuwe baan verlaat in de eerste 120 dagen.

De inwerkperiode van nieuwe medewerkers is vaak al hectisch genoeg en dan is het fijn als ze niet aan hun lot worden overgelaten. Ook hiervoor is een digitale werkplek de ultieme tool.

Met een onboarding-functionaliteit op de digitale werkplek kun je nieuwe medewerkers snel en eenvoudig duidelijkheid geven over de verschillende systemen waarmee wordt gewerkt en hoe deze te gebruiken. Ze kunnen op één centrale plek alle benodigde formulieren invullen, informatie vinden over de nieuwe organisatie én belangrijke documenten lezen.

Ook in het pre-boardingproces – de periode tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag – is het ontzettend belangrijk dat je talenten kunt binden, betrekken en behouden in je organisatie. Door toekomstige medewerkers al vroegtijdig toegang te geven tot je digitale werkplek, kunnen ze alvast kennis maken met hun collega’s en starten met het volgen van benodigde cursussen of trainingen.

4. Samenwerking tussen organisaties

Het is al een aantal jaren bewezen dat een digitale werkplek ervoor zorgt dat de samenwerking tussen collega’s sneller, gemakkelijker en productiever verloopt. Maar wat er ook steeds meer gaat gebeuren is dat organisaties die toch al veel samenwerken een gezamenlijk intranet nemen. Zo wordt de samenwerking organisatie overschrijdend en vermindert het de mailwisselingen. Overleggen kunnen via het intranet plaatsvinden, beslissingen worden sneller gemaakt en het scheelt een hoop reistijd.

Het intranet waar gezamenlijk gebruik van wordt gemaakt, kent ook een organisatie deel dat alleen toegankelijk is voor die medewerkers. Zo kan het intranet ook worden gebruikt door de organisatie zelf. Scheelt weer een hoop tijd want alles gaat via hetzelfde programma.

5. Integraties & apps

Een digitale werkplek heeft de afgelopen jaren voor een flinke verbetering in efficiency en samenwerking gezorgd. In het komende jaar maakt de integratie van je digitale werkplek met Office365 een opmars. Office365 applicaties zoals Word, Excel, Outlook en SharePoint zijn veel gebruikte en handige tools, maar soms niet echt gebruiksvriendelijk. 2019 is het jaar dat daar verandering in komt.

Je digitale werkplek wordt hét toegangsportaal naar Office365-applicaties. Medewerkers vinden alle documenten vanuit één centraal punt, er zijn integraties met leerplatformen en trainingsprogramma’s, zodat gepersonaliseerd leren onder medewerkers verder wordt gestimuleerd.

De nadruk ligt in 2019 ook op het optimaliseren van je digitale werkplek voor mobiele apparaten. Applicaties – en ook het intranet – worden meer en meer buiten kantoor en onderweg gebruikt. Zorg dan ook voor een bewezen gebruiksvriendelijke digitale werkplek, ongeacht het apparaat of de locatie.

6. Doe het vooral niet zelf

Doe het zelven mag dan populairder zijn dan ooit, in het geval van een digitale werkplek is mijn advies: doe het niet!

Een kant-en-klaar intranet biedt anno 2019 zo veel meer mogelijkheden. Leveranciers van digitale werkplekken hebben inmiddels veel kennis en ervaring opgebouwd met het optimaliseren van de werkplek en de techniek. Zelf hannesen met het ontwikkelen van een digitale werkplek is echt niet meer de moeite waard.

Je hoeft niet voor de tweede keer het wiel uit te vinden, het zelf ontwikkelen van een intranet is tijdrovend werk en een niet-gebruiksvriendelijk platform levert in de praktijk niet het juiste op of wordt zelfs helemaal niet gebruikt. En dat is zonde.

Digitale werkplekken zijn inmiddels zo ver doorontwikkeld in functionaliteit en design, daar kan een doe-het-zelver echt niet meer aan tippen. Ook naar het doorvoeren van updates heb je geen omkijken als je gaat voor een totaalpakket, of zoals ze dat ook wel eens noemen, een ‘Commercial off the Shelve’ (COTS) intranet.

Doe het zelven mag dan populairder zijn dan ooit, in het geval van een digitale werkplek is mijn advies: doe het niet!

7. Customized digital workplace

Of het nu gaat om je producten en diensten, je marketing of de user experience op je website. Een persoonlijke ervaring en beleving is belangrijker dan ooit. En dat geldt ook voor je digitale werkplek.

Een platform dat voor elke gebruiker in je organisatie een gepersonaliseerde ervaring biedt, levert échte waarde aan je medewerkers en zorgt ervoor dat ze het platform blijven gebruiken.

Manieren om je digitale werkplek te customizen, is door te zorgen voor maatwerk en personalisatie van functies voor individuele medewerkers en teams. Dat bereik je al eenvoudig door het inrichten van een persoonlijk dashboard, een tijdlijn met bedrijfsspecifiek nieuws voor een bepaalde afdeling of team en het aanbieden relevante informatie op basis van de interesses en vaardigheden van een medewerker.

8. Less is more

Het succes van je digitale werkplek staat of valt met de manier waarop het wordt gebruikt. En techniek wordt pas gebruikt als het gebruiksvriendelijk, laagdrempelig én leuk is om te gebruiken.

Hét geheim om je intranet gebruiksvriendelijk te houden is vereenvoudiging of hoe simpeler, hoe beter. Een goed intranet is eenvoudig, snel en ingericht op de behoeften van de medewerkers. Zonder onnodige functionaliteiten en mogelijkheden kun je de ontwikkeltijd aanzienlijk verkorten én je interne communicatie optimaliseren.

Ik ben benieuwd naar jouw mening. Herken je deze trends of welke nieuwe trends zie jij? Laat het mij weten in een reactie onder het artikel.